Είναι πλέον διαθέσιμη μια νέα πολύ σημαντική λειτουργία η οποία επιτρέπει, από όπου και αν βρίσκεστε, με μια απλή σύνδεση στο Internet μέσω smartphone, tablet ή laptop να συνδέεστε και να διαμορφώνετε τα ωράρια των εργαζομένων σας είτε πρόκειται για σταθερά είτε για μεταβαλλόμενα. Στην συνέχεια οι αλλαγές ενημερώνουν αυτόματα την εφαρμογή της μισθοδοσίας, από όπου μπορούν να αποσταλούν στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Η λειτουργία αυτή αποτελεί νέο module με την περιγραφή «Ε Smart ΕΡΓΑΝΗ» και απαιτεί την ύπαρξη ενεργής συνδρομής.

Πριν την είσοδο σας στην εφαρμογή πατήστε το πλήκτρο «Live Update» ώστε να ενημερώσετε την εφαρμογή με την έκδοση 3.01.45.

Αφού κάνετε είσοδο στην εφαρμογή επιλέγετε από το παράθυρο «Αναζήτηση Εταιριών» μια οποιαδήποτε ενεργή εταιρία ώστε να μεταφερθείτε σε αυτή.

ΣΥΝΔΕΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ

Από το menu «Παράμετροι/ Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ» επιλέγετε «Στοιχεία Λογιστή» και καταχωρείτε τα στοιχεία σύνδεσης, Όνομα Χρήστη και Κωδικό Χρήστη, που χρησιμοποιήσατε για το άνοιγμα του λογαριασμού σας κατά τη διαδικασία της εγγραφής στο Epsilon Smart. Εάν δεν έχει γίνει εγγραφή στο Epsilon Smart μπορείτε πατώντας το κουμπί «Εγγραφή Λογιστή» να κάνετε την εγγραφή σας. Δεν συμπληρώνετε κάτι στο πεδίο «Κλειδί» και με F12 ή το κουμπί Καταχώριση αποθηκεύετε τα στοιχεία. Τα στοιχεία αυτά είναι κοινά για όλες τις εταιρείες.

Εφόσον γίνει η εγγραφή σας ως λογιστής θα πρέπει να ενημερώσετε τον πελάτης σας-επιχείρηση να καταχωρίσουν στη συνδρομή τους στο Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ στο πεδίο «Λογιστής» το email σας.

ΣΥΝΔΕΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

Από το menu «Παράμετροι/ Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ» επιλέγετε «Στοιχεία Λογιστή» και καταχωρείτε τα στοιχεία σύνδεσης, Όνομα Χρήστη και Κωδικό Χρήστη, που χρησιμοποιήσατε για το άνοιγμα του λογαριασμού σας κατά τη διαδικασία της εγγραφής στο Epsilon Smart και το Κλειδί. Εάν στην εφαρμογή έχετε περισσότερες από μία εταιρείες για τις οποίες έχετε κάνει εγγραφή θα πρέπει τα στοιχεία αυτά να καταχωρηθούν σε κάθε εταιρεία καθώς διαφέρουν ανά εταιρεία. Με F12 ή το κουμπί Καταχώριση αποθηκεύετε τα στοιχεία.

Το «Κλειδί» θα το βρείτε στον λογαριασμό του Smart ΕΡΓΑΝΗ πατώντας το «Προβολή Συνδρομής».

Στο πεδίο Κλειδί κάνετε κλικ στο button  και στη συνέχεια μπορείτε να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε στο αντίστοιχο πεδίο της παραπάνω φόρμας στην εφαρμογή της Μισθοδοσίας. Με F12 αποθηκεύετε.

ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ ΚΑΙ ΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Στη συνέχεια από την επιλογή «Σύνδεση Εταιριών με Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ» πατώντας το πλήκτρο «Έλεγχος Εξουσιοδοτήσεων» θα εμφανιστούν στην οθόνη όλες οι εταιρείες για τις οποίες υπάρχει ενεργή συνδρομή στο Ε Smart ΕΡΓΑΝΗ. Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να γίνει αντιστοίχιση της εταιρείας που εμφανίζεται στο αριστερό μέρος της οθόνης με τον κωδικό της εταιρείας όπως αυτή είναι καταχωρημένη στην εφαρμογή της μισθοδοσίας.

Κατά την αποθήκευση γίνεται έλεγχος συμφωνίας των ΑΦΜ και σε περίπτωση που αυτά δεν συμφωνούν εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα ώστε να αποφευχθεί ο κίνδυνος λάθους αντιστοίχισης και συγχρονισμού δεδομένων άλλης εταιρείας. Για τις Επιχειρήσεις δεν εμφανίζεται το ΑΦΜ οπότε θα πρέπει ο έλεγχος να γίνει με το email.

Επίσης σε αυτό το σημείο εμφανίζονται και όλα τα λάθη που μπορεί να εμποδίζουν τον συγχρονισμό των δεδομένων της εταιρείας με το E Smart ΕΡΓΑΝΗ είτε αυτά αφορούν κάποιο λάθος στα στοιχεία της εταιρείας ή κάποιου εργαζόμενου.

Απαραίτητη προϋπόθεση για τον συγχρονισμό των εργαζομένων είναι να είναι ενεργοί (να μην έχουν ημερομηνία αποχώρησης προγενέστερη της ημερομηνίας συγχρονισμού) και στο πεδίο «Ψηφιακή Οργ/ση Χρόνου Εργασίας» της Διαχείρισης Εργαζομένων, υποσέλιδο Προσωπικά Σελ. 2, να έχουν την τιμή «ΝΑΙ».

Δεν συγχρονίζονται οι εργαζόμενοι που στο πεδίο «Κατέχει θέση εποπτείας» έχουν μία από τις τιμές:

Εάν υπάρχει οποιοδήποτε πρόβλημα που εμποδίζει τον συγχρονισμό η εφαρμογή εμφανίζει πίνακα λαθών, τα οποία θα πρέπει να διορθωθούν για να μπορέσει να ολοκληρωθεί ο συγχρονισμός.

Ο συγχρονισμός δεν ολοκληρώνεται μέχρι να διορθωθούν όλα τα λάθη.

Σε περίπτωση που αντιστοιχήσετε λάθος εταιρεία έχετε τη δυνατότητα πατώντας τη διαγραφή (<<<<<) να διαγράψετε όλα τα δεδομένα (εργαζόμενοι και ωράρια) της συγκεκριμένης εταιρείας που έχουν συγχρονιστεί στο E Smart ΕΡΓΑΝΗ. Υπάρχει και η δυνατότητα διαγραφής μεμονωμένων εργαζομένων με την προϋπόθεση να συμπληρώσετε τον κωδικό του εργαζόμενου καθώς δεν υπάρχει λειτουργία αναζήτησης.

Από το menu «Παράμετροι/ Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ/ Συγχρονισμοί Δεδομένων» παρέχεται η δυνατότητα ενημέρωσης του χρήστη με την ημερομηνία και ώρα πραγματοποίησης του τελευταίου συγχρονισμού δεδομένων. Στη στήλη «Κατάσταση Ενημέρωσης» εμφανίζονται οι «επιτυχής» και «ανεπιτυχής» προσπάθειες συγχρονισμού. Σε περίπτωση ανεπιτυχών προσπαθειών εμφανίζονται τα αντίστοιχα μηνύματα λάθους τα οποία πρέπει να διορθωθούν για να μπορέσει να ολοκληρωθεί ο συγχρονισμός.

Εφόσον γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις μπορείτε να κάνετε άμεσο συγχρονισμό με την επιλογή «Συγχρονισμός όλων των εταιριών». Σε κάθε περίπτωση ο συγχρονισμός πραγματοποιείται αυτόματα κάθε 5 λεπτά.

Από το menu «Office Management/ Κύριες Εργασίες/ Υπενθυμίσεις», κλικάροντας το «Epsilon Smart Ergani», παρέχεται η δυνατότητα να ενημερωθείτε για όλες τις εκκρεμείς υποβολές είτε σταθερού εβδομαδιαίου ωραρίου είτε μεταβαλλόμενου που έχουν επιστρέψει στην εφαρμογή από το Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ. Στο πεδίο «Ημ/νία Μεταβολών» εμφανίζεται προεπιλεγμένο διάστημα 10 ημερών το οποίο μπορείτε να μεταβάλλετε.

Σημαντικό:

Οποιαδήποτε μεταβολή ωραρίου πραγματοποιούν οι χρήστες της εφαρμογής Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ ενημερώνει αυτόματα τις καρτέλες των εργαζομένων στο Premium HRM.

• Στην περίπτωση μεταβολής σταθερού εβδομαδιαίου ωραρίου κλείνει αυτόματα το υπάρχον ωράριο στα Εργασιακά της Διαχείρισης Εργαζομένων και ανοίγει νέα γραμμή με την ημερομηνία μεταβολής. Εάν το δηλωθέν ωράριο υπάρχει ήδη δημιουργημένο θα προστεθεί στον εργαζόμενο, διαφορετικά η εφαρμογή αυτόματα θα δημιουργήσει νέο ωράριο με τα δεδομένα (ημέρες και ώρες) που έχουν δηλωθεί στο Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ.
• Στην περίπτωση μεταβαλλόμενου ωραρίου οι αλλαγές θα ενημερώσουν τον προγραμματισμό βαρδιών είτε χρησιμοποιώντας ήδη δημιουργημένες βάρδιες είτε δημιουργώντας αυτόματα νέες βάρδιες με τα δεδομένα (ημέρες και ώρες) που έχουν δηλωθεί στο Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ.
• Στην περίπτωση έκτακτης τροποποίησης σταθερού εβδομαδιαίου ωραρίου οι αλλαγές θα ενημερώσουν το «Βιβλίο υπερωριών-τροποποίηση ωραρίου».

Εάν επιθυμείτε να εκχωρήσετε στους χρήστες του E Smart Εργάνη το δικαίωμα απευθείας υποβολής των ωραρίων και των υπερωριών στο ΠΣ Εργάνη θα πρέπει από το menu «Παράμετροι/Διαχείριση Εταιρίας/Διαχείριση Εταιριών» να καλέσετε την εταιρία και στο tab «Στοιχεία Εντύπων» στην επιλογή «Απευθείας Υποβολή Ωραρίου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ από Smart Ergani» να καταχωρήσετε την τιμή «ΝΑΙ».

Σε αυτήν την περίπτωση μόνο τα ωράρια που έχουν αποσταλεί οριστικά από το Epsilon Smart ΕΡΓΑΝΗ επιστρέφουν στο πρόγραμμα της μισθοδοσίας.