Ενσωμάτωση Συστήματος Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου εργασίας & Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας

Εφαρμογή Συστήματος Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας

Σύμφωνα με την Υπουργική Απόφαση 49758/2022, όλες οι επιχειρήσεις της Χώρας υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο, με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η μέτρηση του χρόνου εργασίας πραγματοποιείται με τη χρήση ψηφιακής κάρτας εργασίας.

Κατά την πρώτη φάση εφαρμογής του συστήματος της ψηφιακής κάρτας εργασίας, η οποία άρχεται την 1η Ιουλίου 2022, εντάσσονται υποχρεωτικά στο εν λόγω σύστημα, μόνον οι επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των Σούπερ Μάρκετ και απασχολούν συνολικά περισσότερους από 250 εργαζόμενους, καθώς και το σύνολο των Τραπεζών της Χώρας. Οι επιχειρήσεις που εντάσσονται στην «Κάρτα Εργασίας» έχουν την ένδειξη ΝΑΙ στο πεδίο «Κάρτα Εργασίας» μέσα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ στη διαδρομή Μητρώα/Στοιχεία Εργοδότη.

Οι εν λόγω επιχειρήσεις υποχρεούνται, από την 1.7.2022 να διαθέτουν και να ενεργοποιούν αντιστοίχως, σύστημα ψηφιακής κάρτας εργασίας για το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, που απασχολούνται με φυσική παρουσία στο χώρο παροχής εργασίας της επιχείρησης, περιλαμβανομένων και των εργαζομένων που απασχολούνται στις ανωτέρω επιχειρήσεις μέσω δανεισμού.

Τα Σούπερ Μάρκετ που απασχολούν συνολικά περισσότερους από 250 εργαζόμενους, καθώς και το σύνολο των Τραπεζών της Χώρας οφείλουν να προβούν στην απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, οι οποίοι απασχολούνται στην επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού. Η απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας για τις εν λόγω επιχειρήσεις άρχεται την 1η Ιουνίου 2022 και πρέπει να έχει ολοκληρωθεί έως και την 1ή Οκτωβρίου 2022.

Οι λοιπές επιχειρήσεις της Χώρας, εκτός των Σούπερ Μάρκετ που απασχολούν συνολικά περισσότερους από 250 εργαζόμενους και του συνόλου των Τραπεζών της Χώρας, οφείλουν να προβούν στην απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, για το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, οι οποίοι απασχολούνται στην επιχείρηση εντός του χρονικού διαστήματος από 1η Νοεμβρίου 2022 έως και 30ή Νοεμβρίου 2022, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού.

Νέα έντυπα προς υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Δημιουργήθηκαν 5 νέες υποχρεώσεις υποβολής εντύπων στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ:

1. Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης – Οργάνωση Χρόνου Εργασίας
2. Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά Ημέρα
3. Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Σταθερό Εβδομαδιαίο
4. Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Άδειες
5. Δήλωση έναρξης/λήξης εργασίας εργαζομένων

Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης – Οργάνωση Χρόνου Εργασίας

Η «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» ή «Απογραφική Διαδικασία» περιλαμβάνει τα στοιχεία που αφορούν την οργάνωση χρόνου εργασίας:  Συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης, Σύστημα Απασχόλησης (5ήμερη/6ήμερη), Στοιχεία Διαλείμματος, καθώς και Συμμετοχή στη Κάρτα Εργασίας και Δυνατότητα Ευέλικτης Προσέλευσης. Πρακτικά, ο εργοδότης δηλώνει την ημερομηνία εφαρμογής του Ψηφιακού Ωραρίου (υποβολή νέων εντύπων για Ωράριο Εργασίας) και κατάργησης του Ε4 – Συμπληρωματικού Ωραρίου. Στην απογραφική διαδικασία δηλώνονται όλοι οι εργαζόμενοι με εξαρτημένη σχέση εργασίας (όσοι έχουν πρόσληψη) και το δανειζόμενο προσωπικό. Πιο αναλυτικά, οι εργοδότες δηλώνουν ανά εργαζόμενο:

• ΑΦΜ, Παράρτημα Εργοδότη
• Ημερομηνία Αναφοράς Δήλωσης ή Μεταβολής
• Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ εργαζόμενου
• Συμβατικό εβδομαδιαίο ωράριο Πλήρους, Μειωμένης ή Εκ Περιτροπής Απασχόλησης με προσδιορισμό της προέλευσής του (συμπληρώνεται ο εβδομαδιαίος χρόνος πλήρους απασχόλησης που καθορίζεται βάσει ΣΣΕ/Διαιτητικής Απόφασης). Σε περίπτωση μερικής απασχόλησης αναφέρονται οι ώρες του συγκρίσιμου εργαζόμενου.
• Εβδομαδιαία απασχόληση (π.χ. 5ήμερη/6ήμερη). Σε περίπτωση μερικής μη καθημερινής εργασίας αναφέρονται οι μέρες του συγκρίσιμου εργαζόμενου.
• Διάλειμμα (διάρκεια του και εάν είναι εντός / εκτός ωραρίου)
• Ευέλικτη Προσέλευση (αφορά την κάρτα εργασίας), συμπληρώνεται μέχρι 120 λεπτά

Πότε υποβάλλεται :

1. Για τους εργοδότες της 1^ης φάσης εφαρμογής της κάρτας εργασίας (τράπεζες – σουπερ μάρκετ άνω 250 εργαζόμενων), η διαδικασία απογραφής θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι 1/10/2022.
2. Για τους λοιπούς εργοδότες, η διαδικασία απογραφής ξεκινάει στις 1/11/2022 και θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι 30/11/2022.
3. Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων της δήλωσης, τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.
4. Σε κάθε νέα πρόσληψη τα στοιχεία της δήλωσης μπορούν να συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 – Αναγγελία Πρόσληψης.

Από την ένταξη εργαζομένου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της (Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας = ΝΑΙ):

1. δημιουργείται υποχρέωση αυθημερόν υποβολής δήλωσης “Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας” όπως περιγράφεται κατωτέρω και
2. δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικός Ωραρίου ούτε θα επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο με άλλον Πίνακα Προσωπικού Ε4.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέα Πεδία στην Καρτέλα του Εργαζόμενου

Τα πεδία του εντύπου της απογραφής έχουν προστεθεί στην Καρτέλα του Εργαζόμενου 3. Εργασιακά/Ωράριο, όπου θα πρέπει να συμπληρωθούν για τη σωστή ενημέρωση του εντύπου. Πιο αναλυτικά, έχουν προστεθεί στις ενότητες «Απογραφή Ψηφιακού Ωραρίου» και «Κάρτα Εργασίας» τα παρακάτω πεδία :

• Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου, συμπληρώνεται με ΝΑΙ, για τους εργαζόμενους που συμμετέχουν στο ψηφιακό ωράριο.
• Δεδομένα Ωραρίου, συμπληρώνεται με :
  • «Καρτέλα» για τις περιπτώσεις που το ωράριο καταχωρείτε στη καρτέλα του εργαζόμενου 3.Εργασιακά/Ωράριο «Σταθερό Εβδομαδιαίο» ή «Τροποποίηση ανά Ημέρα»
  • «Ωρομέτρηση Ανά Ημέρα» για τις περιπτώσεις που το «μεταβαλλόμενο» πρόγραμμα εργασίας θα στέλνεται μέσω Ανάθεσης Ωραρίου Ωρομέτρησης.
  • «Ωρομέτρηση Βάσει Σταθερού Προτύπου» για τις περιπτώσεις που έχει ορισθεί σταθερό πρότυπο 7 ημερών στον εργαζόμενο μέσα από την Ανάθεσης Ωραρίου Ωρομέτρησης.

Άντληση ωραρίου ανά υποβολή και ανά παράμετρο
Δεδομένα Ωραρίου	Υποβολή Σταθερό Εβδομαδιαίο	Υποβολή Μεταβαλλόμενο Ωράριο/ Τροποποίηση ανά Ημέρα
Καρτέλα	3.Εργασιακά\Ωράριο\ Σταθερό Εβδομαδιαίο	3.Εργασιακά\Ωράριο\ Τροποποίηση ανά Ημέρα
Ωρομέτρηση Ανά Ημέρα	3.Εργασιακά\Ωράριο\ Σταθερό Εβδομαδιαίο	Ωρομέτρηση\Οργάνωση\ Αρχείο Εργαζομένων
Ωρομέτρηση Βάσει Σταθερού Προτύπου	Ανάθεση Προτύπου Ωρομέτρησης	Ωρομέτρηση\Οργάνωση\ Αρχείο Εργαζομένων

 

• Ημ/νία Αναφοράς, συμπληρώνεται με την ημερομηνία έναρξης της εφαρμογής του ψηφιακού ωραρίου ή με την ημερομηνία μεταβολής στοιχείων της Απογραφικής Δήλωσης. Συμπληρώνεται με ημερομηνία αναφοράς 01/10/2022 για τις επιχειρήσεις της 1^ης φάσης, για τις λοιπές επιχειρήσεις η ημερομηνία μπορεί να είναι από 1/11/2022 ως 30/11/2022
• Διάλειμμα Εντός Ωραρίου, συμπληρώνεται με ΝΑΙ όταν το ωράριο περιέχεται μέσα στον χρόνο εργασίας και δεν παρατείνει το ωράριο.
• Διάρκεια Διαλείμματος σε Λεπτά, συμπληρώνεται με τη διάρκεια του διαλείμματος σε λεπτά π.χ. 15. Η μέγιστη τιμή που δέχεται το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ είναι 180 λεπτά.
• Εφαρμογή Κάρτας Εργασίας, συμπληρώνεται με ΝΑΙ, εφόσον η επιχείρηση συμμετέχει στη «Κάρτα Εργασίας» (αποστολή χτυπημάτων Εισόδου-Εξόδου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ). Προς το παρόν, αφορά μόνο τις επιχειρήσεις της 1^ης φάσης (τράπεζες και σουπερμάρκετ άνω των 250 εργαζομένων).
• Ευέλικτη Προσέλευση σε Λεπτά, συμπληρώνεται σε Λεπτά, και μόνο σε περίπτωση που ο εργαζόμενος συμμετέχει στη «Κάρτα Εργασίας». Η ευέλικτη προσέλευση μπορεί να είναι μέχρι 120 λεπτά. Για παράδειγμα εργαζόμενος που έχει ωράριο 09:00 – 17:20 και ευέλικτη προσέλευση 60 λεπτά σημαίνει ότι ο εργαζόμενος μπορεί να ξεκινήσει να εργάζεται από τις 09:00 – 10:00 και να αποχωρήσει όταν συμπληρωθεί το οκτάωρο από 17:20 – 18:20.

Τα παραπάνω πεδία έχουν προστεθεί στη φόρμα «Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών»/ «Εισαγωγή Σταθερών Στοιχείων» για μαζική καταχώρηση ή αλλαγή σε επιλεγμένους εργαζόμενους.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέο Έντυπο «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας»

Δημιουργήθηκε νέα επιλογή στο μενού «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας» στη διαδρομή Εκτυπώσεις / Επιθεώρησης Εργασίας – ΟΑΕΔ / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας. Στη φόρμα εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που έχουν την ένδειξη «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ ή «Εφαρμογή Κάρτας Εργασίας» = ΝΑΙ  και «Ημ/νία Αναφοράς» όχι κενή. Για την υποβολή του εντύπου ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1ο: Συμπλήρωση πεδίων Καρτέλας Εργαζομένου

Ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει τα απαραίτητα πεδία στην καρτέλα του εργαζόμενου 3. Εργασιακά/Ωράριο.

Βήμα 2ο: Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο της Απογραφής Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας

Στη φόρμα «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή» θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους που επιθυμεί. Στη φόρμα επιλογής εργαζομένων εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που έχουν «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ, και δεν έχουν ήδη εισαχθεί στην λίστα εργαζομένων της φόρμας «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας».

Βήμα 3ο: Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή

Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με όλα τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στην καρτέλα του εργαζόμενου. Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Σε περίπτωση αλλαγής κάποιου πεδίου π.χ. «Διάρκεια σε Λεπτά» ή «Μέρες/Εβδομ.», τότε θα πρέπει ο χρήστης να διαγράψει την εγγραφή, να αλλάξει το αντίστοιχο πεδίο στην καρτέλα του εργαζόμενου και να κάνει ξανά εισαγωγή του εργαζόμενου.

Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».

Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.

Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.

Βήμα 4ο: Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου

Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :

α. «Προεπισκόπηση»,  όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.

β. «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.

Βήμα 5^ο: Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών

Σε περίπτωση μεταβολών στοιχείων της δήλωσης της «Απογραφής» τότε ο χρήστης θα πρέπει να αλλάξει τα πεδία, να ορίσει τη νέα «Ημερομηνία αναφοράς» στην καρτέλα του εργαζόμενου, να κάνει εισαγωγή του εργαζόμενου στη φόρμα της «Απογραφής» και τέλος να υποβάλει το έντυπο.

Σημαντικό! Η «Απογραφική Δήλωση» δεν υποβάλλεται, αν η «Ημερομηνία Αναφοράς» είναι μικρότερη από την τρέχουσα ημερομηνία. Επιπλέον, η «Ημερομηνία αναφοράς» δεν μπορεί να είναι μεταγενέστερη της 01/10/2022 , για τις εταιρίες της 1^ης φάσης, και 30/11/2022 για τις λοιπές επιχειρήσεις (με τις ως τώρα ανακοινώσεις στις 23.9.2022)

Οργάνωση Χρόνου Εργασίας

Η «Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» αφορά στις ακόλουθες δηλώσεις ωραρίου ή αδειών από επιχειρήσεις που απασχολούν εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας:

• Στοιχείων για εργαζομένους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης
• Στοιχείων για εργαζομένους με Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης
• Στοιχείων Αδειών εργαζομένων (δηλώνονται απογραφικά εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί τον μήνα χορήγησής τους).

Πότε υποβάλλονται :

Τα στοιχεία του ωραρίου υποβάλλονται σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους που αφορούν.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Καταχώρηση «Σταθερό Εβδομαδιαίο»

Για περιπτώσεις εργαζομένων που έχουν σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο (όχι βάρδιες) π.χ. κάθε μέρα 09:00 – 17:00, τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί το «Σταθερό Εβδομαδιαίο». Για την καταχώρηση και υποβολή του ωραρίου πρέπει να ακολουθηθεί η παρακάτω διαδικασία:

Βήμα 1ο: Καταχώρηση Ψηφιακού Ωραρίου

Στην καρτέλα του εργαζομένου 3. Εργασιακά/Ωράριο εμφανίζεται το κουμπί «Σταθερό Εβδομαδιαίο» όταν η «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ. Στη φόρμα που ανοίγει ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει:

• το «Ωράριο» μέσα από τη λίστα των διαθέσιμων ωραρίων.
• την ημερομηνία «Από», συμπληρώνεται με την ημερομηνία έναρξης του ωραρίου, θα πρέπει να είναι ίδια με την «ημερομηνία εφαρμογής» που καταχωρήθηκε στην «απογραφική Διαδικασία» π.χ. 1/11/2022.
• Την ημερομηνία «Έως», αν υπάρχει συγκεκριμένη λήξη αλλιώς παραμένει κενό. Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου «΄Έως» το δηλωθέν ωράριο ισχύει στο διηνεκές.
• Ενεργό Ωράριο, ο χρήστης επιλέγει το τελευταίο ενεργό ωράριο.
• Το πεδίο «Ημ. Αναγγελίας» θα ενημερωθεί αυτόματα μετά την υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.

Προσοχή! Τα ημερολογιακά διαστήματα που καταχωρούνται δεν πρέπει να είναι επικαλυπτόμενα και όταν γίνεται εισαγωγή νέου διαστήματος τότε πρέπει να καταχωρείται ημερομηνία «Έως» στην προηγούμενη εγγραφή.

Για περιπτώσεις καταχώρησης νέων ψηφιακών ωραρίων (που δεν υπάρχουν στη λίστα Ωράριο), ο χρήστης μπορεί μέσα από τη φόρμα του «Σταθερού Εβδομαδιαίου» να δημιουργήσει νέο ωράριο πατώντας το κουμπί «Δημιουργία Ωραρίου».

Περιορισμοί καταχώρησης νέου Ωραρίου:

• Το ωράριο θα πρέπει ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ να περιλαμβάνει όλες τις ημέρες της εβδομάδας, από Δευτέρα ως Κυριακή.
• Στη στήλη «Είδος» οι διαθέσιμες τιμές προς αποστολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ είναι :
  • Ωράριο, υποχρεωτικά Από – Έως
  • Τηλεργασία, υποχρεωτικά Από – Έως
  • Ανάπαυση/Ρεπό, δεν συμπληρώνεται Από – Έως
  • Μη Εργασία, δεν συμπληρώνεται Από – Έως
• Η τιμή είδος «Διάλειμμα» δεν αποστέλλεται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
• Ωράριο που έχει υποβληθεί στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, δεν μπορεί να μεταβληθεί.
• Ένα «Ωράριο» μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλούς εργαζόμενους, εφόσον οι εργαζόμενοι έχουν το ίδιο ωράριο.
• Η τιμή «Μη Εργασία» χρησιμοποιείται για τις περιπτώσεις όπου ο εργαζόμενος δεν εργάζεται και είναι μερικής μη καθημερινής ή εκ περιτροπής εργασίας.

Παράδειγμα καταχώρησης ωραρίου:

• Κανονικό Ημέρας:
  • 09:00 – 17:00 → Είδος: Εργασία
• Διακεκομμένο Ημέρας (2 κινήσεις μέσα στην ίδια ημέρα):
  • 09:00 – 13:00 → Είδος: Εργασία
  • 17:00 – 21:00 → Είδος: Εργασία
• Νυχτερινό Ωράριο:
  • 22:00 – 06:00 Είδος : Εργασία

Η καταχώρηση του εβδομαδιαίου σταθερού ωραρίου στις καρτέλες μπορεί να γίνει μαζικά μέσω της αντίστοιχης επιλογής που ενσωματώθηκε στο μενού HRM/ Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών/ Ανάθεση Ψηφιακού Ωραρίου/ Σταθερό Εβδομαδιαίο.

Βήμα 2ο: Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο της υποβολής του «Σταθερού Εβδομαδιαίου»

Στη φόρμα Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας/«Σταθερό Εβδομαδιαίο» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή» θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους που επιθυμεί. Στη φόρμα επιλογής εργαζομένων εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που έχουν καταχωρημένο «Σταθερό Εβδομαδιαίο» ή έχουν Δεδομένα Ωραρίου = «Ωρομέτρηση – Σταθερό Βάσει Προτύπου» και έχει ανατεθεί πρότυπο 7 ημέρων με τιμή στο πεδίο «Έναρξη την Ημέρα». Στη φόρμα εμφανίζεται το εβδομαδιαίο ωράριο που είναι σε ισχύ σύμφωνα με την «Ημ/νία Αναφοράς» της εκτύπωσης.

Βήμα 3ο: Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή

Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με όλα τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στην καρτέλα του εργαζόμενου στο «Σταθερό Εβδομαδιαίο». Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».

Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.

Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε.». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.

Βήμα 4ο: Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου

Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :

•  «Προεπισκόπηση»,  όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
• «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.

Βήμα 5ο: Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών

Σε περίπτωση αλλαγής σταθερού ωραρίου, ο χρήστης θα πρέπει να καταχωρήσει στην καρτέλα του εργαζόμενου το νέο ψηφιακό ωράριο, δηλαδή θα πρέπει πρώτα να κλείσει (ορισμός ημερομηνίας έως) την υπάρχουσα εγγραφή και μετά να εισάγει νέα εγγραφή, με νέο «Από». Στη συνέχεια μέσα από τη φόρμα της υποβολής θα πρέπει να εισάγει τον εργαζόμενο και να τον υποβάλει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Καταχώρηση «Μεταβαλλόμενο Ωράριο / Τροποποίηση Ανά Ημέρα»

Για περιπτώσεις εργαζομένων που έχουν σταθερό ωράριο αλλά προκύπτει μία έκτακτη αλλαγή για μία ημέρα και περιπτώσεις εργαζομένων με κυλιόμενες βάρδιες (αλλαγή ωραρίου ανά εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο) τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί η υποβολή του Μεταβαλλόμενου Ωραρίου.

Για την καταχώρηση και υποβολή του μεταβαλλόμενου ωραρίου πρέπει να ακολουθηθεί η παρακάτω διαδικασία:

Βήμα 1ο: Καταχώρηση Μεταβαλλόμενου Ωραρίου

Τα δεδομένα για το «Μεταβαλλόμενο Ωράριο» ορίζονται σύμφωνα με το πεδίο «Δεδομένα Ωραρίου» στην καρτέλα 3. Εργασιακά/Ωράριο. Αν η τιμή του πεδίου είναι «Καρτέλα» τότε η καταχώρηση γίνεται στη φόρμα «Τροποποίηση Ανά Ημέρα» που εμφανίζεται κάτω από το «Σταθερό Εβδομαδιαίο» στην καρτέλα του εργαζόμενου. Αν η τιμή του πεδίου είναι «Ωρομέτρηση – Ανά Ημέρα» ή «Ωρομέτρηση – Σταθερό Βάσει Προτύπου» τότε η καταχώρηση γίνεται στη φόρμα της Ωρομέτρησης στο Αρχείο Εργαζόμενων.

1η Περίπτωση: Δεδομένα Ωραρίου = «Καρτέλα»

Στην καρτέλα του εργαζομένου 3. Εργασιακά/Ωράριο εμφανίζεται το κουμπί «Τροποποίηση ανά Ημέρα». Στη φόρμα που ανοίγει ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει για το επιλεγμένο χρονικά διάστημα:

• Ανά ημερομηνία το «Από Ώρα» και «Έως Ώρα»
• Τον τύπο Απασχόλησης:
  • Ωράριο, υποχρεωτικά Από – Έως
  • Τηλεργασία, υποχρεωτικά Από – Έως
  • Ανάπαυση/Ρεπό, δεν συμπληρώνεται Από – Έως
  • Μη Εργασία, δεν συμπληρώνεται Από – Έως

Προσοχή! Για περιπτώσεις διακεκομμένου ωραρίου θα πρέπει να υπάρχουν 2 εγγραφές για την ίδια ημέρα. Για περιπτώσεις ωραρίων αλλαγής ημέρας (νυχτερινή απασχόληση) θα πρέπει να υπάρχει μία εγγραφή της μορφής 22:00-06:00. Όπως δείχνει η εικόνα παρακάτω:

Στη φόρμα υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης συγκεκριμένου ωραρίου μαζικά για συγκεκριμένες ημέρες.

Δίνεται η δυνατότητα μαζικής καταχώρησης ωραρίων ανά ημέρα στην καρτέλα σε περισσότερους του ενός εργαζομένους μέσω της αντίστοιχης επιλογής που ενσωματώθηκε στο μενού HRM / Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών / Ανάθεση Ψηφιακού Ωραρίου / Μεταβαλλόμενο/Τροποποίηση Ανά Ημέρα.

2η Περίπτωση: Δεδομένα Ωραρίου = «Ωρομέτρηση – Ανά Ημέρα» ή «Ωρομέτρηση – Σταθερό Βάσει Προτύπου»

Σε αυτή την περίπτωση τα δεδομένα ωραρίου καταχωρούνται στο Αρχείο Εργαζόμενων (Ωρομέτρηση/Οργάνωση/Αρχείο Εργαζομένων) και αντλούνται αυτόματα από εκεί. Για εργαζομένους που εργάζονται από 1 ως 4 μέρες την εβδομάδα (μερική μη καθημερινή) όταν έχει καταχωρηθεί Ρεπό τότε στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ η μέρα αποστέλλεται ως ΜΗ ΕΡΓΑΣΙΑ. Για να χαρακτηριστεί μία ημέρα ως ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑ θα πρέπει να οριστεί η μέρα ανά εργαζόμενο στη φόρμα Ωρομέτρηση/Παράμετροι/Τηλεργασία.

Βήμα 2ο: Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο της Υποβολής Μεταβαλλόμενο Ωράριο/Τροποποίηση Ανά Ημέρα

Στη φόρμα Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας/«Μεταβαλλόμενο Ωράριο/ Τροποποίηση Ανά Ημέρα» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή» θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους που επιθυμεί. Στη φόρμα επιλογής εργαζομένων εμφανίζονται όλοι οι εργαζόμενοι που έχουν καταχωρημένο «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ. Στη φόρμα εμφανίζεται το ωράριο για τους επιλεγμένους εργαζόμενους και το επιλεγμένο ημερολογιακό διάστημα.

Σημαντικό! Για κάθε ημέρα θα πρέπει να υπάρχει χαρακτηρισμός Εργασία ή Τηλεργασία ή Ρεπό ή Μη εργασία.

Βήμα 3ο: Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή

Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με τα ωράρια ανά ημέρα. Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή». Στη φόρμα υπάρχει η δυνατότητα για «Εξαγωγή EXCEL ανά Εργαζόμενο» σε μορφή ημερολογίου.

Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.

Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε.». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.

Βήμα 4ο: Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου

Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :

α. «Προεπισκόπηση»,  όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.

β. «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.

Βήμα 5ο: Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών

Σε περίπτωση αλλαγής ωραρίου, ο χρήστης θα πρέπει πρώτα να καταχωρήσει στην καρτέλα του εργαζόμενου ή στην ωρομέτρηση το νέο ωράριο και στη συνέχεια μέσα από τη φόρμα της υποβολής θα πρέπει να εισάγει τον εργαζόμενο και να τον υποβάλει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ !!!

1. Σε κάθε περίπτωση ισχύει η πιο πρόσφατη δήλωση ωραρίου για κάθε ημέρα εφαρμογής. Για παράδειγμα αν υποβληθούν για την ίδια ημέρα και τον ίδιο εργαζόμενο 10 διαφορετικές δηλώσεις ωραρίου, η εικόνα του εργαζομένου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ θα έχει την τελευταία υποβολή.
2. Αν το ωράριο του εργαζόμενου έχει ξεκινήσει τότε μπορεί να γίνει αλλαγή στο τρέχον ωράριο μόνο όσον αφορά τη λήξη του (αφορά περιπτώσεις μερικής απασχόλησης)
3. Δεν μπορεί να αποσταλεί εκπρόθεσμή δήλωση ωραρίου.
4. Τα «Διευθυντικά Στελέχη» απογράφονται κανονικά αλλά δεν χρειάζεται να δηλωθεί Ωράριο Απασχόλησης.
5. Στην απογραφή δηλώνεται υποχρεωτικά η εφαρμογή της Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας, η εφαρμογή της Κάρτας Εργασίας αφορά μόνο τις επιχειρήσεις που εντάσσονται στο μηχανισμό, στη παρούσα φάση μόνο Σουπερμάρκετ άνω των 250 εργαζομένων και οι τράπεζες.
6. Θα πρέπει να δηλωθεί ωράριο Εργασίας ή Τηλεργασίας και στις ημέρες που υπάρχει Άδεια – ασθένεια – Εξάμηνο ΟΑΕΔ. Κατόπιν δηλώνονται οι άδειες απολογιστικά μέχρι τις 10 του επόμενου μήνα.

Άδειες

Η διαδικασία αυτή χρησιμοποιείται για δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας με στοιχεία για τον προγραμματισμό Αδειών σε μορφή ημερολογίου. Η δήλωση αυτή μπορεί να περιλαμβάνει την καταγραφή Κανονικής Άδειας εργαζόμενου για χρονικό διάστημα Ημερομηνία Από – Ημερομηνία Έως, την καταγραφή διαφόρων τύπων Άδειας ημέρας για συγκεκριμένη ημερομηνία, καθώς και την καταγραφή διαφόρων τύπων Ωροάδειας του εργαζόμενου για συγκεκριμένη ημερομηνία και πρόσθετες πληροφορίες για Ώρα Από / Ώρα Έως. Πιο συγκεκριμένα, η διαδικασία υποβολής Δήλωσης Αδειών περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά:

• Βασικά στοιχεία δήλωσης
• Εργοδότης
• Παράρτημα
• Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
• Εργαζόμενοι δήλωσης
• Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
• Ημερομηνία Από
• Ημερομηνία Έως
• Τύπος Άδειας
• Ώρα Από – Ώρα Έως (σε περίπτωση τύπου Ωροάδειας)

Για τη συγκεκριμένη διαδικασία παρέχεται και δυνατότητα ορθής επανάληψης με τη συμπλήρωση του μοναδικού κωδικού και της ημερομηνίας υποβολής της αρχικής. Με την υποβολή της δήλωσης με ορθή επανάληψη, ανακαλείται η αρχική δήλωση και ισχύει μόνο το περιεχόμενο της νέας δήλωσης. Επίσης, δίνεται η δυνατότητα ανάκλησης δήλωσης.

Πότε υποβάλλεται:

Η δήλωση των χορηγούμενων αδειών υποβάλλεται απογραφικά, εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί τον μήνα χορήγησής τους. Σημειώνεται ότι η υποχρέωση υποβολής των αδειών, δημιουργείται από την ημερομηνία ένταξης των εργαζομένων στη Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ).

Ειδικότερα, για τους εργοδότες- επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και των σούπερ μάρκετ, όπως οι επιχειρήσεις αυτές καθορίζονται στο Μέρος Α΄ της Υπουργικής Απόφασης 49758/2022, εφόσον η απογραφή των εργαζομένων στον μηχανισμό Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας, ολοκληρωθεί μέχρι και την 1η/10/2022 , τότε για τις άδειες του μηνός Οκτωβρίου 2022, δημιουργείται η υποχρέωση υποβολής τους, εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα Νοεμβρίου 2022.

Σημαντικό! Προς το παρόν, δεν έχει ενεργοποιηθεί από το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ η εφαρμογή δήλωσης των αδειών.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Αντιστοίχιση αδειών με τους τύπους αδειών του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ

Στις Παραμέτρους Προγράμματος και συγκεκριμένα στην καρτέλα «Τύποι Αδειών», προστέθηκε η στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ». Πιο συγκεκριμένα, πραγματοποιήθηκε αντιστοίχιση των πρότυπων αδειών της εφαρμογής με τους τύπους αδειών (στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ») σύμφωνα με τη λίστα του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Επισημαίνεται ότι εφόσον ο χρήστης επιθυμεί να τροποποιήσει κάποια αντιστοίχιση, μπορεί να αλλάξει τον τύπο αδείας που θέλει στη στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ». Επιπρόσθετα, σε περίπτωση αδειών χρήστη ή δημιουργίας νέων αδειών από τον χρήστη, πρέπει ο ίδιος (ο χρήστης) να καταχωρίσει τον τύπο αδείας που θέλει, συμπληρώνοντας τη στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ».

Προσοχή! Για τις περιπτώσεις των αδειών που είναι διαχειρίσιμες σε ώρες (π.χ. Γονική & Σχολική), σημειώνεται ότι κατά την εισαγωγή τους στην περίοδο, εφόσον καταχωρηθούν σε ώρες και όχι σε ημέρες, τότε στη φόρμα υποβολής των αδειών (βλέπε παρακάτω) λαμβάνεται υπόψη ο αντίστοιχος τύπος (ID ΕΡΓΑΝΗ) της Ωροάδειας. Για παράδειγμα, αν καταχωρηθεί στην περίοδο η σχολική άδεια και καταχωρηθούν ώρες αντί για ημέρες, τότε στη φόρμα υποβολής των αδειών θα εμφανιστεί ο τύπος (ID ΕΡΓΑΝΗ) της σχολικής άδειας σε ώρες και όχι σε ημέρες, παρόλο που στις παραμέτρους προγράμματος η αντιστοίχιση έχει γίνει με τον ημερήσιο τύπο.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Ενσωμάτωση στηλών «Ώρα Από» & «Ώρα Έως» στη Διαχείριση Αδειών (αφορά τις ωροάδειες)

Στη φόρμα καταχώρησης των αδειών, προστέθηκαν οι στήλες «Ώρα Από» & «Ώρα Έως».

Οι δύο αυτές νέες στήλες ενεργοποιούνται μόνο όταν η άδεια που καταχωρείται είναι διαχειρίσιμη σε ώρες (π.χ. Γονική & Σχολική ή μια άδεια χρήστη στην οποία θα είναι τσεκαρισμένη η στήλη ‘’Διαχείριση σε ώρες’’ στις παραμέτρους προγρ/τος). Σε περίπτωση που καταχωρηθεί μία τέτοια άδεια και ο χρήστης δεν συμπληρώσει τις ώρες από και έως (οι οποίες είναι υποχρεωτικές σε ωροάδεια στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ), τότε εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα:

Επιπρόσθετα, καταχωρώντας μόνο τις στήλες «Ώρα Από» & «Ώρα Έως», τότε αυτόματα συμπληρώνονται οι ώρες στη στήλη «Ώρες Αδείας». Για παράδειγμα, αν συμπληρωθούν οι ώρες από & έως με τις τιμές 09:00 & 12:00 αντίστοιχα, τότε συμπληρώνονται αυτόματα οι 3 ώρες στη στήλη «Ώρες Αδείας».

Σημειώνεται ότι οι στήλες «Ώρα Από» & «Ώρα Έως», προστέθηκαν και στην καρτέλα 10. Προκαθορισμός του εργαζόμενου, αλλά και στη μαζική εισαγωγή αδειών από το HRM (Διαχείριση).

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέο Έντυπο «Άδειες»

Νέα δυνατότητα υποβολής στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ του εντύπου «Άδειες». Πιο αναλυτικά, προστέθηκε νέα εκτύπωση στο menu Εκτυπώσεις / Επιθεώρησης Εργασίας – ΟΑΕΔ / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας / Άδειες. Για την υποβολή του εντύπου, ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1ο: Καταχώρηση Αδειών στην καρτέλα της περιόδου

Ο χρήστης θα πρέπει αρχικά να καταχωρίσει τις άδειες στην καρτέλα 4. Στοιχεία Καταχώρησης της περιόδου του κάθε εργαζόμενου.

Βήμα 2ο: Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο Άδειες

Στη φόρμα «Άδειες» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή», θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους. Στη φόρμα επιλογής των εργαζομένων εμφανίζονται μόνο οι εργαζόμενοι που έχουν «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ (καρτέλα εργαζομένου 3. Εργασιακά / Ωράριο), και έχουν καταχωρημένη άδεια εντός της περιόδου.

Προσοχή! Αν για τον εργαζόμενο ισχύουν τα όσα αναφέρονται παραπάνω, αλλά δεν έχει καταχωρηθεί Ψηφιακό Ωράριο (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο) ή έχει καταχωρηθεί Ψηφιακό Ωράριο με ημερομηνίες που δεν συμπίπτουν με την περίοδο για την οποία υποβάλουμε τις άδειες (π.χ. υπάρχει Σταθερό Ωράριο με ισχύ από 01/06/2022 έως 30/06/2022 και επιλέγουμε στις άδειες την περίοδο Ιούλιος 2022), τότε κατά την εισαγωγή εμφανίζεται για τον εργαζόμενο το παρακάτω μήνυμα:

«Δεν έχει οριστεί Ψηφιακό Ωράριο (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο).».

Σημειώνεται ότι τα υποχρεωτικά πεδία του εντύπου, πέραν των στοιχείων του εργαζομένου, είναι:

• Τύπος Αδείας, εμφανίζεται αυτόματα ο τύπος της άδειας με βάση την καταχώρηση του χρήστη μέσα στην περίοδο (π.χ. Κανονική).
• Τύπος Αδείας ΕΡΓΑΝΗ, εμφανίζεται αυτόματα ο τύπος της άδειας με βάση τη λίστα του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και ο οποίος αντιστοιχεί στην άδεια που καταχωρήθηκε από τον χρήστη μέσα στην περίοδο (π.χ. ΑΔΚΑΝ).
• Ημ/νία Άδειας, εμφανίζεται αυτόματα η ημερομηνία της άδειας που καταχωρήθηκε από τον χρήστη μέσα στην περίοδο.
• Ώρα Από, σε περίπτωση ωροάδειας εμφανίζεται η ώρα έναρξης της άδειας που καταχωρήθηκε μέσα στην περίοδο.
• Ώρα Έως, σε περίπτωση ωροάδειας εμφανίζεται η ώρα λήξης της άδειας που καταχωρήθηκε μέσα στην περίοδο.

Βήμα 3ο: Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή

Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με όλα τα στοιχεία των αδειών που έχουν καταχωρηθεί στις περιόδους τους. Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Όλα τα υποχρεωτικά πεδία που προαναφέρθηκαν (πλην του τύπου αδείας ΕΡΓΑΝΗ που συνδέεται με την άδεια που καταχωρείται στην περίοδο) πρέπει να συμπληρωθούν ορθά στις περιόδους των εργαζομένων και στη συνέχεια εμφανίζονται αυτόματα στη φόρμα υποβολής των αδειών κατά την εισαγωγή τους. Ο χρήστης δεν έχει τη δυνατότητα να κάνει τροποποιήσεις στη φόρμα των αδειών. Αν επιθυμεί κάποια αλλαγή, πρέπει να την πραγματοποιήσει μέσα στην περίοδο και στη συνέχεια να επιλέξει ξανά τον/τους εργαζόμενο/ους προς εισαγωγή στη φόρμα των αδειών.

Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».

Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.

Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.

Προσοχή! Σε όλες τις άδειες και συγκεκριμένα σε περιπτώσεις αδειών με μεγάλη διάρκεια (π.χ. 6μηνο ΟΑΕΔ, Λοχεία, Άνευ Αποδοχών) ο χρήστης πρέπει να έχει πάντα (πέραν του πεδίου ‘’Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου = ΝΑΙ’’) συμπληρωμένο Ψηφιακό Ωράριο, για να μπορέσουν να έρθουν οι εγγραφές της αντίστοιχης άδειας στη φόρμα υποβολής των αδειών. Δηλαδή, προτείνεται γενικά όλοι οι εργαζόμενοι, ακόμα και σε περιπτώσεις που έχουν μεταβαλλόμενα ωράρια ανά ημέρα (βάρδιες), να έχουν ένα γενικό σταθερό ωράριο για τον εξής λόγο:

• Αν σε μια εργαζόμενη καταχωρείται μόνο μεταβαλλόμενο ωράριο (δεν υπάρχει σταθερό προς καταχώρηση) και υπάρχουν π.χ. εγγραφές μεταβαλλόμενου μέχρι 31/07/2022 και έρθει η στιγμή να λάβει το 6μηνο του ΟΑΕΔ από 01/08/2022, τότε αφού καταχωρηθεί το 6μηνο στην καρτέλα της εργαζόμενης και μεταβούμε στη φόρμα των αδειών για την εισαγωγή της, επιλέγοντας τον Αύγουστο 2022, εμφανίζεται για την εργαζόμενη το παρακάτω μήνυμα:

«Δεν έχει οριστεί Ψηφιακό Ωράριο (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο).».

Αυτό γίνεται, διότι στο διάστημα του 6μήνου δεν υπάρχει αντίστοιχα δηλωμένο ψηφιακό ωράριο. Στην περίπτωση βέβαια που είχε καταχωρημένο ένα σταθερό ωράριο, θα εμφανίζονταν κανονικά οι εγγραφές, με την προϋπόθεση βέβαια να ήταν σε ισχύ το σταθερό ωράριο κατά τη διάρκεια του 6μήνου του ΟΑΕΔ.

Βήμα 4ο: Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου

Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα:

• «Προεπισκόπηση»,  όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
• «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.

Βήμα 5ο: Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών

Περίπτωση 1: Μεταβολή / Διαγραφής υποβληθείσας άδειας

Σε περίπτωση αλλαγής/μεταβολής/διαγραφής κάποιας άδειας, ο χρήστης θα πρέπει πρώτα να καταχωρήσει/επεξεργαστεί στην περίοδο του εργαζόμενου την άδεια και στη συνέχεια μέσα από τη φόρμα της υποβολής θα πρέπει:

1. Να κάνει «Ανάκληση Δήλωσης» του εντύπου που έχει στείλει με τις λάθος άδειες
   1. Κατά την ανάκληση διαγράφεται ολόκληρο το έντυπο (όλες οι εγγραφές των αδειών) από το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ με βάση τον «Αριθμό Πρωτοκόλλου» και όχι μόνο η εγγραφή που είναι λάθος
2. Να διαγράψει την ημερομηνία άδειας για τον εργαζόμενο που είναι λάθος
3. Να εισάγει ξανά τον εργαζόμενο από την «Εισαγωγή»
4. Να στείλει όλες τις «Εκκρεμεί» εγγραφές των αδειών, που θα περιλαμβάνουν όλους τους εργαζόμενους και όχι μόνο τον εργαζόμενο που είχε αλλαγή.

Στη φόρμα του εντύπου «Άδειες» προστέθηκε το πεδίο «Ανάκληση Δήλωσης».

Όταν ο χρήστης το επιλέγει εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές που έχουν «Κατάσταση Υποβολής = Υποβλήθηκε». Ο χρήστης επιλέγει τον Αριθμό Πρωτοκόλλου που επιθυμεί από το φιλτράρισμα της στήλης «Αριθμός Πρωτοκόλλου» και στη συνέχεια επιλέγοντας έστω μία  εγγραφή με τον συγκεκριμένο αριθμό, πατάει «Ανάκληση». Κατά την επιλογή του κουμπιού «Ανάκληση» εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα:

Σημαντικό! Η «Ανάκληση Δήλωσης» γίνεται υποχρεωτικά για όλες τις εγγραφές που περιέχονται στην αρχική υποβολή.

Περίπτωση 2: Προσθήκη άδειας σε διάστημα που έχει ήδη υποβληθεί

Σε περίπτωση προσθήκης νέας άδειας (λόγω παράλειψης) και αποστολής στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ για περίοδο που έχει ήδη υποβληθεί, ο χρήστης πρέπει να καταχωρήσει την άδεια στην περίοδο, στη συνέχεια να κάνει «Εισαγωγή» στη φόρμα της υποβολής των αδειών και τέλος, να την υποβάλει στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ (μόνο τις προσθήκες).

Μετατροπή Ωραρίου Εργασίας σε Ψηφιακό

Απο το μενού HRM- (Διαχείριση)/Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών/Μετατροπή Ωραρίου Εργασίας σε Ψηφιακό παρέχεται η δυνατότητα μετατροπής του σταθερού εβδομαδιαίου «Ωραρίου Εργασίας» που υπήρχε στις καρτέλες εργαζομένων στο tab 3.Εργασιακά σε text μορφη,στη νέα δομημένη μορφή του  «Ψηφιακού Ωραρίου».

Σημείωση:Τα Ωράρια εργασίας που μεταβάλλονται ανά Ημέρα, ανά Εβδομάδα ή ανά Μήνα δεν μπορούν να αντιστοιχηθούν με σταθερό εβδομαδιαίο.

Η διαδικασία μετατροπής αποτελείται από τα παρακάτω βήματα :
1. Εισαγωγή Δεδομένων
2. Μετατροπή
3. Επαλήθευση του Ψηφιακού Ωραρίου , Συμπλήρωση Στοιχείων Διαλείμματος
4. Αποστολή στη Καρτέλα του Εργαζόμενου

Πιο αναλυτικά

Εισαγωγή Δεδομένων

Τα Ωράρια Εργασίας που εισάγονται στην φόρμα προέρχονται από τις ενεργές καρτέλες των εργαζομένων (πεδίο Ενεργός = Ναι στην Καρτέλα Εργαζόμενου στο tab 2.Στοιχεία Απασχόλησης). Για να δείτε ποιοι εργαζόμενοι έχουν το συγκεκριμένο ωράριο πατήστε το κουμπί «Εργαζ. Προς Μετατροπή».

Μετατροπή

Για τη μετατροπή του κειμένου (παλιό Ωράριο Εργασίας) στη νέα δομημένη μορφή του Ψηφιακού Ωραρίου ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει τα ωράρια εργασίας που έχουν έρθει  απο την εισαγωγή δεδομένων στο  grid και να πατήσει τη μετατροπή ωραρίου .

Προσοχή:Με την ολοκληρωση της μετατροπής των ωραρίων εργασίας(text μορφή) σε ψηφιακά ωράρια εργασίας , δεν παρέχεται η δυνατότητα επαναφοράς  του ωραρίου στην πρότερη μορφή του.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία της μετατροπής θα συμπληρωθούν αυτόματα τα πεδία :
• Περιγραφή (Ψηφιακό Ωράριο), εμφανίζει το επιλεγμένο ψηφιακό ωράριο
• Μέρες Ωραρίου, εμφανίζει τις μοναδικές μέρες του ψηφιακού ωραρίου που υπάρχει το είδος «Ωράριο»
• Ώρες Εβδομ. Ωραρίου, εμφανίζει τις συνολικές ώρες εργασίας του ψηφιακού ωραρίου

 

Επαλήθευση του Ψηφιακού Ωραρίου, Συμπλήρωση Διαλείμματος

Σημαντικό : Θα πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στον έλεγχο των δεδομένων. Στη στήλη «Μηνύματα Μετατροπής»(βλ.στο τέλος του κειμένου την επεξήγηση) εμφανίζονται τα μηνύματα της διαδικασίας. Κατά τον έλεγχο θα πρέπει να ελέγχετε ότι οι ημέρες και οι ώρες εργασίας του ψηφιακού ωραρίου είναι σωστές. Ο έλεγχος είναι απαραίτητος να γίνει ΚΑΙ στα Ωράρια που εμφανίζει το μήνυμα “Η μετατροπή ολοκληρώθηκε-ελέγξτε το αποτέλεσμα”. Για όσα Ωράρια Εργασίας συμφωνείτε με τη μετατροπή τους σε Ψηφιακά επιλέξτε την τιμή ΝΑΙ στη στήλη Επαλήθευση. Η επαλήθευση γίνεται ωράριο – ωράριο, και δεν υπάρχει η δυνατότητα μαζικής μεταβολής.

Για όσα Ωράρια Εργασίας συμφωνείτε με την μετατροπή τους σε Ψηφιακά επιλέξτε την τιμή ΝΑΙ στην στήλη Επαλήθευση.

Για όσα Ωράρια Εργασίας πραγματοποιήθηκε μετατροπή αλλά ΔΕΝ συμφωνείτε με αυτή μπορείτε :

• Είτε να τα μεταβάλλετε μέσω του button Μεταβολή Ωραρίου και στη συνέχεια να τα επαληθεύσετε μέσω της αντίστοιχης στήλης.
• Είτε πατώντας το button Mεταβολή Ωραρίου και έπειτα την επιλογή  Aντιγραφή .Με αυτό τον τρόπο θα δημιουργηθεί ένα  νέο ωράριο με αντιγραφή απο το επιλεγμένο, όπου ο χρήστης θα μπορεί να προχωρήσει σε τροποίηση του ωραρίου.
• Είτε να τα αγνοήσετε σ’ αυτή τη φάση και να ενημερώσετε απευθείας τις καρτέλες των εργαζομένων

Για όσα Ωράρια Εργασίας ΔΕΝ μπόρεσαν να μετατραπούν (Ανεπιτυχής μετατροπή) σε ψηφιακό μπορείτε :

• Είτε να τα αγνοήσετε σ’ αυτή τη φάση και να ενημερώσετε απευθείας τις καρτέλες των εργαζομένων
• Είτε να επιλέξετε εσείς το ψηφιακό ωράριο που επιθυμείτε μέσω του button Επιλογή Ωραρίου και στη συνέχεια να τα επαληθεύσετε μέσω της αντίστοιχης στήλης.
• Αν αφορούν Βάρδιες, δεν μπορούν να μετατραπούν σε εβδομαδιαία αλλά θα πρέπει να οριστεί Μεταβαλλόμενο ανά Ημέρα μέσα από τη Καρτέλα του Εργαζόμενου.

Απαραίτητα πεδία της δήλωσης της Απογραφής που πρέπει να συμπληρωθούν ανά Ωράριο είναι η Διάρκεια Διαλείμματος (σε λεπτά) και το Διάλειμμα αν είναι Εντός ή Εκτός Ωραρίου.

Παρατηρήσεις
1.Αν το ίδιο ωράριο εργασίας (ζεύγος ωράριο – διάλειμμα) χρησιμοποιείται σε πολλές εταιρίες τότε η επαλήθευση του ωραρίου ισχύει για όλες τις εταιρίες.
2.Η μετατροπή ωραρίου δημιουργεί «Είδος Ωραρίου» = Ωράριο και όχι Τηλεργασία. Αν ο χρήστης επιθυμεί να ορίσει Σταθερό Εβδομαδιαίο με είδος ωραρίου «Τηλεργασία», θα πρέπει :

•  ή να δημιουργήσει νέο ψηφιακό ωράριο πατώντας το button Mεταβολή Ωραρίου και έπειτα την επιλογή  Aντιγραφή .Με αυτό τον τρόπο θα δημιουργηθεί ένα  νέο ωράριο με αντιγραφή απο το επιλεγμένο, όπου ο χρήστης θα μπορεί να ορίσει στις ημέρες που επιθυμεί το είδος ωραρίου “Τηλεργασία”. Επειτα πατώντας αποθήκευση και την  επιλογή ΟΚ το ψηφιοποιημένο ωράριο θα έχει κρατήσει τη μεταβολή που έχω κάνει.
• ή  να δημιουργήσει νέο ψηφιακό ωράριο (Λοιπά Αρχεία / Ψηφιακό Ωράριο) και στη συνέχεια να αναθέσει στον εργαζόμενο το νέο Σταθερό Εβδομαδιαίο (Καρτέλα 3.Εργασιακά/Ωράριο) ή (Μαζικές Ενέργειες/Ανάθεση Ψηφιακού Ωραρίου/Σταθερό Εβδομαδιαίο)

3.Εργαζόμενοι με μεταβαλλόμενο ωράριο (βάρδιες) δεν μπορούν να αποτυπωθούν σε σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο και θα πρέπει να συμπληρώνεται το «Τροποποίηση ανά Ημέρα»
4. Από την «Ημ/νία Αναφοράς» και έπειτα σταματάει η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικού Ωραρίου.

Αποστολή στην Καρτέλα του Εργαζόμενου

Στην Καρτέλα των εργαζομένων εισάγονται μόνο τα ψηφιακά ωράρια που έχουν επαληθευτεί. Κατά την αποστολή, εκτός του σταθερού εβδομαδιαίου ωραρίου, ενημερώνεται η «ημερομηνία αναφοράς», η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας = ΝΑΙ, η «Διάρκεια Διαλείμματος» και το «Διάλειμμα Εντός Ωραρίου». Τα πεδία της απογραφής (κάρτα εργασίας, ευέλικτη προσέλευση) θα πρέπει να ενημερωθούν είτε απευθείας στις καρτέλες των εργαζομένων είτε μαζικά μέσα από την φόρμα «Εισαγωγή Σταθερών Στοιχείων».
Σε περίπτωση που οι ημέρες ή οι ώρες εβδομάδας του ωραρίου που πρόκειται να εισαχθούν στον εργαζόμενο δεν συμφωνούν με τα στοιχεία της Καρτέλας τότε ενημερώνεται ο χρήστης ότι δεν θα γίνει αποστολή. Αν παρόλα αυτά ο χρήστης επιθυμεί να ενημερώσει τη καρτέλα του εργαζόμενου, μπορεί στη φόρμα λαθών να επιλέξει τους εργαζόμενους προς ενημέρωση.
Τέλος, για την ολοκλήρωση της ένταξης των εργαζομένων στη Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, ο χρήστης θα πρέπει να υποβάλει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μέσα από την εφαρμογή Εκτυπώσεις / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας :
1. Απογραφή Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας
2. Σταθερό Εβδομαδιαίο ή Μεταβαλλόμενο Ωράριο/Τροποποίηση ανά Ημέρα