LIVE ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ – ΕΡΓΑΝΗ II – ΨΗΦΙΑΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
1.Τι είναι το ΕΡΓΑΝΗ II και πώς συνδέεται με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ αναβαθμίστηκε σε Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ II, αποτελώντας τη βάση για τη λειτουργία της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας. Σύμφωνα με την Υπουργική απόφαση 49758/2022, για την εποπτεία της αγοράς εργασίας και την ομαλή εισαγωγή στη χρήση Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, οι εργοδότες-επιχειρήσεις που απασχολούν εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας ή που απασχολούν δανειζόμενο προσωπικό υποβάλλουν στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ το έντυπο της Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης – Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, καθώς και το έντυπο της «Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας» (Ψηφιακό Ωράριο). Επιπρόσθετα, οι εργοδότες-επιχειρήσεις ενεργοποιούν την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας για όλους τους εργαζομένους τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού.
2.Ποιά νέα έντυπα ενσωματώθηκαν στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ II;
- Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης – Οργάνωση Χρόνου Εργασίας
- Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά Ημέρα (ψηφιακό ωράριο)
- Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Σταθερό Εβδομαδιαίο (ψηφιακό ωράριο)
- Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Άδειες
- Δήλωση έναρξης/λήξης εργασίας εργαζομένων (ψηφιακή κάρτα)
3.Tι αφορά το κάθε έντυπο και ποια στοιχεία αποστέλλονται;
2 )Οργάνωση χρόνου Εργασίας (Σταθερό/Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα): Περιλαμβάνει το ωράριο εργασίας του εργαζόμενου σε ψηφιακή μορφή και όχι σε μορφή κειμένου. Με την εφαρμογή του παραπάνω εντύπου κάθε αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς, παύει να δηλώνεται εφεξής με τον Ε4 Συμπληρωματικό Ωραρίου.
3) Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Άδειες: Υποβάλλεται δήλωση των χορηγούμενων αδειών απογραφικά 4) Δήλωση έναρξης/λήξης εργασίας εργαζομένων: Αποστέλλονται οι κινήσεις εισόδου και εξόδου των εργαζομένων
4.Μέχρι πότε πρέπει να ολοκληρώσουν την απογραφή οι επιχειρήσεις;
• Οι υπόλοιπες επιχειρήσεις θα πρέπει να ακολουθήσουν την παραπάνω διαδικασία σταδιακά από 01/11/2022 και να την έχουν ολοκληρώσει ως 30/11/2022 (με τις ως τώρα ανακοινώσεις στις 23.9.2022)
5.Σε περίπτωση που ο Ε4 Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού λάβει παράταση μετά τις 31/10/2022 ποια υποβολή πρέπει να γίνει πρώτα, του Ε4 Ετήσιου Πίνακα ή της Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης (απογραφή);
6. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία της Απογραφής τι βήματα ακολουθώ;
7.Πότε είμαι υπόχρεος να αποστείλω το έντυπο των Αδειών στο Εργάνη και ποιες οι προθεσμίες Υποβολής;
8.Ποιες είναι οι προθεσμίες ένταξης των επιχειρήσεων στην Ψηφιακή Κάρτα;
•Όσον αφορά την υπαγωγή των υπολοίπων επιχειρήσεων στον Μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας αυτό θα πραγματοποιηθεί σταδιακά ανά κλάδο οικονομικής δραστηριότητος ή/και ανά πλήθος εργαζομένων που απασχολούν, θα ακολουθήσουν νεότερες οδηγίες από το υπουργείο.
9.Για ποιους εργαζόμενους αποστέλλονται οι κινήσεις Εισόδου – Εξόδου στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ II;
10.Πότε υποβάλλεται το έντυπο της Oργάνωσης Χρόνου εργασίας;
11. Mετά την ολοκλήρωση της Απογραφής τι κάνουμε σε περίπτωση νέας πρόσληψης;
12. Πότε χρησιμοποιώ την επιλογή του Σταθερού Εβδομαδιαίου Ωραρίου;
13. Πότε χρησιμοποιείται το Μεταβαλλόμενο Ωράριο/Τροποποίηση ανά ημέρα;
14. Εάν κάνουμε πολλές υποβολές για τον ίδιο εργαζόμενο εντός της ίδιας ημέρας ποια υποβολή ισχύει;
15. Εάν το ωράριο έχει ξεκινήσει μπορώ να κάνω αλλαγή στο ωράριο;
16. Μέσα σε πόση ώρα πρέπει να αποσταλλούν οι κινήσεις εισόδου εξόδου στο Εργάνη;
17. Τι γίνεται σε περίπτωση εκπρόθεσμής Υποβολής (μετά από 15 λεπτά);
i. Πρόβλημα στην Ηλεκτροδότηση/Τηλεπικοινωνίες
ii. Πρόβλημα στα συστήματα του εργοδότη
iii. Πρόβλημα σύνδεσης με το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ II.
Σημειώνουμε ότι σε περίπτωση αδυναμίας διαβίβασης στοιχείων κάρτας εργασίας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ λόγω ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη, ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως με κάθε πρόσφορο τρόπο την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας. Την ίδια υποχρέωση έχει ο εργοδότης και μόλις λήξει η συγκεκριμένη αδυναμία.
18. Δεν έχω προχωρήσει σε απογραφή εργαζομένων της επιχείρησής μου και έχω νέα πρόσληψη εργαζομένου, πρέπει υποχρεωτικά στο έντυπο Ε3 να επιλέξω στο πεδίο ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας=ΝΑΙ;
Από την ημερομηνία υποχρεωτικής εφαρμογής του ψηφιακού ωραρίου (1/12/2022), σε κάθε νέα πρόσληψη υποχρεωτικά θα πρέπει το πεδίο «Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» να συμπληρώνεται με ΝΑΙ και να αποστέλλεται αυθημερόν το Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο Ωράριο
19. Σε ποια περίπτωση εμφανίζεται μήνυμα εκπρόθεσμης υποβολής κατά την αποστολή του ψηφιακού Ωραρίου (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο) στο Π.Σ Εργάνη, ενώ έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία της απογραφής;
Για την υποβολή του ωραρίου ισχύει η προαναγγελία. Αν το ωράριο του εργαζόμενου έχει ξεκινήσει δεν μπορεί να υποβληθεί. Για αυτό το λόγο προτείνεται η απογραφή και το ψηφιακό Ωράριο (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο) να αποστέλλονται με ημερομηνία έναρξης / αναφοράς την επόμενη ημέρα από την ημερομηνία συστήματος και υποχρεωτικά μέχρι 30/11/2022.
20. Τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να ενταχθούν στην ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας;
Τα «Διευθυντικά Στελέχη» απογράφονται κανονικά εφόσον πρόκειται για εργαζόμενους με εξαρτημένη σχέση εργασίας αλλά δεν χρειάζεται να δηλωθεί ψηφιακό ωράριο απασχόλησης. Πιο συγκεκριμένα για τους εργαζόμενους οι οποίοι πληρούν τα κριτήρια με βάση τα οποία χαρακτηρίζονται ως Διευθυντικά Στελέχη, δεν θα δηλωθεί ωράριο απασχόλησης, από τον εργοδότη, όντας εξαιρούμενοι από τα χρονικά όρια εργασίας.
21. Ποια βήματα πρέπει να ακολουθήσω για την ένταξη εργαζομένου στην ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας ;
Βήμα 1o : (Αφορά περιπτώσεις εργαζομένων με σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο)
Μετατροπή σταθερών ωραρίων σε ψηφιακά από το μενού HRM(Διαχείριση)/Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών/Ανάθεση ψηφιακού/Μετατροπή ωραρίου εργασίας σε ψηφιακό.
Βήμα 2o : (Αφορά τις περιπτώσεις εργαζομένων με κυλιόμενες βάρδιες)
Εισαγωγή μεταβαλλόμενων ωραρίων στην καρτέλα εργαζομένου(tab 3. Eργασιακά/Ωράριο, καρτέλα ωράριο εργασίας).
Σημείωση :Το βήμα παραλείπεται αν δεν έχετε βάρδιες
Βήμα 3ο :Αποστολή δήλωσης απογραφής από το μενού Εκτυπώσεις/Επιθεώρησης εργασίας/Ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας/ Απογραφή οργάνωσης χρόνου εργασίας
Βήμα 4ο :Αποστολή ψηφιακού ωραρίου (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο) από το μενού Εκτυπώσεις/Επιθεώρησης εργασίας/Ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας/ Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο
22.Πως δηλώνεται το διάλειμμα σε σχέση με το ωράριο εργασίας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Το διάλειμμα δηλώνεται στο έντυπο «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» επιλέγοντας:
α. Την αντίστοιχη τιμή ΝΑΙ/ΟΧΙ στο πεδίο «ΕΝΤΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ»
β. Θέτοντας τα λεπτά στο πεδίο «ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ» (απαιτούνται πλέον τέσσερις (4) [αντί για έξι (6) που ίσχυε πριν] ώρες ημερήσιας εργασίας για τη χορήγηση του διαλείμματος
Στη δήλωση του ωραρίου απασχόλησης του εργαζόμενου είτε με «Σταθερό Εβδομαδιαίο» είτε με «Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά Ημέρα» συμπληρώνεται το συμβατικό ωράριο απασχόλησης ανεξάρτητα αν το διάλειμμα είναι εντός ή εκτός ωραρίου, αν δηλαδή παρατείνει ή όχι το ωράριο εργασίας.
Παράδειγμα: Εργαζόμενος πλήρως απασχολούμενος με εβδομαδιαία ωράριο ΔΕΥΤΕΡΑ έως ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ 09:00 – 17:00 και με διάλειμμα 20 λεπτών ΕΚΤΟΣ ωραρίου θα δηλωθεί ως εξής:
- Στο Έντυπο «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» συμπληρώνεται Στο Πεδίο ΕΝΤΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ: ΟΧΙ
- Στο Πεδίο ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ: 20
- Στο Έντυπο Οργάνωσης χρόνου Εργασίας «Σταθερό Εβδομαδιαίο» ή «Μεταβαλλόμενο / Τροποποιούμενο ανά Ημέρα» συμπληρώνεται το συμβατικό ωράριο για κάθε ημέρα εργασίας: 09:00 – 17:00 και όχι 09.00 – 17:20