ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Νέα δυνατότητα «Υπολογισμού Μισθοδοσίας Βάσει Ψηφιακού Ωραρίου» η οποία παρέχεται σε όλες τις εταιρίες που συνδέονται στις εφαρμογές μισθοδοσίας με το Epsilon Smart Ergani Advanced Edition. Με τη νέα δυνατότητα παρέχεται αυτόματα ο υπολογισμός των ημερών και ωρών εργασίας της περιόδου βάσει του ψηφιακού ωραρίου (σταθερού ή/και μεταβαλλόμενου) όπως αυτό καταχωρείται στο Epsilon Smart Ergani υπολογιζόμενων και των νόμιμων προσαυξήσεων νυχτερινής και Κυριακάτικης απασχόλησης.

Επιπρόσθετα, λαμβάνονται υπόψη, για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας, όλοι οι τύποι αδειών-απουσιών (άδειες–ασθένειες) που καταχωρούνται στο Epsilon Smart Ergani, εφόσον φυσικά τα δεδομένα τους συγχρονιστούν με τις εφαρμογές μισθοδοσίας.

ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ

Για να λειτουργήσει η συγκεκριμένη δυνατότητα απαιτείται η καταχώρηση του ψηφιακού ωραρίου του εργαζόμενου (σταθερού ή/και μεταβαλλόμενου), συμπεριλαμβανομένων και όλων των τυχόν έκτακτων τροποποιήσεων του ωραρίου στο Epsilon Smart Ergani.

Παράλληλα, ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει στο Epsilon Smart Ergani όλες τις άδειες με αποδοχές, άνευ αποδοχών, ωρο-άδειες και ασθένειες/λοχεία που ενδεχομένως θα παρουσιαστούν εντός των περιόδων, έτσι ώστε κατά το άνοιγμα και τον υπολογισμό της μισθοδοσίας, να υπολογιστούν οι αντίστοιχες αποδοχές αδείας και ασθενείας, καθώς και οι προσαυξήσεις που προαναφέρθηκαν.

ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΨΗΦΙΑΚΟΥ ΩΡΑΡΙΟΥ

1.  Αρχικά στην εφαρμογή μισθοδοσίας, θα μεταβείτε από το μενού «Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιρίας\ Γενικές Παράμετροι Εφαρμογής» και στο υπομενού «Βάρδιες».

Στο πεδίο «Ενημέρωση Κινήσεων για Βάρδιες/ Άδειες-Απουσίες» θα επιλέξετε την τρίτη επιλογή «Από Προγραμματισμό Βαρδιών/ Μαζική Διαχείριση Αδειών-Απουσιών».

Αποθηκεύετε με το κουμπί «Καταχώρηση» από το βασικό μενού εργαλείων ή με το πλήκτρο «F12».

2. Από το μενού «Εργαζόμενοι\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Εργαζομένων» έχουν προστεθεί στην υπό σελίδα «Εργασιακά» στο υπό μενού «Ημέρες-Ώρες Εργασίας», τα πεδία «Ημέρες Εργασίας Ψηφ. Ωραρίου» και «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ.».

Τα συγκεκριμένα πεδία λειτουργούν κατά αντιστοιχία των πεδίων που υπήρχαν στα ωράρια εργασίας. Όταν το πεδίο «Ημέρες Εργασίας Ψηφ. Ωραρίου» έχει τιμή κατά τον υπολογισμό της μισθοδοσίας εάν δεν υπάρχουν απουσίες η εφαρμογή θα φέρει στις ημέρες εργασίας αυτήν την τιμή. Σε μήνες πρόσληψης ή αποχώρησης και εφόσον ο «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ» είναι συμπληρωμένος η εφαρμογή θα πολλαπλασιάσει τις ημέρες εργασίας με αυτόν τον συντελεστή. Π.χ. στην περίπτωση 5νθήμερου Υπαλλήλου με πλήρη απασχόληση τα πεδία θα πρέπει να είναι συμπληρωμένα όπως στο παράδειγμα.

Σε περίπτωση Εργάτη συμπληρώνετε το πεδίο «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ.» με την τιμή 1,2 στην περίπτωση που όταν υπολογίζετε μισθοδοσία κάνετε τις Ημέρες παρουσίας * 1,2. Στην περίπτωση που υπολογίζετε τη μισθοδοσία με τις Ημέρες Παρουσίας χωρίς να τις αλλάζετε δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε τιμή στο πεδίο «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ.».

Στην εφαρμογή Epsilon Smart Ergani, ο χρήστης καταχωρεί τα ψηφιακά ωράρια του εργαζόμενου (σταθερά ή/και μεταβαλλόμενα) :

καθώς και τις άδειες/ασθένειες αν υπάρχουν:

Μετά τις καταχωρήσεις στο Epsilon Smart Ergani τα δεδομένα των ωραρίων μεταφέρονται αυτόματα στον πίνακα των ωραρίων (για σταθερά ωράρια), των βαρδιών (για μεταβαλλόμενα ωράρια), καθώς και στο ειδικό βιβλίο τροποποίησης ωραρίου ανάλογα πως είναι καταχωρημένος κάθε εργαζόμενος στην εφαρμογή.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΔΕΙΩΝ-ΑΠΟΥΣΙΩΝ-ΑΣΘΕΝΕΙΩΝ

Πριν από τον υπολογισμό μισθοδοσίας θα πρέπει να διαχειριστείτε τις άδειες και τις ασθένειες των εργαζομένων από το μενού «ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ\ Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ\ Διαχείριση Αδειών από Smart Ergani ή/ και Διαχείριση Ασθενειών από Smart Ergani».

• Διαχείριση Αδειών από Smart Εργάνη

Επιλέγοντας μήνα και έτος και πατώντας το κουμπί «Αναζήτηση» εμφανίζονται όλες οι άδειες με αποδοχές που έχουν έρθει από το Ε Smart Εργάνη.

Σημειώνεται πως στο module «Άδειες – Απουσίες\ Πίνακες\ Είδη Αδειών-Απουσιών»  έχει προστεθεί το πεδίο «Άδεια Άνευ Αποδοχών» όπου για όλες τις default άδειες της εφαρμογής έχει ενημερωθεί αυτόματα. Σε περίπτωση που έχετε ανοίξει δικές σας άδειες θα χρειαστεί να το ενημερώσετε. Το κενό θεωρείται ως άδεια με αποδοχές.

1η Περίπτωση: Στην περίπτωση που συνηθίζετε να υπολογίζετε Άδεια Ληφθείσα θα χρειαστεί να ενημερώσετε το είδος αποδοχών και στην συνέχεια να πατήσετε «Μεταφορά» ώστε οι μέρες να μεταφερθούν αυτόματα στην μισθοδοσία στο είδος αποδοχών Άδεια Ληφθείσα. Για τις άδειες που είναι με αποδοχές αλλά δεν απεικονίζονται ξεχωριστά στην μισθοδοσία (π.χ. άδεια γάμου) δεν κάνετε κάτι.

2η Περίπτωση: Εάν δεν υπολογίζετε Άδεια Ληφθείσα αλλά καταχωρείτε όλες τις μέρες στις Τακτικές Αποδοχές μπορείτε να παραλείψετε τελείως το παραπάνω βήμα.

• Διαχείριση Ασθενειών από Smart Εργάνη

Επιλέγοντας μήνα και έτος και πατώντας το κουμπί «Αναζήτηση» εμφανίζονται όλες οι ασθένειες που έχουν καταχωρηθεί στο Smart Εργάνη. Η διαχείριση των ασθενειών αντίθετα με τις άδειες είναι υποχρεωτικό βήμα πριν από τον υπολογισμό μισθοδοσίας καθώς οι μέρες ασθένειας απεικονίζονται με ξεχωριστό κωδικό στην ΑΠΔ. Η εφαρμογή ανάλογα με τον αριθμό των ημερών ασθενείας προτείνει το Ημέρες Ασθενείας<=3 ή >3, ωστόσο ο χρήστης έχει δικαίωμα να παρέμβει και να επηρεάσει τα νούμερα. Στη συνέχεια θα πρέπει να ενημερωθεί το είδος αποδοχών και αφού επιλεγεί ο εργαζόμενος (ένας ή περισσότεροι) με το κουμπί «Μεταφορά» μεταφέρονται αυτόματα οι ημέρες ασθενείας στην μισθοδοσία.

Έστω ότι στο παραπάνω παράδειγμα από τις 5 ημέρες ασθενείας που έχουν μεταφερθεί από το Smart ο εργαζόμενος έχει υπόλοιπο 2. Ο χρήστης θα πρέπει να ενημερώσει το είδος αποδοχών «Τακτικές Αποδοχές», το Ημέρες ασθενείας <=3 με την τιμή 2, το «Είδος Ασθένειας»  και τα πεδία Έναρξη(1) και Λήξη (1). Κατά τη μεταφορά στην μισθοδοσία οι 2 μέρες θα ενημερώσουν το πεδίο της ασθένειας που έχει επιλεγεί ενώ οι υπόλοιπες 3 θα θεωρηθούν ως άνευ αποδοχών.

Εάν επιθυμείτε οι ημέρες άνευ αποδοχών να μην υπολογιστούν στα Δώρα μπορείτε να τις καταχωρήσετε στο πεδίο Ημέρες Μακροχρόνιας Απουσίας. Επίσης μπορείτε να καταχωρήσετε και το ποσό επιδότησης εάν το γνωρίζετε.

ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ

Στα «Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου» έχει προστεθεί το κουμπί «Ψηφιακό Ωράριο».

Στο παράθυρο που ανοίγει, εμφανίζονται οι στήλες Ώρες εργασίας, Ώρες Νυχτ. Εργασίας, Ώρες Κυριακής Αργίας, Ώρες Νυχτ. Κυριακών Αργιών, Πρόσθετη Εργασία και Ώρες Υπερεργασίας. Η στήλη Ωράριο απεικονίζει το δηλωμένο ωράριο του εργαζόμενου. Στη στήλη «Περιγραφή Άδειας Απουσίας/Ασθένειας» εμφανίζεται το είδος Άδειας ή Απουσίας του εργαζομένου.

Επιπλέον όταν στον πίνακα Υπολογισμός Ημ. Εργ. Βάσει είναι επιλεγμένη η παράμετρος:

• «Ημέρες Απουσίας» ο υπολογισμός των Ημερών Εργασίας γίνεται αφαιρώντας από τις Ημ. Εργασίας Ημερ/γίου τις Ημέρες Απουσίας επί το Συντελεστή Ημερ/γίου
• «Ημέρες Παρουσίας» ο υπολογισμός των Ημερών Εργασίας γίνεται με τις Ημέρες Παρουσίας επί το Συντελεστή Ημερ/γίου.

Παρακάτω παραθέτουμε παράδειγμα μηνιαίου Ψηφιακού ωραρίου.

• Ώρες νυχτερινής εργασίας: Σε περίπτωση που το ωράριο ενός εργαζομένου συμπίπτει με το διάστημα 22:00 – 06:00 ενημερώνονται αυτόματα οι στήλες Ώρες Εργασίας και Ώρες Νυχτ. Εργασίας.
• Ώρες Κυριακής: Σε περίπτωση που το ωράριο ενός εργαζομένου συμπίπτει με Κυριακή τότε για την ημέρα εκείνη, ενημερώνονται αυτόματα οι στήλες Ώρες Εργασίας και Κυριακές Αργίες. Εάν το ωράριο της Κυριακής συμπίπτει με το διάστημα 22:00 – 06:00 ενημερώνεται με τις αντίστοιχες ώρες και η στήλη Νυχτ. Κυριακών Αργιών.
• Μη απασχόληση σε Αργία: Στους Υπαλλήλους δεν θα υπολογιστεί καμία πρόσθετη αμοιβή για την ημέρα της αργίας. Στους Εργάτες όταν η Αργία συμπίπτει με ημέρα Εργασίας/Τηλεργασίας ή Ανάπαυσης/Ρεπό θα υπολογιστεί ως Ημέρα Εργασίας ενώ αν η Αργία συμπίπτει με ημέρα Μη Εργασίας δεν θα υπολογιστεί ως Ημέρα Εργασίας.
• Απασχόληση σε Αργία: Για τις ημέρες αργίας που ο εργαζόμενος εργάστηκε ο χρήστης θα πρέπει να ενημερώσει το πεδίο «Εργασία σε Αργία» με την τιμή ΝΑΙ, έτσι ώστε η εφαρμογή να υπολογίσει αυτόματα τις προσαυξήσεις.

Από το μενού «Άδειες Απουσίες\ Κύριες Εργασίες\ Εργαζόμενοι με Εργασία σε Αργία» υπάρχει η δυνατότητα και μαζικής ενημέρωσης αν αυτό αφορά μεγάλο αριθμό εργαζομένων.

• Πρόσθετη Εργασία: Στην περίπτωση πρόσθετης εργασίας καταχωρεί ο χρήστης τις ώρες.
• Ώρες Υπερεργασίας: Στην περίπτωση υπερεργασίας καταχωρεί ο χρήστης τις ώρες, ωστόσο εάν έχει ενημερωθεί το «Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών-Τροποποίησης Ωραρίου» υπάρχει η δυνατότητα από το μενού «Μισθοδοσία\ Κύριες Εργασίες\ Ενημέρωση Μισθοδοσίας από Υπερωρίες Εργαζομένων» οι ώρες να μεταφερθούν αυτόματα στα αντίστοιχα πεδία που έχουν οριστεί.
• Κανονική Άδεια: Για τις ημέρες που υπάρχει καταχωρημένη Κανονική άδεια (π.χ. 15/05-17/05) και δεν έχει υπολογιστεί κίνηση Άδειας ληφθείσας, υπολογίζονται και οι αντίστοιχες ώρες νυχτερινής απασχόλησης, διότι σύμφωνα με το άρθρο 3 του Α.Ν. 539/1945 (όπως ισχύει), κατά τη διάρκεια της αδείας του ο μισθωτός δικαιούται να λάβει τις «συνήθεις αποδοχές», δηλαδή τις αποδοχές εκείνες που θα ελάμβανε εάν εργαζόταν στην επιχείρηση κατά τον αντίστοιχο χρόνο. Στις αποδοχές περιλαμβάνεται ότι καταβάλλεται στον μισθωτό τακτικώς και μονίμως ως αντάλλαγμα της εργασίας του (Εφ. Αθ. 1950/1995). Στην περίπτωση που καταχωρείτε Αδεια ληφθείσα οι ώρες αυτές υπολογίζονται υπο την μορφή προσαυξήσεων.

• Ασθένεια: Οι ημέρες ασθενείας που μεταφέρονται μέσω της διαδικασίας «Διαχείριση ασθενειών από το Ε Smart Εργάνη» εμφανίζονται χωρίς ώρες εργασίας στο ψηφιακό ωράριο καθώς έχουν ήδη μεταφερθεί στην κίνηση. Εάν οι ημέρες ασθενείας είναι περισσότερες από τις δικαιούμενες οι υπόλοιπες έχουν την ένδειξη  ΑΝΕΥ ΑΠΟΔΟΧΩΝ. Για αυτές τις μέρες δεν υπολογίζονται προσαυξήσεις.

• Άδεια άνευ αποδοχών: Για τις άδειες άνευ αποδοχών δεν υπολογίζεται ούτε μέρα εργασίας ούτε ώρες προσαυξήσεων.
• Άδεια μετ’ αποδοχών: Οι ημέρες αδείας με αποδοχές εμφανίζονται με την ένδειξη ΑΔΕΙΑ ΜΕ ΑΠΟΔ. στην αριστερή πλευρά του πίνακα ενώ δεξιά αναφέρεται το είδος της αδείας (π.χ. Άδεια Γάμου). Οι ημέρες αυτές υπολογίζονται στις Ημέρες και ώρες Εργασίας όχι όμως στις προσαυξήσεις.

Σημείωση: Ο χρήστης μπορεί να μεταβάλει τις προτεινόμενες τιμές και το νέο σύνολο ωρών θα μεταφερθεί στη μισθοδοσία.

Κλείνοντας με x το ψηφιακό ωράριο τα δεδομένα μεταφέρονται στα αντίστοιχα πεδία της Διαχείρισης Μισθοδοσίας.

Στο παραπάνω παράδειγμα οι Ημέρες Εργασίας έχουν υπολογιστεί ως εξής:

Ημ. Εργασίας Ημερ/γίου – Ημέρες Ασθένειας <=3 – (Άδεια άνευ αποδοχών * Συντελεστή Ημερ/γίου)

25 – 2 – (3 * 1,2) = 19,4

Με τον συνδυασμό των πλήκτρων ctrl M ή το κουμπί Αυτόματη Καταχώριση μπορείτε να υπολογίσετε μαζικά για τους εργαζόμενους μισθοδοσία βάσει του ψηφιακού ωραρίου.