ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Νέα δυνατότητα «Υπολογισμού Μισθοδοσίας Βάσει Ψηφιακού Ωραρίου» η οποία παρέχεται σε όλες τις εταιρίες που συνδέονται στις εφαρμογές μισθοδοσίας με το Epsilon Smart Ergani Advanced Edition. Με τη νέα δυνατότητα παρέχεται αυτόματα ο υπολογισμός των ημερών και ωρών εργασίας της περιόδου βάσει του ψηφιακού ωραρίου (σταθερού ή/και μεταβαλλόμενου) όπως αυτό καταχωρείται στο Epsilon Smart Ergani υπολογιζόμενων και των νόμιμων προσαυξήσεων νυχτερινής και Κυριακάτικης απασχόλησης.

Επιπρόσθετα, λαμβάνονται υπόψη, για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας, όλοι οι τύποι απουσιών (άδειες – ασθένειες) που καταχωρούνται στο Epsilon Smart Ergani, εφόσον φυσικά τα δεδομένα τους συγχρονιστούν με τις εφαρμογές μισθοδοσίας.

ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ

Για να λειτουργήσει η συγκεκριμένη δυνατότητα απαιτείται η καταχώρηση του ψηφιακού ωραρίου του εργαζόμενου (σταθερού ή/και μεταβαλλόμενου), συμπεριλαμβανομένων και όλων των τυχόν έκτακτων τροποποιήσεων του ωραρίου στο Epsilon Smart Ergani.

Παράλληλα, ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει στο Epsilon Smart Ergani όλες τις άδειες με αποδοχές, άνευ αποδοχών, ωροάδειες και ασθένειες/λοχεία που ενδεχομένως θα παρουσιαστούν εντός των περιόδων, έτσι ώστε κατά το άνοιγμα και τον υπολογισμό της περιόδου, να υπολογιστούν οι αντίστοιχες αποδοχές αδείας και ασθενείας, καθώς και οι προσαυξήσεις που προαναφέρθηκαν.

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ

Αρχικά, στην εφαρμογή της Μισθοδοσίας, στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά, της καρτέλας εργαζομένου, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει στο πεδίο «Αυτόματη ανάθεση Ωρών/Ασφλ./Προσ.» την επιλογή «Ναι – Βάσει Ψηφιακού Ωραρίου».

Η συγκεκριμένη ενέργεια μπορεί να γίνει και μαζικά μέσω της φόρμας Εισαγωγή Σταθερών Στοιχείων, στην Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών.

Στην εφαρμογή Epsilon Smart Ergani, ο χρήστης καταχωρεί τα ψηφιακά ωράρια του εργαζόμενου (σταθερά ή/και μεταβαλλόμενα) στο tab Ψηφιακό Ωράριο:

– είτε στη φόρμα του Ημερολογίου

– είτε μέσω της φόρμας Μαζική Καταχώρηση Ωραρίων

καθώς και τις άδειες/ασθένειες στο tab Άδειες:

– είτε στη φόρμα του Ημερολογίου

– είτε μέσω της φόρμας Μαζική Καταχώρηση Αδειών

Μετά τις καταχωρήσεις στο Epsilon Smart Ergani τα δεδομένα των ωραρίων και απουσιών (άδειες/ασθένειες) συγχρονίζονται με την εφαρμογή της μισθοδοσίας.
Μετά τον συγχρονισμό και εφόσον υπάρχουν καταχωρημένες απουσίες (άδειες/ασθένειες) για την περίοδο που μας ενδιαφέρει, ο χρήστης της μισθοδοσίας πρέπει να μεταβεί στην φόρμα «Συγχρονισμός Αδειών» από menu/Internet/Epsilon Smart Ergani.

Στη συγκεκριμένη φόρμα καλείται:

• Στο tab Άδειες (εφόσον υπάρχουν) να επιλέξει τους εργαζόμενους και να πατήσει το button Μεταφορά
• Στο tab Ασθένειες (εφόσον υπάρχουν) να επιλέξει τον Τύπο Ασθενείας, τις ημέρες <= ή> των 3 καθώς και το ποσό της επιδότησης (αν υπάρχει) και να πατήσει Μεταφορά
• Στο tab ΔΥΠΑ 9μηνη (εφόσον υπάρχουν) να επιλέξει τους εργαζόμενους και να πατήσει το button Μεταφορά

Η μεταφορά των εγγραφών γίνεται στον Προκαθορισμό των καρτελών των εργαζομένων και στην περίοδο εφόσον είναι ανοιχτή.

Ο χρήστης μέσα από την εφαρμογή μισθοδοσίας έχει τη δυνατότητα μέσω του ημερολογίου ανάθεσης, το οποίο γίνεται ορατό μέσω του button «Προβολή» στην καρτέλα 5.Μισθοδοτικά,

να βλέπει τον χαρακτηρισμό της κάθε ημέρας, ανάλογα αν πρόκειται για εργασία/τηλεργασία, ρεπό/ανάπαυση, άδεια με αποδοχές ή άνευ αποδοχών (π.χ. κανονική, σχολική), ασθένεια, λοχεία, καθώς και των κανονικών ωρών.

Σε περίπτωση που το ωράριο ενός εργαζομένου συμπίπτει με το διάστημα 22:00 – 06:00 ή/και με ημέρα Κυριακή, τότε για την ημέρα  εκείνη, εκτός των κανονικών ωρών, υπολογίζονται και οι αντίστοιχες ώρες νυχτερινής και Κυριακάτικης απασχόλησης.

Διευκρινίζεται ότι κατά την καταχώρηση των ημερήσιων αδειών και ωροαδειών χωρίς αποδοχές, αφαιρούνται από την κάθε ημέρα οι αντίστοιχες ώρες, με αποτέλεσμα να υπολογίζεται ορθά η μισθοδοσία της περιόδου βάσει των μειωμένων ωρών.

Τέλος, εφόσον ο χρήστης έχει καταχωρήσει δεδομένα στο έντυπο Ε8 σχετικά με την υποβολή των υπερωριών,

έχει τη δυνατότητα για τις ημέρες αυτές, να βλέπει στο ημερολόγιο τις ώρες των νόμιμων αυτών υπερωριών,

καθώς και στη συνέχεια μέσω της αυτόματης μεταφορά τους στην περίοδο, να προχωρήσει στον υπολογισμό της μισθοδοσίας. Επιπλέον, αυτό δίνει τη δυνατότητα στον χρήστη να μην χρειάζεται να καταχωρήσει τις ώρες των νόμιμων υπερωριών χειροκίνητα, αλλά να έρχονται αυτόματα στην περίοδο μέσω της καταχώρησης τους στο έντυπο Ε8 το οποίο βάσει και της νομοθεσίας πρέπει πάντα να υποβάλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησής της υπερωρίας.

Σημείωση: Κατά το άνοιγμα της περιόδου, εισάγονται αυτόματα όλα τα στοιχεία του υπολογισμού (ώρες – ημέρες – προσαυξήσεις – υπερωρίες) με βάση τη μέθοδο υπολογισμού (Ασφαλιστικά Ημερομίσθια ή Διπλός Υπολογισμός).

ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Παρακάτω περιγράφονται ορισμένες περιπτώσεις ωραρίων που μπορεί να έχει ένας εργαζόμενος, καθώς και η απεικόνιση των ημερών της περιόδου αναλυτικά στο ημερολόγιο του νέου εργαλείου ανάθεσης μετά και την καταχώρηση τυχόν αδειών (με και χωρίς αποδοχές & ωροάδειες) και ασθενειών, έτσι ώστε εν συνεχεία να  πραγματοποιηθεί ο ορθός υπολογισμός της μισθοδοσίας (ημέρες ασφάλισης, ώρες εργασίας, προσαυξήσεις νυχτερινής και Κυριακάτικης απασχόλησης, νόμιμες υπερωρίες κ.λπ.).

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΜΕ ΣΤΑΘΕΡΟ ΕΒΔΟΜΑΔΙΑΙΟ ΩΡΑΡΙΟ

Έστω εργαζόμενος στο Epsilon Smart Ergani με καταχωρημένο σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο (για παράδειγμα Δευτέρα – Παρασκευή = Εργασία από 09:00 – 17:00 & Σάββατο – Κυριακή = Ρεπό/Ανάπαυση).

Στην εφαρμογή Μισθοδοσίας στο ημερολόγιο ανάθεσης του νέου εργαλείου στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά της καρτέλας εργαζομένου (βλέπε εικόνα παρακάτω), απεικονίζονται οι ημέρες εργασίας με Είδος Ωραρίου = Εργασία ή Τηλεργασία (ανάλογα την καταχώρηση στο ψηφιακό ωράριο), καθώς και οι μη εργάσιμες ημέρες με Είδος Ωραρίου = Ρεπό/Ανάπαυση (για τις περιπτώσεις της μερικής μη καθημερινής απασχόλησης το «Ρεπό/Ανάπαυση» απεικονίζεται ως «Μη Εργασία»). Για τις ημέρες τις οποίες ο χρήστης έχει αναθέσει ως αργίες, τότε οι ημέρες αυτές απεικονίζονται ως «Αργία».

Επιπλέον, απεικονίζονται οι ώρες εργασίας ανά ημέρα, καθώς και οι ώρες νυχτερινής, Κυριακάτικης και νυχτερινής Κυριακάτικης απασχόλησης, εφόσον ο εργαζόμενος απασχολείται κατά τις ώρες και ημέρες αυτές.

Σημείωση: Στο ημερολόγιο υπάρχουν οι στήλες «Ώρες» και «Κανονικές». ΜΟΝΟ για την περίπτωση εμμίσθου με πλήρη απασχόληση, στη στήλη «Κανονικές» απεικονίζονται οι ώρες οι οποίες προκύπτουν με την αναγωγή των 166,67 ωρών (συμβατικές ώρες εμμίσθου πλήρους απασχόλησης). Για παράδειγμα, ο Απρίλιος έχει 20 εργάσιμες ημέρες. Άρα, για την κάθε εργάσιμη ημέρα οι κανονικές ώρες είναι:

• [166,67 / (πραγματικές ώρες περιόδου 20 * 8 = 160)] * ώρες ανά ημέρα 8 = 8,33

Προσοχή! Σε περίπτωση που έχει επιλεγεί σαν μέθοδος υπολογισμού ο «Διπλός Υπολογισμός», τότε στο πεδίο «Ώρες Εργασίας» μεταφέρονται πάντα οι Κανονικές.

Στο τέλος εμφανίζονται τα αντίστοιχα σύνολα, για να μπορεί ο χρήστης να κάνει την αντίστοιχη επαλήθευση εντός της περιόδου σχετικά με τα στοιχεία που μεταφέρονται.

Επίσης, υπάρχει και η δυνατότητα παραμετρικής επιλογής υπολογισμού μόνο προσαυξήσεων / υπερωριών.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΜΕ ΠΡΟΣΑΥΞΗΣΕΙΣ ΝΥΧΤΕΡΙΝΗΣ ΚΑΙ ΚΥΡΙΑΚΑΤΙΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

Έστω εργαζόμενος στο Epsilon Smart Ergani με καταχωρημένο το παρακάτω μεταβαλλόμενο ωράριο:

Στην εφαρμογή Μισθοδοσίας στο ημερολόγιο ανάθεσης του νέου εργαλείου στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά (βλέπε εικόνα παρακάτω), απεικονίζονται οι ημέρες εργασίας με Είδος Ωραρίου = Εργασία και Τηλεργασία, η αργία της 1/5/2023, καθώς και οι μη εργάσιμες ημέρες με Είδος Ωραρίου = Ρεπό/Ανάπαυση.

Επιπλέον, απεικονίζονται οι ώρες εργασίας ανά ημέρα, καθώς και οι ώρες νυχτερινής και νυχτερινής Κυριακάτικης απασχόλησης.

Προσοχή! Για τις ημέρες αργίας που συμπίπτουν με ημέρες που ο εργαζόμενος θα εργαζόταν και έχει καταχωρημένο ψηφιακό ωράριο, απεικονίζονται μόνο οι κανονικές ώρες και όχι οι ώρες προσαύξησης, διότι δεν υπάρχει το δεδομένο αν την ημέρα της αργίας ο εργαζόμενος απασχολήθηκε πραγματικά. Σε περίπτωση που απασχολήθηκε, ο χρήστης πρέπει να καταχωρήσει τις ώρες αυτές μέσα στην Περίοδο ή στον Προκαθορισμό.

Στο τέλος εμφανίζονται τα αντίστοιχα σύνολα, για να μπορεί ο χρήστης να κάνει την αντίστοιχη επαλήθευση εντός της περιόδου σχετικά με τα στοιχεία που μεταφέρονται. Επίσης, υπάρχει και η δυνατότητα παραμετρικής επιλογής υπολογισμού μόνο προσαυξήσεων / υπερωριών.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΜΕ ΗΜΕΡΗΣΙΕΣ ΑΔΕΙΕΣ (ΜΕ ΚΑΙ ΧΩΡΙΣ ΑΠΟΔΟΧΕΣ) – ΑΣΘΕΝΕΙΑ

Ο χρήστης καταχωρεί στο Epsilon Smart Ergani για την περίοδο του Μαΐου σε εργαζόμενο το παρακάτω μεταβαλλόμενο ωράριο:

Έστω ότι καταχωρεί και 2 ημέρες Κανονικής Άδειας στις 8-9/5/2023

Έστω ότι καταχωρεί και 1 ημέρα άδειας Άνευ Αποδοχών την 12/5/2023

Τέλος, έστω ότι καταχωρεί και 3 ημέρες Άδεια Ασθένειας (ανυπαίτιο κώλυμα παροχής εργασίας) από 17 – 19/5/2023

Στην εφαρμογή της μισθοδοσίας και ιδιαίτερα για τις απουσίες (άδειες/ασθένειες) ο χρήστης θα πρέπει να μεταβεί στη φόρμα Συγχρονισμός Αδειών από το menu/Internet/Epsilon Smart Ergani,

έτσι ώστε για τις άδειες να κάνει επιλογή όλων και να πατήσει το button Μεταφορά σε Περίοδο.

Ενώ, για τις ασθένειες να επιλέξει τον «Τύπο Ασθένειας» καθώς και τις Ημέρες <= ή > 3 και να πατήσει το button Μεταφορά σε Περίοδο

Στην καρτέλα εργαζομένου, στο ημερολόγιο ανάθεσης του νέου εργαλείου στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά (βλέπε εικόνα παρακάτω), απεικονίζονται οι ημέρες εργασίας με Είδος Ωραρίου = Εργασία και Τηλεργασία, η αργία της 1/5/2023, καθώς και οι μη εργάσιμες ημέρες με Είδος Ωραρίου = Ρεπό/Ανάπαυση.

Επιπλέον, απεικονίζονται οι ώρες εργασίας ανά ημέρα, οι ώρες νυχτερινής απασχόλησης, καθώς και οι ημέρες στις οποίες έχει καταχωρηθεί κανονική άδεια, άδεια άνευ αποδοχών καθώς και η απλή ασθένεια.

Προσοχή! Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, για τις ημέρες που υπάρχει καταχωρημένη κανονική άδεια, υπολογίζονται και οι αντίστοιχες ώρες νυχτερινής απασχόλησης, διότι σύμφωνα με το άρθρο 3 του Α.Ν. 539/1945 (όπως ισχύει), κατά τη διάρκεια της αδείας του ο μισθωτός δικαιούται να λάβει τις «συνήθεις αποδοχές», δηλαδή τις αποδοχές εκείνες που θα ελάμβανε εάν εργαζόταν στην επιχείρηση κατά τον αντίστοιχο χρόνο. Στις αποδοχές περιλαμβάνεται ότι καταβάλλεται στον μισθωτό τακτικώς και μονίμως ως αντάλλαγμα της εργασίας του (Εφ. Αθ. 1950/1995).

Στο τέλος εμφανίζονται τα αντίστοιχα σύνολα, για να μπορεί ο χρήστης να κάνει την αντίστοιχη επαλήθευση εντός της περιόδου σχετικά με τα στοιχεία που μεταφέρονται.
Επίσης, υπάρχει και η δυνατότητα παραμετρικής επιλογής υπολογισμού μόνο προσαυξήσεων / υπερωριών

Σημείωση: Στην ημέρα κατά την οποία καταχωρείται άδεια η οποία είναι διαχειρίσιμη σε ώρες (με ή χωρίς αποδοχές), τότε το είδος του ωραρίου απεικονίζεται ως «Εργασία ή Τηλεργασία/Ωροάδεια».

ΕΚΤΥΠΩΣΗ «ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΒΑΣΕΙ ΨΗΦΙΑΚΟΥ ΩΡΑΡΙΟΥ»

Επιπρόσθετα, από το μενού Εκτυπώσεις / Πληροφοριακές / Στοιχεία Εργαζομένων και Βεβαιώσεις Απασχόλησης / Τρέχουσα Κατάσταση Βάσει Ψηφιακού Ωραρίου, δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης του ψηφιακού ωραρίου της περιόδου, απεικονίζοντας τις ώρες εργασίας ανά ημέρα, τις τυχόν προσαυξήσεις/υπερωρίες, τις ημερήσιες άδειες/ωροάδειες, τις ασθένειες/λοχεία, καθώς και τα σύνολα των ωρών για όλη την περίοδο. Πιο συγκεκριμένα, λαμβάνονται υπόψη όλα τα δεδομένα όπως ακριβώς απεικονίζονται στο πεδίο «Προβολή» της καρτέλας 5. Μισθοδοτικά.

Προσοχή! Στην ανωτέρω εκτύπωση εμφανίζονται μόνο οι εργαζόμενοι στους οποίους, στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά, το πεδίο Αυτόματη ανάθεση Ωρών/Ασφλ./Προσ. = Ναι – Βάσει Ψηφιακού Ωραρίου.

Προσοχή! Στην ανωτέρω εκτύπωση εμφανίζονται μόνο οι εργαζόμενοι στους οποίους, στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά, το πεδίο Αυτόματη ανάθεση Ωρών/Ασφλ./Προσ. = Ναι – Βάσει Ψηφιακού Ωραρίου.

 

Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει για την εκτύπωση είτε ολόκληρη την περίοδο είτε συγκεκριμένο διάστημα της μίας μόνο περιόδου.

 

Σε περίπτωση που επιλεγεί στο από – έως διάστημα > 1 μήνα τότε εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα:

Επίσης, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει να εμφανίζονται μόνο οι ενεργοί ή οι ανενεργοί ή όλοι οι εργαζόμενοι, καθώς επίσης επιλέγοντας το πεδίο «Σύνολα Ωρών» να λάβει την εκτύπωση μόνο με τα σύνολα ωρών της περιόδου.

Τέλος, δίνεται η δυνατότητα εξαγωγής σε αρχείο excel, καθώς και η επιλογή εμφάνισης επιπλέον πεδίων.