Σύμφωνα με την 40331/Δ1.13521, άρθρο 14 ο εργοδότης γνωστοποιεί απολογιστικά στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ όσους εργαζόμενους έκαναν χρήση της άδειας Ειδικού Σκοπού και της συσχετιζόμενης κανονικής άδειας (άρθρο 4 της ΠΝΠ 11/3/20). Προθεσμία υποβολής το πρώτο δεκαπενθήμερο του επόμενου μήνα. Ειδικότερα για τους μήνες Μάρτιο – Απρίλιο – Μάιο η προθεσμία υποβολής είναι μέχρι 15/6/2020.
Αλλαγές στην εφαρμογή :
Ενσωματώθηκε η επιλογή Ε11.1 Στοιχεία Λήψης Άδειας Ειδικού Σκοπού και Κανονικής Άδειας στη διαδρομή Εκτυπώσεις \ ΣΕΠΕ –ΟΑΕΔ.
Βήμα 1 : Εισαγωγή Εργαζομένων
Με το κουμπί «Εισαγωγή», εμφανίζονται οι εργαζόμενοι προς εισαγωγή. Στη φόρμα «Επιλογής Εργαζομένων» εμφανίζονται όσοι εργαζόμενοι έχουν καταχωρημένη άδεια «Ειδικού Σκοπού» στη περίοδο. Για τους επιλεγμένους όταν πατηθεί το ΟΚ, εισάγονται αυτόματα οι άδειες ειδικού σκοπού, οι συσχετιζόμενες κανονικές, οι αναλογούσες αποδοχές και εργοδοτικές εισφορές στο έντυπο.
Επισημαίνεται ότι στο έντυπο Ε11.1 πρέπει να υπάρχει αναλυτική καταχώρηση των ημερών, μια εγγραφή για κάθε μέρα άδειας (ειδικού σκοπού – κανονική). Οπότε η καταχώρηση άδειας ειδικού σκοπού όπου υπάρχει στην «Διαχείριση Αδειών» σπάει σε τόσες μέρες όσες υπάρχουν στην αντίστοιχη εγγραφή.
Στη φόρμα υπάρχουν επιπλέον επιλογές :
- Εισαγωγή Εργαζόμενων χωρίς Ειδικού Σκοπού, με τη συγκεκριμένη επιλογή εμφανίζονται όλοι οι εργαζόμενοι. Η συγκεκριμένη ενέργεια εισάγει μόνο τον εργαζόμενο χωρίς δεδομένα αδειών.
- Εμφάνιση Ημερομισθίου στα μεικτά:
Όταν δεν είναι επιλεγμένο το ανωτέρω check, τότε η στήλη Μεικτές Αποδοχές Ημερομισθίου : Απεικονίζει το ποσό των αποδοχών αδείας που έχουν υπολογιστεί στην περίοδο και τις επιμερίζει ανά ημέρα με τον τύπο αποδοχές αδείας/ημέρες αποδοχών *ημέρες αποδοχών ανά τύπο αδείας(κανονική/ειδικού σκοπού).
Όταν είναι επιλεγμένο το ανωτέρω check, τότε η στήλη Μεικτές Αποδοχές Ημερομισθίου : Απεικονίζει ανά τύπο αδείας το ημερομίσθιο της περιόδου, αναιρώντας τον παραπάνω κανόνα.Οι εργοδοτικές εισφορές υπολογίζονται με τον τύπο :Ημερομίσθιο περιόδου * ποσοστό εργοδότη.Προσοχή η συγκεκριμένη ενέργεια δεν λαμβάνει υπόψιν το ανώτατο όριο ασφαλιστέων αποδοχών (πλαφόν).
Βήμα 2 : Καταχώρηση Στοιχείων
Στη φόρμα του Ε11.1 , ο χρήστης μπορεί να μεταβάλει τα πεδία :
- Ημ. Λήψης άδειας
- Είδος Άδειας (κανονική – Ειδικού Σκοπού)
- Μεικτές Αποδοχές Ημερομισθίου
- Εργοδοτικές Εισφορές
- Παρατηρήσεις
- Κατάσταση Υποβολής (εκκρεμεί – υποβλήθηκε)
- Ημ. Υποβολής
- Αρ. Πρωτοκόλλου
Υπάρχει η δυνατότητα για μαζική μεταβολή των παραπάνω πεδίων.
Στο έντυπο Ε11.1 καταχωρείται ξεχωριστή εγγραφή για κάθε εργαζόμενο και για κάθε ημερομηνία για το διάστημα από 11/3/2020 έως 31/05/2020. Συνεπώς ο εργαζόμενος θα συμπληρώνεται τόσες φορές, όσες ημέρες αδείας (ειδικού σκοπού και κανονικές) έχει πάρει για το διάστημα 11/3/2020-31/5/2020, όπου σε κάθε εγγραφή καταχωρείται η ημερομηνία και το είδος της άδειας.
Βήμα 3 : Συμπλήρωση Στοιχεία Τράπεζας – ΙΒΑΝ
Ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει την τράπεζα και τον λογαριασμό όπου θα γίνει η πληρωμή του 1/3 της άδειας ειδικού σκοπού. Η λίστα εμφανίζει όλες τις τράπεζες όπου είναι καταχωρημένες στα στοιχεία της εταιρίας. Αν δεν εμφανίζεται τράπεζα στη λίστα, θα πρέπει να καταχωρηθεί στην καρτέλα της Εταιρίας στο 6.Λοιπά Στοιχεία\ Τράπεζες.
Τέλος , θα πρέπει να καταχωρηθεί το πεδίο : Δεν συμπεριλαμβάνονται εργαζόμενοι του ευρύτερου δημόσιου τομέα και των επιχειρήσεων του Κεφαλαίου Α΄ του ν. 3429/2005 (Α΄314) για τους οποίους και οι τρεις ημέρες της άδειας ειδικού σκοπού καλύπτονται από τον εργοδότη, διαθέσιμες τιμές ΝΑΙ – ΟΧΙ.
Η παραπάνω επιλογή αφορά τους εργαζόμενους του ευρύτερου δημόσιου τομέα όπου η άδεια ειδικού σκοπού πληρώνεται εξ’ ολοκλήρου από τον εργοδότη.
Βήμα 4 : Υποβολή
Για τους επιλεγμένους εργαζόμενους πραγματοποιείται η υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα εξαγωγής αρχείου XML , σύμφωνα με τις προδιαγραφές του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ώστε να πραγματοποιηθεί μαζική φόρτωση εντύπων Ε11.1
Σε περίπτωση όπου υπάρχουν πολλές εγγραφές για υποβολή πχ πάνω από 30, προτείνεται να γίνει υποβολή με αρχείο xml.
Προσοχή , κατά την υποβολή γίνεται έλεγχος αν για κάθε 3 ημέρες ειδικού σκοπού υπάρχει 1 κανονική άδεια. Σε περίπτωση όπου δεν βρεθεί κανονική άδεια τότε βγαίνει μήνυμα με τους εργαζόμενους όπου δεν ικανοποιούν την παραπάνω συνθήκη.
Αν κατά τις τελευταίες ημέρες του μήνα Μάϊο υποβάλλονται ημέρες αδείας, οι οποίες δεν συμπληρώνουν τετράδα (3+1), τότε οι ημέρες αυτές θα μπορούν να συμπεριληφθούν στη δήλωση για τον μήνα Ιούνιο.
Συχνά Σφάλματα Υποβολής
- Δεν επιτρέπεται η ίδια ημερομηνία λήψης αδείας να καταχωρηθεί 2 φορές για τον ίδιο εργαζόμενο
- Επιτρέπονται ημερομηνίες για το χρονικό διάστημα από 11/3/2020 – 31/5/2020
- Θα πρέπει να είναι καταχωρημένες άδειες για κάθε 3 ημέρες άδειας ειδικού σκοπού 1 κανονική.