Για να χρησιμοποιήσετε το Scan4You σύμφωνα με τις παρακάτω οδηγίες, είναι προϋπόθεση να έχετε εγκαταστήσει την τελευταία έκδοση του Epsilon Connector. Για την εγκατάσταση, πατήστε εδώ.

 

Αφού ολοκληρωθεί η εγκατάσταση, η εφαρμογή Epsilon Connector τρέχει στο Παρασκήνιο του Η/Υ (γραμμή εργασιών των Windows).

Κάνοντας δεξί click στο σχετικό εικονίδιο, επιλέξτε «Epsilon InvoiceIQ» και εμφανίζονται τα Στοιχεία Σύνδεσης με Βάση Δεδομένων Λογιστικής. Αν δεν είναι καταχωρημένα, πατήστε «Επεξεργασία» και καταχωρήστε τα (σχετικές οδηγίες).

Στο πεδίο «Αποθήκευση σε» μπορείτε να ορίσετε τη διαδρομή αποθήκευσης για τα προσωρινά αντίγραφα των σαρωμένων παραστατικών.

 

Σάρωση Παραστατικών

 

Στην περίπτωση που έχετε συνδεδεμένο συμβατό μηχάνημα σάρωσης, αφού τοποθετήσετε τα παραστατικά της εταιρείας που θέλετε να σαρώσετε, πατήστε στο button «Σάρωση Παραστατικών». Εμφανίζεται Λίστα με τις εταιρείες που είναι δημιουργημένες στην εφαρμογή της Λογιστικής, ώστε να επιλέξετε την εταιρεία για την οποία σαρώνετε παραστατικά και το επιλεγμένο συμβατό Scanner στο κάτω μέρος. Στην τελευταία στήλη «Scan4You» επιλέγετε τις εταιρείες για τις οποίες θα στείλετε παραστατικά προς έγκριση στο Scan4You.

 

Με την ολοκλήρωση της σάρωσης, μπορείτε να επαναλάβετε τα βήματα για νέα παραστατικά της ίδιας εταιρείας, είτε να επιλέξετε διαφορετική εταιρεία. Σε κάθε σάρωση θα πρέπει να έχουμε τοποθετημένα παραστατικά στον σαρωτή ΜΟΝΟ της εταιρείας που επιλέγουμε από τη λίστα.

 

Μεταφορά στη Λογιστική

 

Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία σάρωσης, πατήστε «Μεταφορά στη Λογιστική» για να ξεκινήσει η διαδικασία της ενημέρωσης της Λογιστικής σας εφαρμογής με την αποστολή των παραστατικών στο Scan4You.

 

 

Διαδικασία μεταφοράς παραστατικών στη Λογιστική, χωρίς τη διαδικασία της Σάρωσης

 

Για τις περιπτώσεις που είτε δε διαθέτετε συμβατό σαρωτή, είτε έχετε τα παραστατικά σε ψηφιακή μορφή (pdf, png, jpeg.) μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

Στον αρχικό φάκελο αποθήκευσης που έχετε επιλέξει στο Epsilon Connector, θα δημιουργήσετε αντίστοιχους υποφακέλους με όνομα τον κωδικό της κάθε εταιρείας που θέλετε να μεταφερθούν τα αντίστοιχα της παραστατικά. Πχ έχουμε την εταιρεία με κωδικό στη βάση της λογιστικής 00002. Στον γενικό φάκελο αποθήκευσης θα δημιουργηθεί υποφάκελος με όνομα 2. Χωρίς την επωνυμία και το ΑΦΜ, μόνο ο κωδικός. Στη συνέχεια, μέσα στο συγκεκριμένο φάκελο μεταφέρετε τα παραστατικά της εταιρείας.

 

 

Ενέργειες στη Λογιστική Εφαρμογή

 

Στο πρόγραμμα της Λογιστικής μεταβείτε στο μενού Αρχεία → Scan4You → Επισκόπηση Παραστατικών Scan4You. Σε περιβάλλον Hyper Λογιστικής, ακολουθήστε τη διαδρομή Δεδομένα → Επισκόπηση Παραστατικών Scan4You.

Αποστολή στο Scan4You: Ορίζεται η προεπιλεγμένη ενέργεια που θα πραγματοποιείται κατά την διαδικασία της σάρωσης.

Προς Αποστολή: Παραστατικά σε αναμονή αποστολής στην υπηρεσία Scan4You.

Σε Αναμονή: Εμφανίζεται το πλήθος παραστατικών που έχει αποσταλλεί στο Scan4You και βρίσκονται σε διαδικασία επεξεργασίας.

Ληφθέντα: Παραστατικά για τα οποία έχει ολοκληρωθεί η επεξεργασία από την υπηρεσία Scan4You.

Εκκρεμεί Έγκριση: Παραστατικά σε αναμονή λογιστικοποίησης σε άρθρα/εγγραφές.

Εγκεκριμένα: Πλήθος παραστατικών που έχουν δημιουργήσει λογιστικές καταχωρήσεις.

 

Μπορείτε να επιλέξετε τις εταιρείες για τις οποίες θέλετε να στείλετε τα παραστατικά προς επεξεργασία και να πατήσετε το button «Αποστολή στο Scan4You».

 

Τα παραστατικά επιστρέφονται από την υπηρεσία του Scan4You εντός 24 ωρών, εμφανίζονται στα «Ληφθέντα» και στη στήλη «Εκκρεμεί Έγκριση». Από τη Διαχείριση Εγγραφών/Άρθρων μπορείτε να προχωρήσετε στην έγκρισή τους, είτε μεμονομένα, είτε μαζικά με έγκριση βάσει myDATA.

Για τις περιπτώσεις που θέλετε να αντλήσετε On Demand τα παραστατικά και εφόσον για αυτά έχει ολοκληρωθεί η επεξεργασία τους, μπορείτε να πατήσετε «Λήψη από Scan4You». Τα παραστατικά εμφανίζονται στα «Ληφθέντα».

Πατώντας «Ακύρωση Αναμονής» τα παραστατικά δε θα επεξεργαστούν από την υπηρεσία Scan4You και θα εμφανιστούν προς έγκριση. Εμφανίζεται και μήνυμα επιβεβαίωσης:

 

Έλεγχος & Έγκριση

 

Εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα όλες οι προσωρινές εγγραφές/άρθρα που έχουν αποσταλλεί από το Scan4You. Κάντε διπλό κλικ σε οποιαδήποτε γραμμή επιθυμείτε να κάνετε προβολή και επεξεργασία της καταχώρησης. Δεξιά στην οθόνη εμφανίζεται το σαρωμένο παραστατικό και αριστερά η προεπισκόπηση των στοιχείων της Καταχώρησης. Έχετε τη δυνατότητα μεταβολής στοιχείων πριν ολοκληρώσετε την έγκριση.

 

Έγκριση βάσει myDATA

 

Εναλλακτικά & μαζικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα έγκρισης/δημιουργίας εγγραφών/άρθρων βάσει myDATA. Σε περίπτωση που έχει πραγματοποιηθεί άντληση παραστατικών από myDATA, γίνεται έλεγχος αντιστοίχισης με το σαρωμένο παραστατικό και δημιουργείται η λογιστική καταχώρηση.