Για να κρατήσετε backup του φακέλου database, θα πρέπει αρχικά να κλείσουν όλοι οι χρήστες το πρόγραμμα Premium HRM.
Αφού βεβαιωθείτε πως το πρόγραμμα δεν είναι ανοιχτό, είτε σε κάποιον τοπικό υπολογιστή, είτε στον server, θα κλείσετε τη βάση του προγράμματος, τον SQL, από τον server.
Τον SQL θα τον βρείτε, κάνοντας αριστερό κλικ στο κουμπί έναρξης που βρίσκεται στο status bar (γραμμή εργαλείων) στο κάτω αριστερά μέρος της οθόνης σας.
Θα εμφανιστεί λίστα με όλες τις εφαρμογές που έχετε εγκατεστημένες στον server σας (ή τον υπολογιστή σας σε περίπτωση που δεν χρησιμοποιείτε server).
Σε περίπτωση που δεν εμφανιστούν όλες οι εφαρμογές, θα κάνετε αριστερό κλικ στην επιλογή «ΌΛΑ ΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ».
Στη λίστα αυτή, θα αναζητήσετε την επιλογή π.χ. «Microsoft SQL Server 2014» (ή SQL server 2008 R2 ή SQL server 2016, ανάλογα με το ποιος SQL είναι εγκαταστημένος στον server σας) και κατόπιν την επιλογή π.χ. «SQL Server 2014 Management Studio», και θα κάνετε αριστερό κλικ.
Θα εμφανιστεί στην επιφάνεια εργασίας σας η παρακάτω οθόνη και στο πεδίο «Server Name» θα αναζητήσετε τον server «Όνομα Υπολογιστή\DCDATA» σε περίπτωση που αυτός δεν έρθει ως προεπιλογή.
Κατόπιν θα κάνετε αριστερό κλικ στην επιλογή «Connect» και θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη:
όπου θα κάνετε δεξί κλικ πάνω στον SQL «Όνομα Υπολογιστή\DCDATA» και στη συνέχεια, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα, θα πατήσετε αριστερό κλικ στην επιλογή «Stop».
Στο μήνυμα που θα ακολουθήσει και θα σας ερωτά για το αν είστε σίγουροι πως θέλετε να σταματήσετε τον συγκεκριμένο SQL, επιλέγετε «ΝΑΙ».
Κατόπιν θα παρατηρήσετε πως ο SQL σας θα έχει την παρακάτω εικόνα:
Ενώ ο SQL στην αρχική του φάση είχε πράσινο εικονίδιο τώρα έχει κόκκινο, οπότε η βάση είναι κλειστή.
Προσοχή: Θα κάνετε ελαχιστοποίηση (minimize) «-» το «SQL MANAGEMENT STUDIO» και δεν θα το κλείσετε πατώντας «x».
Εν συνεχεία θα κάνετε δεξί κλικ στο εικονίδιο της εφαρμογής «Premium HRM» και από τη λίστα που θα εμφανιστεί θα κάνετε αριστερό κλικ στην ένδειξη «Properties» ή «Ιδιότητες».
Κατόπιν θα κάνετε αριστερό κλικ στην ένδειξη «Open File Location» ή «Άνοιγμα Θέσης Αρχείου» και θα μεταφερθείτε εντός του φακέλου «DCHR».
Αναζητούμε τον φάκελο «database», και με δεξί κλικ πάνω του, τον αντιγράφουμε με την επιλογή «Copy» και τον αποθηκεύουμε σε όποιο σημείο ή φάκελο του υπολογιστή μας επιθυμούμε, κάνοντας δεξί κλικ και «Paste».
Για να ανοίξουμε τη βάση, μετά τη λήψη του backup, επαναφέρουμε στην επιφάνεια εργασίας το «SQL Management Studio» και με δεξί κλικ πάνω στον SQL επιλέγουμε «START».
Στο μήνυμα που θα ακολουθήσει και θα σας ερωτά για το αν είστε σίγουροι πως θέλετε να ξεκινήσετε τον συγκεκριμένο SQL, επιλέγετε «ΝΑΙ».
Παρατηρείτε πως ο SQL επανέρχεται στην αρχική του κατάσταση με πράσινο εικονίδιο και κλείνετε το παράθυρο πατώντας «x».
Σε αυτό το σημείο έχετε ολοκληρώσει τη διαδικασία λήψης εξωτερικού backup και μπορείτε να ανοίξετε την εφαρμογή «Premium HRM».