Σκοπός του νέου υποσυστήματος «Ωρομέτρηση από Smart Ergani» είναι ο υπολογισμός των ημερών και ωρών εργασίας της περιόδου βάσει των κινήσεων της ψηφιακής κάρτας εργασίας, υπολογιζόμενων των κανονικών ωρών εργασίας, των νόμιμων προσαυξήσεων νυχτερινής και Κυριακάτικης απασχόλησης, των ωρών πρόσθετης εργασίας στη μερική απασχόληση, των ωρών υπερεργασίας, των νόμιμων και παρανόμων υπερωριών, των ωρών 6ης ημέρας υπό καθεστώς πενθημέρου. Επιπρόσθετα, με το ανωτέρω υποσύστημα λαμβάνονται υπόψη, για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας, οι καταχωρημένες άδειες ή/και ωροάδειες (με και χωρίς αποδοχές), οι ασθένειες/κυοφορία-λοχεία, η 9μηνη άδεια Δ.ΥΠ.Α..
Προϋποθέσεις
Βασικές προϋποθέσεις για τον υπολογισμό των μισθοδοτικών στοιχείων που προαναφέρθηκαν στο νέο υποσύστημα «Ωρομέτρηση Από Smart Ergani» είναι:
- η αντιστοίχιση των εταιρειών με συνδρομή Epsilon Smart Ergani Advanced με τις εταιρείες της μισθοδοσίας από το μενού «ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ/Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ/Σύνδεση Εταιριών με Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ»,
- η επιλογή των εταιρειών για τις οποίες επιθυμείτε να βγάζετε μισθοδοσία μέσω Ωρομέτρησης από το μενού «ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ/Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ/Εταιρείες για Υπολ. Μισθ. Ωρομέτρησης»,
ΠΡΟΣΟΧΗ! Για όσους εργοδότες έχει επιλεγεί η απολογιστική δήλωση των ωραρίων, θα πρέπει πρώτα να εκτελούνται οι απαραίτητες ενέργειες από τη φόρμα «Απολογιστική Δήλωση Αλλαγών Ωραρίου», ώστε να μεταφερθούν στην εφαρμογή τα τυχόν μεταβαλλόμενα/τροποποιούμενα, σε σχέση με τα αρχικά, ωράρια των εργαζομένων και στη συνέχεια να πραγματοποιηθεί ο υπολογισμός της περιόδου.
Λειτουργικότητα
1. Ο χρήστης θα πρέπει μέσα από το μενού «ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ/Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ/Εταιρείες για Υπολ. Μισθ. Ωρομέτρησης», να ορίσει σε ποιες εταιρίες επιθυμεί να πραγματοποιείται ο υπολογισμός της ωρομέτρησης, κλικάροντας την κάθε εταιρεία στη στήλη «Επιλογή».
Σημείωση: Στη συγκεκριμένη φόρμα εμφανίζονται όλες οι εταιρείες οι οποίες έχουν συνδεθεί με συνδρομή Epsilon Smart Ergani Advanced.
2. Στο μενού «Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιρίας\ Γενικές Παράμετροι Εφαρμογής» και στο υπομενού «Βάρδιες» στο πεδίο «Ενημέρωση Κινήσεων για Βάρδιες/ Άδειες-Απουσίες» θα επιλέξετε την τέταρτη επιλογή «Από Ωρομέτρηση». Αποθηκεύετε με το κουμπί «Καταχώρηση» από το βασικό μενού εργαλείων ή με το πλήκτρο «F12». Η παράμετρος είναι γενική και αφορά όλες τις εταιρείες. Για τις εταιρείες που δεν έχουν συνδεθεί με την ωρομέτρηση θα εξακολουθούν να λειτουργούν τα κουμπιά Ημερολόγιο – Βάρδιες – Ψηφιακό Ωράριο.
3. Από το μενού «Εργαζόμενοι\ Κύριες Εργασίες\ Διαχείριση Εργαζομένων» έχουν προστεθεί στην υπό σελίδα «Εργασιακά» στο υπό μενού «Ημέρες-Ώρες Εργασίας», τα πεδία «Ημέρες Εργασίας Ψηφ. Ωραρίου» και «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ.».
Τα συγκεκριμένα πεδία λειτουργούν κατά αντιστοιχία των πεδίων που υπήρχαν στα ωράρια εργασίας. Όταν το πεδίο «Ημέρες Εργασίας Ψηφ. Ωραρίου» έχει τιμή, κατά τον υπολογισμό της μισθοδοσίας, εάν δεν υπάρχουν απουσίες, η εφαρμογή θα φέρει στις ημέρες εργασίας αυτήν την τιμή. Σε μήνες πρόσληψης ή αποχώρησης και εφόσον ο «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ» είναι συμπληρωμένος η εφαρμογή θα πολλαπλασιάσει τις ημέρες εργασίας με αυτόν τον συντελεστή. Π.χ. στην περίπτωση 5νθήμερου Υπαλλήλου με πλήρη απασχόληση τα πεδία θα πρέπει να είναι συμπληρωμένα όπως στο παράδειγμα.
Σε περίπτωση Εργάτη συμπληρώνετε το πεδίο «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ.» με την τιμή 1,2 στην περίπτωση που όταν υπολογίζετε μισθοδοσία κάνετε τις Ημέρες παρουσίας * 1,2. Στην περίπτωση που υπολογίζετε τη μισθοδοσία με τις Ημέρες Παρουσίας χωρίς να τις αλλάζετε δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε τιμή στο πεδίο «Συντελεστής Ημ. Ψηφ. Ωρ.».
4. Από το μενού «Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιρίας\ Διαχείριση Εταιριών», στην υποσελίδα «Παράμετροι», επιλέγετε, εφόσον η επιχείρηση κάνει χρήση της 6ης ημέρες, την τιμή «ΝΑΙ» στο πεδίο «Αυτόματος Υπολογισμός 6ης Ημέρας στο Ψηφιακό Ωράριο».
5. Στο μενού «Παράμετροι/Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ», έχει προστεθεί η επιλογή «Ενοποίηση Χτυπημάτων», όπου ο χρήστης καταχωρεί το επιθυμητό διάστημα και πατάει το κουμπί «Μεταφορά», έτσι ώστε να μεταφερθούν οι σημάνσεις της κάρτας εργασίας από το Smart Ergani στην εφαρμογή της μισθοδοσίας.
Σε περίπτωση που έχουν ολοκληρωθεί όλα τα βήματα που ακολουθούν και ο χρήστης επαναλάβει την Ενοποίηση Χτυπημάτων, θα εμφανιστεί το κάτωθι μήνυμα:
6. Στο μενού «Παράμετροι/Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ», με την επιλογή «Διαχείριση Κινήσεων Ψηφιακής Κάρτας», ανοίγει η κάτωθι φόρμα όπου ο χρήστης καταχωρεί το διάστημα για το οποίο πραγματοποίησε «Ενοποίηση Χτυπημάτων» και πατώντας το κουμπί «Εμφάνιση», εμφανίζονται όλες οι κινήσεις εισόδου – εξόδου που έχουν καταγραφεί μέσω Epsilon Smart Ergani.
Διατίθενται κριτήρια για την εμφάνιση και επιλογή εργαζομένων όπως δυνατότητα επιλογής συγκεκριμένου Υποκαταστήματος, Εργασιακής Κατάστασης, Έργου, Τμήμα Απασχόλησης, θέσης, κ.λπ..
Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει συγκεκριμένους εργαζόμενους ή όλο το προσωπικό της εταιρίας. Η δυνατότητα παρέχεται είτε καταχωρώντας συγκεκριμένο κωδικό εργαζόμενου είτε μέσω κριτηρίων εργαζομένων (CTRL+K).
Με την επιλογή «Εμφάνιση» που βρίσκεται δεξιά από το υπομενού Κριτήρια, πραγματοποιείται αυτόματα η ανανέωση της λίστας εργαζομένων με την επιλογή οποιοδήποτε extra κριτηρίου και αν επιλέξει.
Υπάρχουν επιπρόσθετα φίλτρα εμφάνισης εγγραφών, προς διευκόλυνση του χρήστη.
Οι στήλες «Ώρα Έναρξης Ωραρίου», «Ώρα Λήξης Ωραρίου» και «Τύπος Ωραρίου» εμφανίζουν τα δεδομένα του ψηφιακού ωραρίου του εργαζόμενου.
Οι στήλες «Πραγματική Ώρα Εισόδου» και «Πραγματική Ώρα Εξόδου», εμφανίζουν τις ώρες σήμανσης της ψηφιακής κάρτας.
Οι στήλες «Υπολογιζόμενη Ώρα Εισόδου» και «Υπολογιζόμενη Ώρα Εξόδου», προτείνονται από την εφαρμογή (στην περίπτωση ορφανών χτυπημάτων) ωστόσο μπορούν να αλλάξουν από τον χρήστη και εμφανίζουν τις τελικές τιμές Εισόδου-Εξόδου των εργαζομένων που θα μεταφερθούν στην Απολογιστική Δήλωση Αλλαγών Ωραρίου (η οποία θα αναλυθεί στο επόμενο βήμα) ή/και θα ληφθούν υπόψη στη διαδικασία της Ωρομέτρησης.
Ο χρήστης θα πρέπει να ελέγξει τις εγγραφές και να επέμβει όπου απαιτείται.
Η στήλη «Ώρες Εργασίας» αναφέρει το σύνολο ωρών εργασίας ανά ημέρα. Τα δεδομένα μετά την υποδιαστολή, αναφέρουν το % της ώρας.
Για παράδειγμα στην πρώτη εγγραφή ο εργαζόμενος εργάσθηκε συνολικά 4 ώρες και 16 λεπτά.
Τα 16 λεπτά αντιστοιχούν στο 26,66666667% (16/60) της ώρας και λόγω στρογγυλοποίησης στο 27% της ώρας. Άρα ο εργαζόμενος εργάσθηκε 4,27 ώρες τη συγκεκριμένη ημέρα.
Οι στήλες 
, αντλούν δεδομένα από την καταχώρηση που έχει πραγματοποιηθεί στο μενού «Παράμετροι/Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ/Παραμετροποίηση Ψηφιακής Κάρτας».
Με τις συγκεκριμένες παραμέτρους:
- Περικοπή Προγενέστερης Εισόδου (Λεπτά)
- Περικοπή Μεταγενέστερης Εξόδου (Λεπτά)
ο χρήστης μπορεί να ορίσει τα λεπτά ανοχής «Περικοπή Προγενέστερης Εισόδου (Λεπτά)» και «Περικοπή Μεταγενέστερης Εξόδου (Λεπτά)» τα οποία θεωρεί ικανά ώστε να ΜΗΝ δημιουργούνται απολογιστικά ωράρια. Συγκεκριμένα, ορίζοντας λεπτά δημιουργείται στην ουσία ένα χρονικό διάστημα στο οποίο, όποια κίνηση εισόδου-εξόδου και αν βρεθεί μέσα σ’ αυτό δεν θα θεωρηθεί ως απολογιστικό ωράριο.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
Περικοπή Προγενέστερης Εισόδου = 15 λεπτά
Περικοπή Μεταγενέστερης Εξόδου = 15 λεπτά
Έστω ανατεθειμένο ωράριο = 09:00 – 17:00 και κίνηση εισόδου = 08:46 και κίνηση εξόδου = 17:05.
Οι συγκεκριμένες κινήσεις δεν αποτελούν απολογιστικό ωράριο γιατί βρίσκονται εντός του διαστήματος ανοχής που ορίστηκε 08:45 – 17:15.
Στην περίπτωση όμως που οι κινήσεις ήταν για παράδειγμα 09:26 με 17:38 αποτελούν απολογιστικό ωράριο εφόσον βρίσκονται εκτός του διαστήματος ανοχής που ορίστηκε 08:45 – 17:15.
Οι τελευταίες στήλες του εντύπου, έρχονται προ-συμπληρωμένες και χαρακτηρίζονται, βάσει χρωματικού κώδικα, οι εγγραφές.
Εφόσον ολοκληρωθεί ο έλεγχος του εντύπου «Διαχείριση Κινήσεων Ψηφιακής Κάρτας» ο χρήστης αποθηκεύει με την επιλογή «Καταχώρηση» από τη βασική γραμμή εργαλείων ή με το πλήκτρο F12 του πληκτρολογίου.
Εκτυπώσεις
Στο μενού «Παράμετροι/Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ» έχουν προστεθεί οι εκτυπώσεις «Κατάσταση Ενοποίησης Χτυπημάτων» η οποία εμφανίζει τα δεδομένα της ψηφιακής κάρτας όπως εισάγονται από το Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ επεξεργασμένα με βάση τις τιμές που έχει ορίσει ο χρήστης στην επιλογή «Παραμετροποίηση Ψηφιακής Κάρτας» και «Κατάσταση Κινήσεων Κάρτας Εργασίας» η οποία εμφανίζει τα δεδομένα της ψηφιακής κάρτας όπως εισάγονται από το Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ.
Υπολογισμός Μισθοδοσίας
Πριν τον υπολογισμό της μισθοδοσίας θα πρέπει να έχουν οριστικοποιηθεί όλες οι αλλαγές ωραρίων συμπεριλαμβανομένων και των απολογιστικών δηλώσεων. Επίσης θα πρέπει να έχουν καταχωρηθεί και όλες οι απουσίες-ωροάδειες του μήνα από το μενού «Άδειες-Απουσίες».
Ο υπολογισμός μισθοδοσίας πραγματοποιείται από το μενού «Μισθοδοσία\ Κύριες Εργασίες\ Στοιχεία Μισθοδοτικής Περιόδου».
Ο χρήστης εφόσον επιλέξει το είδος αποδοχών και το μήνα, πατάει το κουμπί «Ωρομέτρηση» (η επιλογή διατίθεται για τους χρήστες που έχουν το module Ωρομέτρηση), και εμφανίζεται ο κάτωθι πίνακας:
Τα πεδία είναι και καταχωρητικά οπότε ο χρήστης μπορεί να επέμβει όπου το επιθυμεί.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν σε ημέρα με ψηφιακό ωράριο δεν υπάρχει χτύπημα λόγω ημερήσιας άδειας (π.χ. Κανονική) τότε υπολογίζονται οι ώρες του ψηφιακού ωραρίου. Επίσης, αν για παράδειγμα σε ημέρα με ψηφιακό ωράριο (09:00 – 17:00) υπάρχει χτύπημα μικρότερης διάρκειας π.χ. 11:00 – 17:00 για να υπολογιστούν 2 ώρες απουσίας και να γίνει περικοπή αποδοχών θα πρέπει να καταχωρηθεί ωροάδεια άνευ αποδοχών από 09:00 – 11:00.
Παρακάτω περιγράφονται ορισμένες περιπτώσεις υπολογισμού βάσει των κινήσεων κάρτας εργασίας που μπορεί να έχει ένας εργαζόμενος.
1. Παράδειγμα με Υπερεργασία – Υπερωρία – Κατ’ εξαίρεση Υπερωρία
Ο χρήστης καταχωρεί το σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο στην καρτέλα «Εργασιακά» του εργαζόμενου. (για παράδειγμα Δευτέρα – Παρασκευή = Εργασία από 09:00 – 17:00 & Σάββατο – Κυριακή = Ρεπό/Ανάπαυση με διάλειμμα 30 λεπτά εντός ωραρίου).
Υπερεργασία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των 40 ωρών εβδομαδιαίως (Δευτέρα-Κυριακή) από τις πρώτες 5 εργάσιμες ημέρες για τον 5ήμερο ή από τις πρώτες 6 εργάσιμες ημέρες για τον 6ήμερο με βάση τις κινήσεις της κάθε ημέρας. Σε περίπτωση που υπάρχει υπέρβαση των 40 ωρών τότε υπολογίζονται ώρες υπερεργασίας. Σχετικά με την εξάντληση των ωρών υπερεργασίας της εβδομάδας ξεκινάμε από τη Δευτέρα και ανά ημέρα μέχρι να εξαντληθούν.
Εφόσον δεν υπάρχει υπέρβαση των 40 ωρών και ο εργαζόμενος (5ήμερος) απασχολείται κάποια ημέρα π.χ. 9 ώρες, τότε αυτή η 9η ώρα θεωρείται ως κανονική ώρα και όχι ως υπερεργασία.
Υπερωρία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των 9 ωρών ημερησίως επί 5ημέρου ή των 8 ωρών ημερησίως επί 6ημέρου με βάση τις κινήσεις της κάθε ημέρας. Σε περίπτωση υπέρβασης υπολογίζονται υπερωρίες ανά ημέρα. Προσοχή το ημερήσιο όριο υπολογισμού των νομίμων υπερωριών είναι οι 3 ώρες. Μετά τις 3 ώρες ημερήσιας υπερωρίας, υπολογίζονται οι ώρες κατ’ εξαίρεση υπερωρίας.
Κατ’ εξαίρεση υπερωρία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των 3 ωρών νόμιμης υπερωρίας ημερησίως με βάση τις κινήσεις της κάθε ημέρας. Δηλαδή μετά τις 12 ώρες ημερησίως επί 5ημέρου ή μετά τις 11 ώρες ημερησίως επί 6ημέρου, υπολογίζονται οι ώρες κατ’ εξαίρεση υπερωρίας.
2. Παράδειγμα με Πρόσθετη Εργασία στη Μερική Απασχόληση
Ο χρήστης καταχωρεί το σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο στην καρτέλα «Εργασιακά» του εργαζόμενου (για παράδειγμα Δευτέρα – Παρασκευή = Εργασία από 08:00 – 12:00 & Σάββατο – Κυριακή = Ρεπό/Ανάπαυση με διάλειμμα 15 λεπτά εντός ωραρίου).
Πρόσθετη Εργασία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των εβδομαδιαίων ωρών της καρτέλας (Ημέρες Εργασίας/Εβδομάδα * Ώρες/Ημέρα) από τις πρώτες 5 εργάσιμες ημέρες για τον 5ήμερο ή από τις πρώτες 6 εργάσιμες ημέρες για τον 6ήμερο. Σε περίπτωση που υπάρχει υπέρβαση των εβδομαδιαίων ωρών της καρτέλας, τότε υπολογίζονται ώρες πρόσθετης εργασίας, ξεκινώντας από τη Δευτέρα ανά ημέρα έως ότου εξαντληθούν οι ώρες αυτές, έχοντας ως βάση υπολογισμού της πρόσθετης εργασίας, τις ώρες/ημέρα της καρτέλας. Για παράδειγμα, υπάρχει ένας εργαζόμενος 5ήμερος 4ωρος (20 ώρες) και οι κινήσεις της κάρτας εργασίας είναι οι παρακάτω σε μια εβδομάδα:
| Δ | Τ | Τ | Π | Π | Σ | Κ |
| 5 | 5,5 | 8,25 | 4 | 4 | Ρ | Ρ |
Το σύνολο εβδομαδιαίων κινήσεων (26,75) υπερβαίνει τις εβδομαδιαίες ώρες (20) ώρες της καρτέλας, άρα υπάρχουν ώρες πρόσθετης εργασίας. Οι ώρες/ημέρα της καρτέλας είναι 4, άρα ξεκινάνε από τη Δευτέρα να εξαντλούνται ως εξής:
Δευτέρα → ώρες κίνησης (5) – ώρες/ημέρα καρτέλας (4) = 1
Τρίτη → ώρες κίνησης (5,5) – ώρες/ημέρα καρτέλας (4) = 1,50
Τετάρτη → ώρες κίνησης (8)* – ώρες/ημέρα καρτέλας (4) = 4
* 8 και όχι 8,25 διότι η πρόσθετη μερική μπορεί να πραγματοποιηθεί μέχρι τις 8 ώρες για 5μερο και μέχρι τις 6,67 για 6ήμερο. Αν υπάρχει υπέρβαση των ωρών αυτών, τότε υπολογίζεται κατ’ εξαίρεση υπερωρία, άρα στο παράδειγμα 0,25 ώρες κατ’ εξαίρεση υπερωρίας.