Σύμφωνα με την Υπουργική Απόφαση 49758/2022, όλες οι επιχειρήσεις της Χώρας υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο, με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η μέτρηση του χρόνου εργασίας πραγματοποιείται με τη χρήση ψηφιακής κάρτας εργασίας.

Σε εφαρμογή της παραπάνω απόφασης έχουν ενταχθεί υποχρεωτικά στο εν λόγω σύστημα οι Τράπεζες, Σούπερ Μάρκετ, Ασφαλιστικές Εταιρίες, Εταιρίες Security, ΔΕΚΟ, Βιομηχανίες, Λιανικό Εμπόριο, Τουρισμός, Εστίαση και έως το 2027 θα γίνει καθολική εφαρμογή του μέτρου στο σύνολο των επιχειρήσεων της χώρας. Οι επιχειρήσεις που εντάσσονται στην «Κάρτα Εργασίας» έχουν την ένδειξη ΝΑΙ, στο πεδίο «Κάρτα Εργασίας» μέσα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, στη διαδρομή Μητρώα\ Στοιχεία Εργοδότη.

Οι εν λόγω επιχειρήσεις υποχρεούνται να διαθέτουν και να ενεργοποιούν αντιστοίχως, σύστημα ψηφιακής κάρτας εργασίας για το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, που απασχολούνται με φυσική παρουσία στο χώρο παροχής εργασίας της επιχείρησης, περιλαμβανομένων και των εργαζομένων που απασχολούνται στις ανωτέρω επιχειρήσεις μέσω δανεισμού.

Στις επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί υποχρεωτικά στο μηχανισμό της Ψηφιακής κάρτας χρειάζεται:

• Να γίνει η ενεργοποίηση της ψηφιακής κάρτας μέσω της διαδικασίας «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» και
• Να σκανάρουν οι εργαζόμενοι τα QR Codes σε card scanner κατά την είσοδο και έξοδό τους από τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.

Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης

Στη «Διαχείριση Εργαζομένων» (Εργαζόμενοι\ Κύριες Εργασίες), υποσέλιδο «Προσωπ./Σελ.2», σε όσους εργαζόμενους είχαν πρόσληψη πριν από την ημερομηνία ένταξης της επιχείρησης στην ψηφιακή κάρτα και έχουν ΟΧΙ στο πεδίο «Κάρτα Εργασίας» επιλέγετε την τιμή ΝΑΙ και συμπληρώνετε την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής. 

Στη συνέχεια πατάτε το κουμπί «Έντυπα Εργάνη ΙΙ» στο πάνω μέρος της καρτέλας και την επιλογή «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης». Στο σημείο αυτό μπορείτε να συμπληρώσετε το πεδίο «Ευέλικτη Προσέλευση» καταχωρώντας τα λεπτά και την Ημερομηνία Ισχύος καθώς και να επιλέξετε, ανάλογα με το είδος της μεταβολής, τον τρόπο που θα γίνει η «Αποδοχή Ουσιωδών Όρων». Εάν επιλέξετε με επισυναπτόμενο αρχείο θα χρειαστεί να επισυνάψετε το έντυπο υπογεγραμμένο στο πεδίο «Αρχείο Αποδοχής Ουσιωδών Όρων».

Από το μενού «Εργαζόμενοι\ Εκτυπώσεις\ Πληροφοριακές\ Κατάσταση Εργαζομένων» υπάρχει η φόρμα εκτύπωσης «Κατάσταση Ελέγχου Απογραφής-Ψηφιακή κάρτα» για έλεγχο των στοιχείων που έχετε καταχωρήσει.

Από το μενού «Εργαζόμενοι\ Βοηθητικές Εργασίες\ Μαζική Αλλαγή Στοιχείων Εργαζομένων» έχουν προστεθεί τα παραπάνω πεδία για μαζική καταχώρηση ή αλλαγή σε επιλεγμένους εργαζόμενους. Στο «Πεδίο Αλλαγής» μπορείτε να ενημερώσετε:

• Κάρτα Εργασίας, Τιμή Πεδίου ΝΑΙ, Ισχύει από ΧΧ/ΧΧ/26
• Ευέλικτη Προσέλευση (Λεπτά), Τιμή Πεδίου (συμπληρώνεται με λεπτά), Ισχύει από ΧΧ/ΧΧ/26 (συμπληρώνεται προαιρετικά)
• Αποδοχή Ουσιωδών Όρων Μεταβολής, Τιμή Πεδίου (επιλογή από τη διαθέσιμη λίστα)

Η εκτύπωση του εντύπου γίνεται από το μενού «Έντυπα-Βεβαιώσεις\ Έντυπα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ\ Εκτυπώσεις\ Έντυπα Μεταβολής\ Στοιχείων Εργασ.».

Υποβολή Εντύπου «ΔΗΛΩΣΗ ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΚΗΣ ΣΧΕΣΗΣ»

Η αποστολή των στοιχείων γίνεται είτε από τη Διαχείριση Εργαζομένων από την επιλογή «Έντυπα Εργάνη ΙΙ» επιλέγοντας «Υποβολή Δήλωσης Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» είτε από το μενού «Έντυπα-Βεβαιώσεις\ Έντυπα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ\ Υποβολή μέσω Internet\ Μεταβολή Απασχόλησης». Στην επιλογή Εντύπου εμφανίζεται το έντυπο «ΔΗΛΩΣΗ ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΚΗΣ ΣΧΕΣΗΣ», στο πεδίο «Ημ/νία Μεταβολής» καταχωρείτε την ημερομηνία από την οποία θα ξεκινήσει η μεταβολή και «Εμφάνιση Εργαζομένων».

Το προς υποβολή έντυπο μπορεί να συμπληρωθεί με 2 τρόπους:

• Πατώντας το πλήκτρο «Εισαγ. απο Ιστορικότητα», οπότε αυτόματα η εφαρμογή θα συμπληρώσει τα πεδία «Ημ/νία Μεταβολής» και «Τύπος Μεταβολής» βάσει ημερομηνίας,
• Χειροκίνητα ενημερώνετε τα πεδία «Ημ/νία Μεταβολής» και «Τύπος Μεταβολής». Στο πεδίο μεταβολής υπάρχει λίστα τιμών από την οποία μπορείτε να επιλέξετε. Τα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν και με τη λειτουργία «Μαζική καταχώρηση».

Επιπλέον εάν με το ίδιο έντυπο γίνονται περισσότερες απο μία μεταβολές πατώντας διπλό κλικ στο πεδίο «Τύπος Μεταβολής» ανοίγει 2ο παράθυρο όπου μπορείτε να τις επιλέξετε.

Η υποβολή ολοκληρώνεται πατώντας το πλήκτρο «Αποστολή API». Στη συνέχεια μπορείτε να δείτε και να εκτυπώσετε το υποβληθέν έντυπο με τους εξής τρόπους:

• από το κουμπί «Ιστορικότητα», συμπληρώνετε “Ημ/νία Υποβολής” από έως, Έντυπο “ΜΕΤΑΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ”, επιλέγετε τη γραμμή που θέλετε και πατάτε «Αποδεικτικό Υποβολής»,
• από τα κουμπιά «Προβολή Firefox» ή «Προβολή Chrome».

Στο κουμπί «Ιστορικότητα» υπάρχει και η δυνατότητα «Ανάκληση Υποβολής».

Εάν η εταιρεία έχει εργαζόμενους σε έδρα και υποκαταστήματα τους επιλέγετε όλους και η εφαρμογή αυτόματα θα δημιουργήσει εγγραφές στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ ανά υποκατάστημα.

Σημείωση: Εάν πρόκειται να μεταβάλετε τα στοιχεία εργαζομένων που είχαν πρόσληψη πριν την ημερομηνία έναρξης του Εργάνη ΙΙ, κατά την υποβολή του εντύπου θα εμφανιστεί μήνυμα για τη συμπλήρωση κάποιων επιπλέον πεδίων που εμφανίζονται ως υποχρεωτικά πάνω στο έντυπο και δεν υπήρχαν έως τώρα. Για να μπορέσετε να συνεχίσετε θα πρέπει να επιστρέψετε στο έντυπο της μεταβολής στη Διαχείριση Εργαζομένων και να τα συμπληρώσετε.

Επιπλέον άρθρα για τη Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης μπορείτε να δείτε εδώ και παραδείγματα εδώ.