Η «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» ή «Απογραφική Διαδικασία» περιλαμβάνει τα στοιχεία που αφορούν την οργάνωση χρόνου εργασίας: Συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης, Σύστημα Απασχόλησης (5ήμερη/6ήμερη), Στοιχεία Διαλείμματος, καθώς και Συμμετοχή στη Κάρτα Εργασίας και Δυνατότητα Ευέλικτης Προσέλευσης. Πρακτικά, ο εργοδότης δηλώνει την ημερομηνία εφαρμογής του Ψηφιακού Ωραρίου (υποβολή νέων εντύπων για Ωράριο Εργασίας) και κατάργησης του Ε4 – Συμπληρωματικού Ωραρίου. Στην απογραφική διαδικασία δηλώνονται όλοι οι εργαζόμενοι με εξαρτημένη σχέση εργασίας (όσοι έχουν πρόσληψη) και το δανειζόμενο προσωπικό. Πιο αναλυτικά, οι εργοδότες δηλώνουν ανά εργαζόμενο:
- ΑΦΜ, Παράρτημα Εργοδότη
- Ημερομηνία Αναφοράς Δήλωσης ή Μεταβολής
- Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ εργαζόμενου
- Συμβατικό εβδομαδιαίο ωράριο Πλήρους, Μειωμένης ή Εκ Περιτροπής Απασχόλησης με προσδιορισμό της προέλευσής του (συμπληρώνεται ο εβδομαδιαίος χρόνος πλήρους απασχόλησης που καθορίζεται βάσει ΣΣΕ/Διαιτητικής Απόφασης). Σε περίπτωση μερικής απασχόλησης αναφέρονται οι ώρες του συγκρίσιμου εργαζόμενου.
- Εβδομαδιαία απασχόληση (π.χ. 5ήμερη/6ήμερη). Σε περίπτωση μερικής μη καθημερινής εργασίας αναφέρονται οι μέρες του συγκρίσιμου εργαζόμενου.
- Διάλειμμα (διάρκεια του και εάν είναι εντός / εκτός ωραρίου)
- Ευέλικτη Προσέλευση (αφορά την κάρτα εργασίας), συμπληρώνεται μέχρι 120 λεπτά
Πότε υποβάλλεται :
- Για τους εργοδότες της 1ης φάσης εφαρμογής της κάρτας εργασίας (τράπεζες – σουπερ μάρκετ άνω 250 εργαζόμενων), η διαδικασία απογραφής θα έπρεπε να έχει ολοκληρωθεί μέχρι 01/10/2022.
- Για τους λοιπούς εργοδότες, η διαδικασία απογραφής ξεκινούσε στις 1/11/2022 και θα έπρεπε να έχει ολοκληρωθεί μέχρι 30/11/2022.
- Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων της δήλωσης, τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.
- Σε κάθε νέα πρόσληψη τα στοιχεία της δήλωσης μπορούν να συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 – Αναγγελία Πρόσληψης.
Από την ένταξη εργαζομένου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της (Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας = ΝΑΙ):
- δημιουργείται υποχρέωση αυθημερόν υποβολής δήλωσης “Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας” όπως περιγράφεται κατωτέρω και
- δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικός Ωραρίου ούτε θα επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο με άλλον Πίνακα Προσωπικού Ε4.
Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέα Πεδία στην Καρτέλα του Εργαζόμενου
Τα πεδία του εντύπου της απογραφής έχουν προστεθεί στην Καρτέλα του Εργαζόμενου 3. Εργασιακά/Ωράριο, όπου θα πρέπει να συμπληρωθούν για τη σωστή ενημέρωση του εντύπου. Πιο αναλυτικά, έχουν προστεθεί στις ενότητες «Απογραφή Ψηφιακού Ωραρίου» και «Κάρτα Εργασίας» τα παρακάτω πεδία :
- Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου, συμπληρώνεται με ΝΑΙ, για τους εργαζόμενους που συμμετέχουν στο ψηφιακό ωράριο.
- Δεδομένα Ωραρίου, συμπληρώνεται με :
- «Καρτέλα» για τις περιπτώσεις που το ωράριο καταχωρείτε στη καρτέλα του εργαζόμενου 3.Εργασιακά/Ωράριο «Σταθερό Εβδομαδιαίο» ή «Τροποποίηση ανά Ημέρα»
- «Ωρομέτρηση Ανά Ημέρα» για τις περιπτώσεις που το «μεταβαλλόμενο» πρόγραμμα εργασίας θα στέλνεται μέσω Ανάθεσης Ωραρίου Ωρομέτρησης.
- «Ωρομέτρηση Βάσει Σταθερού Προτύπου» για τις περιπτώσεις που έχει ορισθεί σταθερό πρότυπο 7 ημερών στον εργαζόμενο μέσα από την Ανάθεσης Ωραρίου Ωρομέτρησης.
| Άντληση ωραρίου ανά υποβολή και ανά παράμετρο | ||
| Δεδομένα Ωραρίου | Υποβολή Σταθερό Εβδομαδιαίο | Υποβολή Μεταβαλλόμενο Ωράριο/ Τροποποίηση ανά Ημέρα |
| Καρτέλα | 3.Εργασιακά\Ωράριο\ Σταθερό Εβδομαδιαίο | 3.Εργασιακά\Ωράριο\ Τροποποίηση ανά Ημέρα |
| Ωρομέτρηση Ανά Ημέρα | 3.Εργασιακά\Ωράριο\ Σταθερό Εβδομαδιαίο | Ωρομέτρηση\Οργάνωση\ Αρχείο Εργαζομένων |
| Ωρομέτρηση Βάσει Σταθερού Προτύπου | Ανάθεση Προτύπου Ωρομέτρησης | Ωρομέτρηση\Οργάνωση\ Αρχείο Εργαζομένων |
- Ημ/νία Αναφοράς, συμπληρώνεται με την ημερομηνία έναρξης της εφαρμογής του ψηφιακού ωραρίου ή με την ημερομηνία μεταβολής στοιχείων της Απογραφικής Δήλωσης.
- Διάλειμμα Εντός Ωραρίου, συμπληρώνεται με ΝΑΙ όταν το ωράριο περιέχεται μέσα στον χρόνο εργασίας και δεν παρατείνει το ωράριο.
- Διάρκεια Διαλείμματος σε Λεπτά, συμπληρώνεται με τη διάρκεια του διαλείμματος σε λεπτά π.χ. 15. Η μέγιστη τιμή που δέχεται το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ είναι 180 λεπτά.
- Εφαρμογή Κάρτας Εργασίας, συμπληρώνεται με ΝΑΙ, εφόσον η επιχείρηση συμμετέχει στη «Κάρτα Εργασίας» (αποστολή χτυπημάτων Εισόδου-Εξόδου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ).
- Ευέλικτη Προσέλευση σε Λεπτά, συμπληρώνεται σε Λεπτά, και μόνο σε περίπτωση που ο εργαζόμενος συμμετέχει στη «Κάρτα Εργασίας». Η ευέλικτη προσέλευση μπορεί να είναι μέχρι 120 λεπτά. Για παράδειγμα εργαζόμενος που έχει ωράριο 09:00 – 17:00 και ευέλικτη προσέλευση 60 λεπτά σημαίνει ότι ο εργαζόμενος μπορεί να ξεκινήσει να εργάζεται από τις 09:00 – 10:00 και να αποχωρήσει όταν συμπληρωθεί το οκτάωρο από 17:00 – 18:00.
Τα παραπάνω πεδία έχουν προστεθεί στη φόρμα «Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών»/ «Εισαγωγή Σταθερών Στοιχείων» για μαζική καταχώρηση ή αλλαγή σε επιλεγμένους εργαζόμενους.
Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέο Έντυπο «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας»
Δημιουργήθηκε νέα επιλογή στο μενού «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας» στη διαδρομή Εκτυπώσεις / Επιθεώρησης Εργασίας – ΟΑΕΔ / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας. Στη φόρμα εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που έχουν την ένδειξη «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ ή «Εφαρμογή Κάρτας Εργασίας» = ΝΑΙ και «Ημ/νία Αναφοράς» όχι κενή. Για την υποβολή του εντύπου ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:
Συμπλήρωση πεδίων Καρτέλας Εργαζομένου
Ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει τα απαραίτητα πεδία στην καρτέλα του εργαζόμενου 3. Εργασιακά/Ωράριο.
Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο της Απογραφής Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας
Στη φόρμα «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή» θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους που επιθυμεί. Στη φόρμα επιλογής εργαζομένων εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που έχουν «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ, και δεν έχουν ήδη εισαχθεί στην λίστα εργαζομένων της φόρμας «Απογραφή Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας».
Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή
Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με όλα τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στην καρτέλα του εργαζόμενου. Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Σε περίπτωση αλλαγής κάποιου πεδίου π.χ. «Διάρκεια σε Λεπτά» ή «Μέρες/Εβδομ.», τότε θα πρέπει ο χρήστης να διαγράψει την εγγραφή, να αλλάξει το αντίστοιχο πεδίο στην καρτέλα του εργαζόμενου και να κάνει ξανά εισαγωγή του εργαζόμενου.
Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».
Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.
Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.
Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου
Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :
α. «Προεπισκόπηση», όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
β. «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.
Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών
Σε περίπτωση μεταβολών στοιχείων της δήλωσης της «Απογραφής» τότε ο χρήστης θα πρέπει να αλλάξει τα πεδία, να ορίσει τη νέα «Ημερομηνία αναφοράς» στην καρτέλα του εργαζόμενου, να κάνει εισαγωγή του εργαζόμενου στη φόρμα της «Απογραφής» και τέλος να υποβάλει το έντυπο.
Σημαντικό! Η «Απογραφική Δήλωση» δεν υποβάλλεται, αν η «Ημερομηνία Αναφοράς» είναι μικρότερη από την τρέχουσα ημερομηνία.