Βασικές προϋποθέσεις για τον υπολογισμό των μισθοδοτικών στοιχείων που προαναφέρθηκαν στο νέο υποσύστημα «Ωρομέτρηση Από Smart Ergani» είναι:

• η σύνδεση ενεργών συνδρομών Epsilon Smart Ergani Advanced με τις εταιρίες της Μισθοδοσίας
• η επιλογή – ανάθεση Ωρομέτρησης των παραπάνω εταιριών μέσω της νέας φόρμας που βρίσκεται από το μενού Epsilon Smart Ergani \ Ωρομέτρηση \ Ανάθεση Ωρομέτρησης
• η επιλογή της τιμής «Ναι – Βάσει – Ψηφιακής Κάρτας» στο πεδίο «Αυτόματη ανάθεση Ωρών/ Ασφαλ./ Προσ.» στην καρτέλα εργαζομένου στο tab 5. Μισθοδοτικά

Στη συνέχεια απαιτείται η καταχώρηση του ψηφιακού ωραρίου του εργαζόμενου (σταθερού ή/και μεταβαλλόμενου), συμπεριλαμβανομένων και όλων των τυχόν έκτακτων τροποποιήσεων του ωραρίου. O κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να χτυπάει την κάρτα εργασίας (QR CODE) κατά την είσοδο και έξοδο από τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης (εφόσον υπάρχει φυσική παρουσία), ώστε να προκύψει ο υπολογισμός της μισθοδοσίας με βάση τις κινήσεις της κάρτας εργασίας.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Για όσους εργοδότες έχει επιλεγεί η απολογιστική δήλωση των ωραρίων, θα πρέπει πρώτα να εκτελούνται οι απαραίτητες ενέργειες από τη φόρμα των απολογιστικών ωραρίων, ώστε να μεταφερθούν στην καρτέλα του κάθε εργαζόμενου τα τυχόν μεταβαλλόμενα/τροποποιούμενα, σε σχέση με τα αρχικά, ωράρια, και στη συνέχεια να πραγματοποιηθεί η ενημέρωση και ο υπολογισμός της περιόδου (βλ. αναλυτικότερα και ενότητα Λειτουργικότητα).

Σημειώνεται ότι, πριν το άνοιγμα της περιόδου, ο χρήστης πρέπει μέσω του προκαθορισμού, να καταχωρήσει όλες τις άδειες με αποδοχές, άνευ αποδοχών, ωροάδειες (με ή/και χωρίς αποδοχές) και ασθένειες/λοχεία που ενδεχομένως θα παρουσιαστούν εντός των περιόδων, έτσι ώστε κατά τον υπολογισμό της περιόδου, να υπολογιστούν οι αντίστοιχες αποδοχές αδείας και ασθενείας και το πιο σημαντικό να γίνει ορθά η σύγκριση ψηφιακού ωραρίου και κινήσεων συμπεριλαμβανομένων των τυχών αδειών ή/και ωροαδειών που υπάρχουν στον προκαθορισμό (βλ. ενότητα Λειτουργικότητα).

Αρχικά, ο χρήστης θα πρέπει μέσα από το μενού Epsilon Smart Ergani \ Ωρομέτρηση \ Ανάθεση Ωρομέτρησης, να ορίσει σε ποιες εταιρίες επιθυμεί να πραγματοποιείται ο υπολογισμός της ωρομέτρησης, επιλέγοντας στην κάθε εταιρία το αντίστοιχο πεδίο στη στήλη «Ανάθεση».

Σημείωση: Στη συγκεκριμένη φόρμα εμφανίζονται όλες οι εταιρίες οι οποίες έχουν συνδεθεί με συνδρομή Epsilon Smart Ergani Advanced.

Στη συνέχεια, στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά του εργαζόμενου, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει στο πεδίο «Αυτόματη ανάθεση Ωρών/Ασφλ./Προσ.» την επιλογή «Ναι – Βάσει Ψηφιακής Κάρτας».

H παραπάνω ενέργεια μπορεί να πραγματοποιηθεί και μαζικά για περισσότερους ή και όλους τους εργαζόμενους μέσω του μενού H.R.M. – Διαχείριση \ Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών \ Εισαγωγή Σταθερών Στοιχείων.

Ο χρήστης, αφού καταχωρήσει τα ψηφιακά ωράρια του εργαζόμενου (σταθερού ή/και μεταβαλλόμενου) στην καρτέλα 3.Εργασιακά και τις άδειες/ασθένειες (στον προκαθορισμό) για την κάθε περίοδο, έχει τη δυνατότητα μέσω του ημερολογίου ανάθεσης, το οποίο γίνεται ορατό μέσω του button «Προβολή» στην καρτέλα 5.Μισθοδοτικά:

• να βλέπει τον χαρακτηρισμό της κάθε ημέρας, ανάλογα αν πρόκειται για εργασία/τηλεργασία, ρεπό/ανάπαυση, άδεια με αποδοχές ή άνευ αποδοχών (π.χ. κανονική, σχολική, 9μηνη άδεια Δ.ΥΠ.Α.), ασθένεια, λοχεία (με αποδοχές ή/και χωρίς ασφάλιση),
• να βλέπει για την κάθε ημέρα τις κινήσεις της κάρτας εργασίας (είσοδο – έξοδο), τις κανονικές ώρες εργασίας ανά ημέρα, τις ώρες νυχτερινής και Κυριακάτικης απασχόλησης, τις ώρες υπερεργασίας, τις ώρες νόμιμης και κατ’ εξαίρεση (παράνομης) υπερωρίας, τις ώρες 6^ης ή και τυχόν 7^ης ημέρας, καθώς και τις ώρες πρόσθετης εργασίας για μερικώς απασχολούμενο, οι οποίες προκύπτουν βάσει των χτυπημάτων της κάρτας εργασίας.

Σύγκριση Ψηφιακού Ωραρίου με Κινήσεις Κάρτας Εργασίας

Στην καρτέλα του εργαζόμενου tab 3. Εργασιακά \ Ωράριο ενσωματώθηκε το πεδίο:

με τιμές ΝΑΙ/ΟΧΙ (προεπιλογή το ΝΑΙ). Η λειτουργία του πεδίου αυτού είναι η παρακάτω:

ΝΑΙ: Όταν δεν υπάρχει χτύπημα της κάρτας εργασίας (πλην ρεπό) ή η διάρκεια κίνησης της κάρτας εργασίας < ψηφιακό ωράριο, τότε οι ώρες θα υπολογίζονται με βάση το ψηφιακό ωράριο, εκτός και αν υπάρχει αιτιολόγηση της απουσίας (π.χ. άδεια άνευ αποδοχών σε ημέρες ή σε ώρες). Δηλαδή, αν σε μια ημέρα υπάρχει ψηφιακό ωράριο 09:00 – 17:00 και χτύπημα κάρτας 09:00 – 15:00 τότε θα υπολογιστούν για τη μισθοδοσία οι 8 ώρες (09:00 – 17:00). Αν όμως υπάρχει κίνηση 09:00 – 15:00 και στο διάστημα 15:00 – 17:00 υπάρχει ωροάδεια χωρίς αποδοχές, τότε θα υπολογιστούν για τη μισθοδοσία μόνο οι 6 ώρες (09:00 – 15:00).

ΟΧΙ: Όταν η διάρκεια κίνησης της κάρτας εργασίας < ψηφιακό ωράριο, τότε οι ώρες θα υπολογίζονται με βάση το πραγματικό χτύπημα της κάρτας. Δηλαδή, αν σε μια ημέρα υπάρχει ψηφιακό ωράριο 09:00 – 17:00 και χτύπημα κάρτας 09:00 – 15:00 τότε θα υπολογιστούν για τη μισθοδοσία μόνο οι 6 ώρες (09:00 – 15:00).

ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν σε ημέρα με ψηφιακό ωράριο δεν υπάρχει χτύπημα λόγω ημερήσιας άδειας (π.χ. Κανονική) τότε υπολογίζονται οι ώρες του ψηφιακού ωραρίου. Επίσης, αν για παράδειγμα σε ημέρα με ψηφιακό ωράριο (09:00 – 17:00) υπάρχει χτύπημα 11:00 – 18:00 αλλά υπάρχει ωροάδεια με αποδοχές από 09:00 – 11:00, τότε για τη μισθοδοσία θα υπολογιστούν οι 9 ώρες (09:00 – 18:00).

Υπολογισμός εικονικού διαλείμματος όταν το διάλειμμα είναι ΕΚΤΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ

Σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία, το διάλειμμα δεν επιτρέπεται να χορηγείται συνεχόμενο με την έναρξη ή τη λήξη της ημερήσιας εργασίας και θα πρέπει να γίνεται περίπου στο μέσο του ημερήσιου χρόνου απασχόλησης των εργαζομένων. Στην περίπτωση αυτή, για τους εργαζόμενος που το διάλειμμα είναι εκτός ωραρίου, υπολογίζεται ένα εικονικό διάλειμμα στη μέση του ωραρίου ανάλογα και με τη διάρκεια του. Για παράδειγμα, εργαζόμενος με ψηφιακό ωράριο 09:00-17:00 και διάλειμμα 30 λεπτά εκτός ωραρίου. Ο εργαζόμενος θα έχει π.χ. κίνηση 09:00-17:30. Στην περίπτωση αυτή δεν θα υπολογιστούν 8,5 ώρες εργασίας, αλλά 8 ώρες διότι υπολογίζεται και το διάλειμμα στο μέσο του ωραρίου, δηλαδή 13:00-13:30. Αν η κίνηση ήταν 09:15-18:00 τότε θα υπολογίζονταν 8 ώρες και 15 λεπτά (09:15-13:15, 13:45-18:00).

Για τους εργαζόμενους με διακεκομμένο ωράριο, σε περίπτωση που υπάρχει διάλειμμα εκτός ωραρίου, αυτό (το εικονικό διάλειμμα) υπολογίζεται στο 2^ο τμήμα του διακεκομμένου ωραρίου που πρακτικά τελειώνει και το ημερήσιο ωράριο και συγκεκριμένα στο 1/2 του 2^ου τμήματος. Για παράδειγμα, ψηφιακό 09:00-13:00 & 16:00-20:00 με διάλειμμα εκτός ωραρίου 15 λεπτά. Το εικονικό διάλειμμα υπολογίζεται στο χρονικό διάστημα 18:00-18:15.

Επίσης, ενσωματώθηκε στην καρτέλα της εταιρίας tab 6. Λοιπά Στοιχεία το πεδίο:

όπου η προεπιλογή είναι ΟΧΙ. Για τις επιχειρήσεις που οι εργαζόμενοι θα χτυπάνε κάρτα εργασίας στο διάλειμμα, πρέπει ο χρήστης να επιλέξει την τιμή ΝΑΙ στο ανωτέρω πεδίο. Αποτέλεσμα αυτού, είναι ότι δεν θα υπολογίζεται το εικονικό διάλειμμα που προαναφέρθηκε, διότι οι εργαζόμενοι θα χτυπάνε κάρτα στο διάλειμμα, οπότε και θα έρχεται αυτόματα η απουσία λόγω του διαλείμματος τους.

Υπολογισμός υπερωριών πέραν του ετήσιου ορίου των 150 ωρών

Ενσωματώθηκε στο μενού Παράμετροι \ Γενικές \ Εταιριών στο κάτω μέρος, το νέο tab «Υπερωρίες» με τις παρακάτω επιλογές:

Η προεπιλογή είναι 120%. Σε περίπτωση υπέρβασης του ορίου των 150 ωρών, οι υπερωρίες υπολογίζονται με 120% και δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να αλλάξει την παραμετροποίηση (π.χ. να επιλέξει 60% εφόσον υπάρχει έγκριση από το Υπουργείο Εργασίας).

Σημείωση: Τα ετήσια όρια υπερωριών, καθώς και τα ποσοστά των προσαυξήσεων, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να τα αλλάξει είτε από την ωρομέτρηση (εφόσον έχει το module ωρομέτρησης) είτε από τις παραμέτρους προγράμματος (εφόσον δεν υπάρχει το module της ωρομέτρησης).

Παρακάτω περιγράφονται ορισμένες περιπτώσεις υπολογισμού βάσει των κινήσεων κάρτας εργασίας που μπορεί να έχει ένας εργαζόμενος, καθώς και η απεικόνιση των ημερών της περιόδου, των κινήσεων, των κανονικών ωρών και των προσαυξήσεων αναλυτικά στο ημερολόγιο του νέου εργαλείου ανάθεσης μετά και την καταχώρηση τυχόν αδειών (με και χωρίς αποδοχές & ωροάδειες) και ασθενειών, έτσι ώστε εν συνεχεία να πραγματοποιηθεί ο ορθός υπολογισμός της μισθοδοσίας (ημέρες ασφάλισης, ώρες εργασίας, προσαυξήσεις νυχτερινής και Κυριακάτικης απασχόλησης, νόμιμες υπερωρίες κ.λπ.).

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΜΕ ΥΠΕΡΕΡΓΑΣΙΑ – ΥΠΕΡΩΡΙΑ – ΚΑΤ’ ΕΞΑΙΡΕΣΗ ΥΠΕΡΩΡΙΑ

Ο χρήστης καταχωρεί το σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο από την καρτέλα 3.Εργασιακά/Ωράριο (για παράδειγμα Δευτέρα – Παρασκευή = Εργασία από 09:00 – 17:00 & Σάββατο – Κυριακή = Ρεπό/Ανάπαυση με διάλειμμα 30 λεπτά εντός ωραρίου).

Στο ημερολόγιο ανάθεσης του νέου εργαλείου στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά απεικονίζονται ανά ημέρα αλλά και συνολικά οι ώρες υπερεργασίας, υπερωρίας και κατ’ εξαίρεση υπερωρίας.

Υπερεργασία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των 40 ωρών εβδομαδιαίως (Δευτέρα-Κυριακή) από τις πρώτες 5 εργάσιμες ημέρες για τον 5ήμερο ή από τις πρώτες 6 εργάσιμες ημέρες για τον 6ήμερο με βάση τις κινήσεις της κάθε ημέρας. Σε περίπτωση που υπάρχει υπέρβαση των 40 ωρών τότε υπολογίζονται ώρες υπερεργασίας. Σχετικά με την εξάντληση των ωρών υπερεργασίας της εβδομάδας ξεκινάμε από τη Δευτέρα και ανά ημέρα μέχρι να εξαντληθούν (βλέπε παράδειγμα στην εικόνα παρακάτω). Εφόσον δεν υπάρχει υπέρβαση των 40 ωρών και ο εργαζόμενος (5ήμερος) απασχολείται κάποια ημέρα π.χ. 9 ώρες, τότε αυτή η 9^η ώρα θεωρείται ως κανονική ώρα και όχι ως υπερεργασία.

Στο παράδειγμα ενδεικτικά απεικονίζεται το χρονικό διάστημα 01/07/2024 – 07/07/2024.

Υπερωρία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των 9 ωρών ημερησίως επί 5ημέρου ή των 8 ωρών ημερησίως επί 6ημέρου με βάση τις κινήσεις της κάθε ημέρας. Σε περίπτωση υπέρβασης υπολογίζονται υπερωρίες ανά ημέρα. Προσοχή το ημερήσιο όριο υπολογισμού των νομίμων υπερωριών είναι οι 3 ώρες. Μετά τις 3 ώρες ημερήσιας υπερωρίας, υπολογίζονται οι ώρες κατ’ εξαίρεση υπερωρίας.

Στο παράδειγμα ενδεικτικά απεικονίζεται το χρονικό διάστημα 01/07/2024 – 14/07/2024.

Κατ’ εξαίρεση υπερωρία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των 3 ωρών νόμιμης υπερωρίας ημερησίως με βάση τις κινήσεις της κάθε ημέρας. Δηλαδή μετά τις 12 ώρες ημερησίως επί 5ημέρου ή μετά τις 11 ώρες ημερησίως επί 6ημέρου, υπολογίζονται οι ώρες κατ’ εξαίρεση υπερωρίας.

Στο παράδειγμα ενδεικτικά απεικονίζεται το χρονικό διάστημα 01/07/2024 – 14/07/2024.

Σημείωση: Στο ημερολόγιο υπάρχουν οι στήλες «Ώρες» και «Κανονικές». Μόνο για την περίπτωση του εμμίσθου με πλήρη απασχόληση, στη στήλη «Κανονικές» απεικονίζονται οι ώρες οι οποίες προκύπτουν με την αναγωγή των 166,67 ωρών (συμβατικές ώρες εμμίσθου πλήρους απασχόλησης). Για παράδειγμα, ο Ιούνιος έχει 20 εργάσιμες ημέρες. Άρα, για την κάθε εργάσιμη ημέρα οι κανονικές ώρες είναι:

• [166,67 / (πραγματικές ώρες περιόδου 20 * 8 = 160)] * ώρες ανά ημέρα 8 = 8,33

ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση που έχει επιλεγεί σαν μέθοδος υπολογισμού ο «Διπλός Υπολογισμός», τότε στο πεδίο «Ώρες Εργασίας» μεταφέρονται πάντα οι Κανονικές.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΜΕ ΠΡΟΣΘΕΤΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΗ ΜΕΡΙΚΗ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ

Ο χρήστης καταχωρεί το σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο από την καρτέλα 3.Εργασιακά/Ωράριο (για παράδειγμα Δευτέρα – Παρασκευή = Εργασία από 08:00 – 12:00 & Σάββατο – Κυριακή = Ρεπό/Ανάπαυση με διάλειμμα 15 λεπτά εντός ωραρίου).

Πρόσθετη Εργασία: Πραγματοποιείται ο έλεγχος υπέρβασης των εβδομαδιαίων ωρών της καρτέλας (Ημέρες Εργασίας/Εβδομάδα * Ώρες/Ημέρα) από τις πρώτες 5 εργάσιμες ημέρες για τον 5ήμερο ή από τις πρώτες 6 εργάσιμες ημέρες για τον 6ήμερο ή από τις πρώτες π.χ. 2 ή 3 ημέρες που έχει στην καρτέλα ο εργαζόμενος (μερική μη καθημερινή) με βάση τις κινήσεις της κάθε ημέρας. Σε περίπτωση που υπάρχει υπέρβαση των εβδομαδιαίων ωρών της καρτέλας, τότε υπολογίζονται ώρες πρόσθετης εργασίας, ξεκινώντας από τη Δευτέρα ανά ημέρα έως ότου εξαντληθούν οι ώρες αυτές, έχοντας ως βάση υπολογισμού της πρόσθετης εργασίας, τις ώρες/ημέρα της καρτέλας. Για παράδειγμα, υπάρχει ένας εργαζόμενος 5ήμερος 4ωρος (20 ώρες) και οι κινήσεις της κάρτας εργασίας είναι οι παρακάτω σε μια εβδομάδα:

Δ          Τ          Τ          Π         Π         Σ          Κ

5          5,5       8,25     4          4          Ρ          Ρ

Το σύνολο εβδομαδιαίων κινήσεων (26,75) υπερβαίνει τις εβδομαδιαίες ώρες (20) ώρες της καρτέλας, άρα υπάρχουν ώρες πρόσθετης εργασίας. Οι ώρες/ημέρα της καρτέλας είναι 4, άρα ξεκινάνε από τη Δευτέρα να εξαντλούνται ως εξής:

Δευτέρα → ώρες κίνησης (5) – ώρες/ημέρα καρτέλας (4) = 1

Τρίτη → ώρες κίνησης (5,5) – ώρες/ημέρα καρτέλας (4) = 1,50

Τετάρτη → ώρες κίνησης (8)* – ώρες/ημέρα καρτέλας (4) = 4

* 8 και όχι 8,25 διότι η πρόσθετη μερική μπορεί να πραγματοποιηθεί μέχρι τις 8 ώρες για 5μερο και μέχρι τις 6,67 για 6ήμερο. Αν υπάρχει υπέρβαση των ωρών αυτών, τότε υπολογίζεται κατ’ εξαίρεση υπερωρία, άρα στο παράδειγμα 0,25 ώρες κατ’ εξαίρεση υπερωρίας

Στο ημερολόγιο ανάθεσης του νέου εργαλείου στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά:

απεικονίζονται ανά ημέρα αλλά και συνολικά οι ώρες υπερεργασίας. Στο παράδειγμα ενδεικτικά απεικονίζεται το χρονικό διάστημα 01/07/2024 – 07/07/2024.

Πριν τον υπολογισμό της περιόδου, ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1

Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί το άνοιγμα της περιόδου.

Βήμα 2

Ο χρήστης πρέπει να μεταβεί στο μενού Epsilon Smart Ergani  \ Ωρομέτρηση \ Υπολογισμός. Στη συνέχεια πρέπει να επιλέξει χρήση – περίοδο (εμφανίζονται οι εργαζόμενοι για τους οποίους υπάρχει ανοιγμένη περίοδος), να επιλέξει τους εργαζόμενους και να πατήσει την «Ενημέρωση Περιόδου», έτσι ώστε να μεταφερθούν στην περίοδο οι σωστές ημέρες ασφάλισης βάσει του ψηφιακού του ωραρίου, καθώς και οι κανονικές ώρες και προσαυξήσεις που απεικονίζονται στο πεδίο «Προβολή» (καρτέλα 5. Μισθοδοτικά) και υπολογίστηκαν βάσει των κινήσεων της κάρτας εργασίας. Ο χρήστης μπορεί να φιλτράρει ώστε να εμφανίζονται όλοι οι εργαζόμενοι ή μόνο οι ενεργοί ή μόνο οι ανενεργοί.

Τέλος, δίνεται και η δυνατότητα εξαγωγής αρχείου με τις ώρες/προσαυξήσεις αναλυτικά ανά εργαζόμενο είτε για ολόκληρο τον μήνα είτε για συγκεκριμένο διάστημα Από – Έως ή ακόμα και η εξαγωγή αρχείου με τα σύνολα ωρών ανά εργαζόμενο.