Για περιπτώσεις εργαζομένων που έχουν σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο (όχι βάρδιες) π.χ. κάθε μέρα 09:00 – 17:00, τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί το «Σταθερό Εβδομαδιαίο». Για την καταχώρηση και υποβολή του ωραρίου πρέπει να ακολουθηθεί η παρακάτω διαδικασία:
Καταχώρηση Ψηφιακού Ωραρίου
Στην καρτέλα του εργαζομένου 3. Εργασιακά/Ωράριο εμφανίζεται το κουμπί «Σταθερό Εβδομαδιαίο» όταν η «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ. Στη φόρμα που ανοίγει ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει:
- το «Ωράριο» μέσα από τη λίστα των διαθέσιμων ωραρίων.
- την ημερομηνία «Από», συμπληρώνεται με την ημερομηνία έναρξης του ωραρίου, θα πρέπει να είναι ίδια με την «ημερομηνία εφαρμογής» που καταχωρήθηκε στην «απογραφική Διαδικασία» π.χ. 1/11/2022.
- Την ημερομηνία «Έως», αν υπάρχει συγκεκριμένη λήξη αλλιώς παραμένει κενό. Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου «΄Έως» το δηλωθέν ωράριο ισχύει στο διηνεκές.
- Ενεργό Ωράριο, ο χρήστης επιλέγει το τελευταίο ενεργό ωράριο.
- Το πεδίο «Ημ. Αναγγελίας» θα ενημερωθεί αυτόματα μετά την υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Προσοχή! Τα ημερολογιακά διαστήματα που καταχωρούνται δεν πρέπει να είναι επικαλυπτόμενα και όταν γίνεται εισαγωγή νέου διαστήματος τότε πρέπει να καταχωρείται ημερομηνία «Έως» στην προηγούμενη εγγραφή.
Για περιπτώσεις καταχώρησης νέων ψηφιακών ωραρίων (που δεν υπάρχουν στη λίστα Ωράριο), ο χρήστης μπορεί μέσα από τη φόρμα του «Σταθερού Εβδομαδιαίου» να δημιουργήσει νέο ωράριο πατώντας το κουμπί «Δημιουργία Ωραρίου».
Περιορισμοί καταχώρησης νέου Ωραρίου:
- Το ωράριο θα πρέπει ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ να περιλαμβάνει όλες τις ημέρες της εβδομάδας, από Δευτέρα ως Κυριακή.
- Στη στήλη «Είδος» οι διαθέσιμες τιμές προς αποστολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ είναι :
- Ωράριο, υποχρεωτικά Από – Έως
- Τηλεργασία, υποχρεωτικά Από – Έως
- Ανάπαυση/Ρεπό, δεν συμπληρώνεται Από – Έως
- Μη Εργασία, δεν συμπληρώνεται Από – Έως
- Η τιμή είδος «Διάλειμμα» δεν αποστέλλεται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
- Ωράριο που έχει υποβληθεί στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, δεν μπορεί να μεταβληθεί.
- Ένα «Ωράριο» μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλούς εργαζόμενους, εφόσον οι εργαζόμενοι έχουν το ίδιο ωράριο.
- Η τιμή «Μη Εργασία» χρησιμοποιείται για τις περιπτώσεις όπου ο εργαζόμενος δεν εργάζεται και είναι μερικής μη καθημερινής ή εκ περιτροπής εργασίας.
Παράδειγμα καταχώρησης ωραρίου:
- Κανονικό Ημέρας:
- 09:00 – 17:00 → Είδος: Εργασία
- Διακεκομμένο Ημέρας (2 κινήσεις μέσα στην ίδια ημέρα):
- 09:00 – 13:00 → Είδος: Εργασία
- 17:00 – 21:00 → Είδος: Εργασία
- Νυχτερινό Ωράριο:
- 22:00 – 06:00 Είδος : Εργασία
Η καταχώρηση του εβδομαδιαίου σταθερού ωραρίου στις καρτέλες μπορεί να γίνει μαζικά μέσω της αντίστοιχης επιλογής που ενσωματώθηκε στο μενού HRM/ Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών/ Ανάθεση Ψηφιακού Ωραρίου/ Σταθερό Εβδομαδιαίο.
Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο της υποβολής του «Σταθερού Εβδομαδιαίου»
Στη φόρμα Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας/«Σταθερό Εβδομαδιαίο» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή» θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους που επιθυμεί. Στη φόρμα επιλογής εργαζομένων εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που έχουν καταχωρημένο «Σταθερό Εβδομαδιαίο» ή έχουν Δεδομένα Ωραρίου = «Ωρομέτρηση – Σταθερό Βάσει Προτύπου» και έχει ανατεθεί πρότυπο 7 ημέρων με τιμή στο πεδίο «Έναρξη την Ημέρα». Στη φόρμα εμφανίζεται το εβδομαδιαίο ωράριο που είναι σε ισχύ σύμφωνα με την «Ημ/νία Αναφοράς» της εκτύπωσης.
Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή
Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με όλα τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στην καρτέλα του εργαζόμενου στο «Σταθερό Εβδομαδιαίο». Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».
Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.
Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε.». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.
Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου
Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :
α. «Προεπισκόπηση», όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
β. «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.
Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών
Σε περίπτωση αλλαγής σταθερού ωραρίου, ο χρήστης θα πρέπει να καταχωρήσει στην καρτέλα του εργαζόμενου το νέο ψηφιακό ωράριο, δηλαδή θα πρέπει πρώτα να κλείσει (ορισμός ημερομηνίας έως) την υπάρχουσα εγγραφή και μετά να εισάγει νέα εγγραφή, με νέο «Από». Στη συνέχεια μέσα από τη φόρμα της υποβολής θα πρέπει να εισάγει τον εργαζόμενο και να τον υποβάλει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ !!!
1. Σε κάθε περίπτωση ισχύει η πιο πρόσφατη δήλωση ωραρίου για κάθε ημέρα εφαρμογής. Για παράδειγμα αν υποβληθούν για την ίδια ημέρα και τον ίδιο εργαζόμενο 10 διαφορετικές δηλώσεις ωραρίου, η εικόνα του εργαζομένου στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ θα έχει την τελευταία υποβολή.
2. Αν το ωράριο του εργαζόμενου έχει ξεκινήσει τότε μπορεί να γίνει αλλαγή στο τρέχον ωράριο μόνο όσον αφορά τη λήξη του (αφορά περιπτώσεις μερικής απασχόλησης)
3. Δεν μπορεί να αποσταλεί εκπρόθεσμή δήλωση ωραρίου.
4. Τα «Διευθυντικά Στελέχη» απογράφονται κανονικά αλλά δεν χρειάζεται να δηλωθεί Ωράριο Απασχόλησης.
5. Στην απογραφή δηλώνεται υποχρεωτικά η εφαρμογή της Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας, η εφαρμογή της Κάρτας Εργασίας αφορά μόνο τις επιχειρήσεις που εντάσσονται στο μηχανισμό, στη παρούσα φάση μόνο Σουπερμάρκετ άνω των 250 εργαζομένων και οι τράπεζες.
6. Θα πρέπει να δηλωθεί ωράριο Εργασίας ή Τηλεργασίας και στις ημέρες που υπάρχει Άδεια – ασθένεια – Εξάμηνο ΟΑΕΔ. Κατόπιν δηλώνονται οι άδειες απολογιστικά μέχρι τις 10 του επόμενου μήνα.