Για περιπτώσεις εργαζομένων που έχουν σταθερό ωράριο αλλά προκύπτει μία έκτακτη αλλαγή για μία ημέρα και περιπτώσεις εργαζομένων με κυλιόμενες βάρδιες (αλλαγή ωραρίου ανά εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο) τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί η υποβολή του Μεταβαλλόμενου Ωραρίου.
Για την καταχώρηση και υποβολή του μεταβαλλόμενου ωραρίου πρέπει να ακολουθηθεί η παρακάτω διαδικασία:
Καταχώρηση Μεταβαλλόμενου Ωραρίου
Τα δεδομένα για το «Μεταβαλλόμενο Ωράριο» ορίζονται σύμφωνα με το πεδίο «Δεδομένα Ωραρίου» στην καρτέλα 3. Εργασιακά/Ωράριο. Αν η τιμή του πεδίου είναι «Καρτέλα» τότε η καταχώρηση γίνεται στη φόρμα «Τροποποίηση Ανά Ημέρα» που εμφανίζεται κάτω από το «Σταθερό Εβδομαδιαίο» στην καρτέλα του εργαζόμενου. Αν η τιμή του πεδίου είναι «Ωρομέτρηση – Ανά Ημέρα» ή «Ωρομέτρηση – Σταθερό Βάσει Προτύπου» τότε η καταχώρηση γίνεται στη φόρμα της Ωρομέτρησης στο Αρχείο Εργαζόμενων.
1η Περίπτωση: Δεδομένα Ωραρίου = «Καρτέλα»:Στην καρτέλα του εργαζομένου 3. Εργασιακά/Ωράριο εμφανίζεται το κουμπί «Τροποποίηση ανά Ημέρα». Στη φόρμα που ανοίγει ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει για το επιλεγμένο χρονικά διάστημα:
- Ανά ημερομηνία το «Από Ώρα» και «Έως Ώρα»
- Τον τύπο Απασχόλησης:
- Ωράριο, υποχρεωτικά Από – Έως
- Τηλεργασία, υποχρεωτικά Από – Έως
- Ανάπαυση/Ρεπό, δεν συμπληρώνεται Από – Έως
- Μη Εργασία, δεν συμπληρώνεται Από – Έως
Προσοχή! Για περιπτώσεις διακεκομμένου ωραρίου θα πρέπει να υπάρχουν 2 εγγραφές για την ίδια ημέρα. Για περιπτώσεις ωραρίων αλλαγής ημέρας (νυχτερινή απασχόληση) θα πρέπει να υπάρχει μία εγγραφή της μορφής 22:00-06:00. Όπως δείχνει η εικόνα παρακάτω:
Στη φόρμα υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης συγκεκριμένου ωραρίου μαζικά για συγκεκριμένες ημέρες.
Δίνεται η δυνατότητα μαζικής καταχώρησης ωραρίων ανά ημέρα στην καρτέλα σε περισσότερους του ενός εργαζομένους μέσω της αντίστοιχης επιλογής που ενσωματώθηκε στο μενού HRM / Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών / Ανάθεση Ψηφιακού Ωραρίου / Μεταβαλλόμενο/Τροποποίηση Ανά Ημέρα.
2η Περίπτωση: Δεδομένα Ωραρίου = «Ωρομέτρηση – Ανά Ημέρα ή «Ωρομέτρηση – Σταθερό Βάσει Προτύπου»: Σε αυτή την περίπτωση τα δεδομένα ωραρίου καταχωρούνται στο Αρχείο Εργαζόμενων (Ωρομέτρηση/Οργάνωση/Αρχείο Εργαζομένων) και αντλούνται αυτόματα από εκεί. Για εργαζομένους που εργάζονται από 1 ως 4 μέρες την εβδομάδα (μερική μη καθημερινή) όταν έχει καταχωρηθεί Ρεπό τότε στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ η μέρα αποστέλλεται ως ΜΗ ΕΡΓΑΣΙΑ. Για να χαρακτηριστεί μία ημέρα ως ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑ θα πρέπει να οριστεί η μέρα ανά εργαζόμενο στη φόρμα Ωρομέτρηση/Παράμετροι/Τηλεργασία.
Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο της Υποβολής Μεταβαλλόμενο Ωράριο/Τροποποίηση Ανά Ημέρα
Στη φόρμα Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας/«Μεταβαλλόμενο Ωράριο/ Τροποποίηση Ανά Ημέρα» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή» θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους που επιθυμεί. Στη φόρμα επιλογής εργαζομένων εμφανίζονται όλοι οι εργαζόμενοι που έχουν καταχωρημένο «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ. Στη φόρμα εμφανίζεται το ωράριο για τους επιλεγμένους εργαζόμενους και το επιλεγμένο ημερολογιακό διάστημα.
Σημαντικό! Για κάθε ημέρα θα πρέπει να υπάρχει χαρακτηρισμός Εργασία ή Τηλεργασία ή Ρεπό ή Μη εργασία.
Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή
Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με τα ωράρια ανά ημέρα. Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή». Στη φόρμα υπάρχει η δυνατότητα για «Εξαγωγή EXCEL ανά Εργαζόμενο» σε μορφή ημερολογίου.
Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.
Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε.». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.
Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου
Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :
α. «Προεπισκόπηση», όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
β. «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.
Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών
Σε περίπτωση αλλαγής ωραρίου, ο χρήστης θα πρέπει πρώτα να καταχωρήσει στην καρτέλα του εργαζόμενου ή στην ωρομέτρηση το νέο ωράριο και στη συνέχεια μέσα από τη φόρμα της υποβολής θα πρέπει να εισάγει τον εργαζόμενο και να τον υποβάλει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ !!!
1. Σε κάθε περίπτωση ισχύει η πιο πρόσφατη δήλωση ωραρίου για κάθε ημέρα εφαρμογής. Για παράδειγμα αν υποβληθούν για την ίδια ημέρα και τον ίδιο εργαζόμενο 10 διαφορετικές δηλώσεις ωραρίου, η εικόνα του εργαζομένου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ θα έχει την τελευταία υποβολή.
2. Αν το ωράριο του εργαζόμενου έχει ξεκινήσει τότε μπορεί να γίνει αλλαγή στο τρέχον ωράριο μόνο όσον αφορά τη λήξη του (αφορά περιπτώσεις μερικής απασχόλησης)
3. Δεν μπορεί να αποσταλεί εκπρόθεσμή δήλωση ωραρίου.
4. Τα «Διευθυντικά Στελέχη» απογράφονται κανονικά αλλά δεν χρειάζεται να δηλωθεί Ωράριο Απασχόλησης.
5. Στην απογραφή δηλώνεται υποχρεωτικά η εφαρμογή της Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας, η εφαρμογή της Κάρτας Εργασίας αφορά μόνο τις επιχειρήσεις που εντάσσονται στο μηχανισμό, στη παρούσα φάση μόνο Σουπερμάρκετ άνω των 250 εργαζομένων και οι τράπεζες.
6. Θα πρέπει να δηλωθεί ωράριο Εργασίας ή Τηλεργασίας και στις ημέρες που υπάρχει Άδεια – ασθένεια – Εξάμηνο ΟΑΕΔ. Κατόπιν δηλώνονται οι άδειες απολογιστικά μέχρι τις 10 του επόμενου μήνα.