Το υποσύστημα δίνει την δυνατότητα υποβολής εντύπων στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ αυτόματα χωρίς την παρέμβαση του χρήστη. Στην πρώτη του έκδοση καλύπτει πλήρως την αυτόματη υποβολή των Μεταβαλλόμενων/ Τροποποιούμενων Ωραρίων. Ωστόσο το νέο υποσύστημα θα αναπτύσσεται συνεχώς και θα ενσωματώνονται επιπλέον έντυπα.
Πρωταρχικός στόχος του νέου υποσυστήματος είναι να καλύψει τις περιπτώσεις των έκτακτων μεταβολών στοιχείων του ωραρίου του προσωπικού, λόγω έκτακτων συνθηκών (π.χ. αδυναμία εργαζομένου, ανάγκη για αλλαγή και εξυπηρέτηση του εργαζομένου να δουλέψει απόγευμα αντί για πρωί κ.λπ.) εντός της ίδιας και όχι μόνο ημέρας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους και την αυτόματη ενημέρωση του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ακόμα και σε ημέρες ή ώρες που ο λογιστής ή ο υπάλληλος τους τμήματος μισθοδοσίας της επιχείρησης είναι εκτός εργασίας π.χ. Σαββατοκύριακα, νυχτερινές ώρες κλπ
Παραμετροποίηση
Η ενεργοποίηση του νέου υποσυστήματος πραγματοποιείται ανά εταιρία μέσω του νέου tab ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ που ενσωματώθηκε στις Παραμέτρους Προγράμματος.
Στο συγκεκριμένο σημείο των παραμέτρων ο χρήστης μπορεί
- να επιλέξει την εταιρία για την οποία επιθυμεί την αυτόματη υποβολή των μεταβολών των στοιχείων ωραρίων
- να τσεκάρει την παράμετρο Μεταβαλλόμενο Ωράριο/ Τροποποίηση Ανά Ημέρα
- να προγραμματίσει τον χρόνο των υποβολών
- Συγκεκριμένα, οι υποβολές χωρίζονται σε 2 είδη:
- Οι έκτακτες υποβολές οι οποίες αφορούν μεταβολές ωραρίων για την τρέχουσα ημέρα και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους. Οι συγκεκριμένες υποβολές πραγματοποιούνται αυτόματα ανά 5 λεπτά.
- Στις προγραμματισμένες υποβολές οι οποίες αφορούν μεταβολές ωραρίων πέραν της τρέχουσας ημέρας οι οποίες εκτελούνται βάσει του προγραμματισμού που ορίζεται στο συγκεκριμένο σημείο παραμετροποίησης.
- Συγκεκριμένα, οι υποβολές χωρίζονται σε 2 είδη:
Μέσω του button Προγραμματισμός δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη σε ημερήσια βάση να ορίσει τον χρόνο επαναληπτικότητας που επιθυμεί να πραγματοποιούνται οι υποβολές. Μέσω της παραμέτρου «Επανάληψη Κάθε» μπορεί να επιλέξει τα λεπτά ή τις ώρες που επιθυμεί να υποβάλλονται οι μεταβολές ωραρίων.
Η παραμετροποίηση της έναρξης του προγραμματισμού γίνεται ως εξής:
- Επιλέγετε Ημερήσια (βλ. Εικόνα, Νο 1)
- Επιλέγετε τα λεπτά ή ώρες στην παράμετρο «Επανάληψη Κάθε» (βλ. Εικόνα, Νο 2)
- Στην περίπτωση που επιθυμείτε την εκτέλεση κάθε 1 ημέρα τότε στην Έναρξη επιλέγετε την προηγούμενη από την τρέχουσα ημερομηνία καθώς και την τρέχουσα ώρα. (βλ. Εικόνα, Νο 3)
- Πατάτε το κουμπί
και στην φόρμα θα ενημερωθείτε με την ημερομηνία και ώρα της Επόμενης Εκτέλεσης (βλ. Εικόνα, Νο 4) - Εφόσον εγκρίνετε την ημερομηνία και ώρα της επόμενης εκτέλεσης πατάτε το κουμπί Εφαρμογή (βλ. Εικόνα Νο 5)
Δυνατότητες
Το νέο υποσύστημα καλύπτει όλες τις έκτακτες και μη, μεταβολές στοιχείων ωραρίων που μπορεί να προκύψουν είτε στην καρτέλα είτε στα στοιχεία ωρομέτρησης. Πιο αναλυτικά στις περιπτώσεις εργαζομένων όπου η διαχείριση των στοιχείων ωραρίων γίνεται:
- Μέσα από την καρτέλα, δηλαδή το πεδίο Δεδομένα Ωραρίου = Καρτέλα τότε οποιαδήποτε έκτακτη και μη αλλαγή ωραρίου πραγματοποιηθεί στο πεδίο «Τροποποίηση Ανά Ημέρα» μπορεί να υποβληθεί αυτόματα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ (εφόσον είναι επιλεγμένη η παράμετρος).
Για παράδειγμα εργαζόμενος με σταθερό ωράριο
Αν καταχωρηθεί μια έκτακτη αλλαγή την 9/10/2023 στην φόρμα του Μεταβαλλόμενου/Τροποποίηση Ανά Ημέρα της καρτέλας
Τότε αυτή η εγγραφή εισάγεται αυτόματα στην φόρμα υποβολής του Μεταβαλλόμενου Ωραρίου/Τροποποίηση Ανά Ημέρα και υποβάλλεται αυτόματα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Στην περίπτωση που για κάποιο λόγο αποτύχει η υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, εμφανίζεται το ανάλογο μήνυμα λάθους στην στήλη Σφάλματα για την πλήρη ενημέρωση του χρήστη.
- Μέσα από την Ωρομέτρηση, δηλαδή το πεδίο Δεδομένα Ωραρίου = Ωρομέτρηση – Ανά Ημέρα ή Δεδομένα Ωραρίου = Ωρομέτρηση – Σταθερό Βάσει Προτύπου
\
τότε οποιαδήποτε αλλαγή ωραρίου πραγματοποιηθεί στις φόρμες της Ωρομέτρησης:
- Ανάθεση Ημερήσιων Ωραρίων
- Ρεπό
- Τηλεργασία
μπορεί να υποβληθεί αυτόματα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ (εφόσον είναι επιλεγμένη η παράμετρος).
Για παράδειγμα εργαζόμενος με σταθερό ωράριο Δευτέρα – Παρασκευή (09:00 – 17:00) και ΣΚ (Ρεπό).
Στην φόρμα της Ανάθεσης Ημερήσιων Ωραρίων δηλώθηκαν 2 ωράρια
Την Δευτέρα 9/10 12:00 – 20:20 και την Τρίτη 10/10 06:00 – 14:00 ως Τηλεργασία
Αυτές οι εγγραφές εισάγονται αυτόματα στην φόρμα υποβολής του Μεταβαλλόμενου Ωραρίου/Τροποποίηση Ανά Ημέρα και υποβάλλονται αυτόματα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Στην περίπτωση που για κάποιο λόγο αποτύχει η υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, εμφανίζεται το ανάλογο μήνυμα λάθους στην στήλη Σφάλματα για την πλήρη ενημέρωση του χρήστη.
Για παράδειγμα εργαζόμενος με σταθερό ωράριο Δευτέρα – Παρασκευή (09:00 – 17:00) και ΣΚ (Ρεπό).
Στην φόρμα της Ανάθεσης Ρεπό δηλώθηκε την 10/10 εκτάκτως Ρεπό
Τότε αυτή η εγγραφή εισάγεται αυτόματα στην φόρμα υποβολής του Μεταβαλλόμενου Ωραρίου/Τροποποίηση Ανά Ημέρα και υποβάλλεται αυτόματα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Στην περίπτωση που για κάποιο λόγο αποτύχει η υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, εμφανίζεται το ανάλογο μήνυμα λάθους στην στήλη Σφάλματα για την πλήρη ενημέρωση του χρήστη.
Ενώ στην περίπτωση που υποβληθεί επιτυχώς το ωράριο στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ η φόρμα ενημερώνεται με την ημερομηνία υποβολής και τον αριθμό πρωτοκόλλου καθώς επίσης και το εργαλείο υποβολής.
Τα εργαλεία υποβολής μπορεί να είναι
- είτε η Μισθοδοσία για τις περιπτώσεις των χειροκίνητων υποβολών
- είτε το EpsilonCloud για τις περιπτώσεις μεταβολών ωραρίων που προέρχονται από την εφαρμογή Epsilon Cloud
- είτε το SmartErgani για τις περιπτώσεις μεταβολών ωραρίων που προέρχονται από την εφαρμογή Epsilon Smart Ergani
- είτε ο EpsilonAppSrv για τις περιπτώσεις των έκτακτων και προγραμματισμένων υποβολών μεταβολών ωραρίων. Στο συγκεκριμένο εργαλείο συμπεριλαμβάνονται και οι υποβολές (έκτακτες ή προγραμματισμένες) που προέρχονται από την εφαρμογή ESS.