Η διαδικασία αυτή χρησιμοποιείται για δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας με στοιχεία για τον προγραμματισμό Αδειών σε μορφή ημερολογίου. Η δήλωση αυτή μπορεί να περιλαμβάνει την καταγραφή Κανονικής Άδειας εργαζόμενου για χρονικό διάστημα Ημερομηνία Από – Ημερομηνία Έως, την καταγραφή διαφόρων τύπων Άδειας ημέρας(Aσθενείας, Λοχείας, 9μήνου ΟΑΕΔ,Αιμοδοσίας κλπ) για συγκεκριμένη ημερομηνία, καθώς και την καταγραφή διαφόρων τύπων Ωροάδειας του εργαζόμενου για συγκεκριμένη ημερομηνία και πρόσθετες πληροφορίες για Ώρα Από / Ώρα Έως. Πιο συγκεκριμένα, η διαδικασία υποβολής Δήλωσης Αδειών περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά:

• Βασικά στοιχεία δήλωσης
  • Εργοδότης
  • Παράρτημα
  • Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
• Εργαζόμενοι δήλωσης
  • Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
  • Ημερομηνία Από
  • Ημερομηνία Έως
  • Τύπος Άδειας
  • Ώρα Από – Ώρα Έως (σε περίπτωση τύπου Ωροάδειας)

Για τη συγκεκριμένη διαδικασία παρέχεται και δυνατότητα ορθής επανάληψης με τη συμπλήρωση του μοναδικού κωδικού και της ημερομηνίας υποβολής της αρχικής. Με την υποβολή της δήλωσης με ορθή επανάληψη, ανακαλείται η αρχική δήλωση και ισχύει μόνο το περιεχόμενο της νέας δήλωσης. Επίσης, δίνεται η δυνατότητα ανάκλησης δήλωσης.

Πότε υποβάλλεται:

Η δήλωση των χορηγούμενων αδειών υποβάλλεται απογραφικά και έως τη λήξη του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί τον μήνα χορήγησής τους. Σημειώνεται ότι η υποχρέωση υποβολής των αδειών, δημιουργείται από την ημερομηνία ένταξης των εργαζομένων στη Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ).

Η δήλωση των χορηγούμενων αδειών είναι δυνατή από την πρώτη ημέρα του μήνα χορήγησης της άδειας έως και τη δέκατη ημέρα του επόμενου ημερολογιακού μήνα,όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Οι δηλώσεις θα αφορούν άδειες που χορηγήθηκαν από τον μήνα Ιανουάριο του 2023 και μετέπειτα. Για παράδειγμα οι άδειες του Ιανουαρίου 2023 υποβάλλονται μέχρι 10 Φεβρουαρίου 2023.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Αντιστοίχιση αδειών με τους τύπους αδειών του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ

Στις Παραμέτρους Προγράμματος και συγκεκριμένα στην καρτέλα «Τύποι Αδειών», προστέθηκε η στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ». Πιο συγκεκριμένα, πραγματοποιήθηκε αντιστοίχιση των πρότυπων αδειών της εφαρμογής με τους τύπους αδειών (στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ») σύμφωνα με τη λίστα του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Επισημαίνεται ότι εφόσον ο χρήστης επιθυμεί να τροποποιήσει κάποια αντιστοίχιση, μπορεί να αλλάξει τον τύπο αδείας που θέλει στη στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ». Επιπρόσθετα, σε περίπτωση αδειών χρήστη ή δημιουργίας νέων αδειών από τον χρήστη, πρέπει ο ίδιος (ο χρήστης) να καταχωρίσει τον τύπο αδείας που θέλει, συμπληρώνοντας τη στήλη «ID ΕΡΓΑΝΗ».

Προσοχή! Για τις περιπτώσεις των αδειών που είναι διαχειρίσιμες σε ώρες (π.χ. Γονική & Σχολική), σημειώνεται ότι κατά την εισαγωγή τους στην περίοδο, εφόσον καταχωρηθούν σε ώρες και όχι σε ημέρες, τότε στη φόρμα υποβολής των αδειών (βλέπε παρακάτω) λαμβάνεται υπόψη ο αντίστοιχος τύπος (ID ΕΡΓΑΝΗ) της Ωροάδειας. Για παράδειγμα, αν καταχωρηθεί στην περίοδο η σχολική άδεια και καταχωρηθούν ώρες αντί για ημέρες, τότε στη φόρμα υποβολής των αδειών θα εμφανιστεί ο τύπος (ID ΕΡΓΑΝΗ) της σχολικής άδειας σε ώρες και όχι σε ημέρες, παρόλο που στις παραμέτρους προγράμματος η αντιστοίχιση έχει γίνει με τον ημερήσιο τύπο

Στο επισυναπτόμενο αρχείο Excel μπορείτε να δείτε την κωδικοποίηση διαφόρων τύπω αδειών  όπως αυτές γίνονται αποδεκτές κατα την υποβολή του εντύπου  με βάση τη λίστα του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ.

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Ενσωμάτωση στηλών «Ώρα Από» & «Ώρα Έως» στη Διαχείριση Αδειών (αφορά τις ωροάδειες)

Στη φόρμα καταχώρησης των αδειών, προστέθηκαν οι στήλες «Ώρα Από» & «Ώρα Έως».

Οι δύο αυτές νέες στήλες ενεργοποιούνται μόνο όταν η άδεια που καταχωρείται είναι διαχειρίσιμη σε ώρες (π.χ. Γονική & Σχολική , μειωμένου ωραρίου ή μια άδεια χρήστη στην οποία θα είναι τσεκαρισμένη η στήλη ‘’Διαχείριση σε ώρες’’ στις παραμέτρους προγρ/τος). Σε περίπτωση που καταχωρηθεί μία τέτοια άδεια και ο χρήστης δεν συμπληρώσει τις ώρες από και έως (οι οποίες είναι υποχρεωτικές σε ωροάδεια στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ), τότε εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα:

Επιπρόσθετα, καταχωρώντας μόνο τις στήλες «Ώρα Από» & «Ώρα Έως», τότε αυτόματα συμπληρώνονται οι ώρες στη στήλη «Ώρες Αδείας». Για παράδειγμα, αν συμπληρωθούν οι ώρες από & έως με τις τιμές 09:00 & 12:00 αντίστοιχα, τότε συμπληρώνονται αυτόματα οι 3 ώρες στη στήλη «Ώρες Αδείας».

Σημειώνεται ότι οι στήλες «Ώρα Από» & «Ώρα Έως», προστέθηκαν και στην καρτέλα 10. Προκαθορισμός του εργαζόμενου, αλλά και στη μαζική εισαγωγή αδειών από το HRM (Διαχείριση).

Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέο Έντυπο «Άδειες»

Νέα δυνατότητα υποβολής στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ του εντύπου «Άδειες». Πιο αναλυτικά, προστέθηκε νέα εκτύπωση στο menu Εκτυπώσεις / Επιθεώρησης Εργασίας – ΟΑΕΔ / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας / Άδειες. Για την υποβολή του εντύπου, ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1^ο: Καταχώρηση Αδειών στην καρτέλα της περιόδου

Ο χρήστης θα πρέπει αρχικά να καταχωρίσει τις άδειες στην καρτέλα 4. Στοιχεία Καταχώρησης της περιόδου του κάθε εργαζόμενου.

Βήμα 2^ο: Εισαγωγή Εργαζόμενων στο έντυπο Άδειες

Στη φόρμα «Άδειες» ο χρήστης με το κουμπί «Εισαγωγή», θα πρέπει να εισάγει τους εργαζόμενους. Στη φόρμα επιλογής των εργαζομένων εμφανίζονται μόνο οι εργαζόμενοι που έχουν «Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου» = ΝΑΙ (καρτέλα εργαζομένου 3. Εργασιακά / Ωράριο), και έχουν καταχωρημένη άδεια εντός της περιόδου.

Προσοχή! Αν για τον εργαζόμενο ισχύουν τα όσα αναφέρονται παραπάνω, αλλά δεν έχει καταχωρηθεί Ψηφιακό Ωράριο (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο) ή έχει καταχωρηθεί Ψηφιακό Ωράριο με ημερομηνίες που δεν συμπίπτουν με την περίοδο για την οποία υποβάλουμε τις άδειες (π.χ. υπάρχει Σταθερό Ωράριο με ισχύ από 01/06/2022 έως 30/06/2022 και επιλέγουμε στις άδειες την περίοδο Ιούλιος 2022), τότε κατά την εισαγωγή εμφανίζεται για τον εργαζόμενο το παρακάτω μήνυμα:

«Δεν έχει οριστεί Ψηφιακό Ωράριο (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο)».

Εναλλακτικά στην περίπτωση που καταχωρηθεί σε κάποιον εργαζόμενο άδεια και δεν υπάρχει καταχωρημένο ψηφιακό ωράριο, τότε στη φόρμα υποβολής των αδειών και συγκεκριμένα στην εισαγωγή, για να εισαχθούν οι ημερομηνίες των αδειών του εργαζόμενου αυτού, ο χρήστης πρέπει να επιλέξει το πεδίο «Βάσει Ημερολογιακού Διαστήματος». Με την επιλογή του πεδίου αυτού έρχονται οι ημερομηνίες (ημερολογιακά) με βάση και τον αριθμό των ημερών που είναι καταχωρημένες στην περίοδο.

Για τις περιπτώσεις των επιχειρήσεων με 7ημερη απασχόληση με 2 ρεπό, η απεικόνιση των ημερών αδείας που συμπίπτουν με ημέρα αναθετημένης αργίας στη φόρμα υποβολής των αδειών γίνεται όταν ειναι ενεργοποιημένη η παράμετρος «Άδεια σε 7μερη απασχόληση με 2 ρεπό». Πιο συγκεκριμένα  στην καρτέλα 5. Μισθοδοτικά του εργαζόμενου όταν  το πεδίο «Άδεια σε 7μερη απασχ. με 2 ρεπό» = Ναι, τότε η ημέρα της άδειας που συμπίπτει με αναθετημένη αργία, εμφανίζεται κατά την εισαγωγή του εργαζόμενου στη φόρμα υποβολής των αδειών.

Σημειώνεται ότι τα υποχρεωτικά πεδία του εντύπου, πέραν των στοιχείων του εργαζομένου, είναι:

• Τύπος Αδείας, εμφανίζεται αυτόματα ο τύπος της άδειας με βάση την καταχώρηση του χρήστη μέσα στην περίοδο (π.χ. Κανονική).
• Τύπος Αδείας ΕΡΓΑΝΗ, εμφανίζεται αυτόματα ο τύπος της άδειας με βάση τη λίστα του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και ο οποίος αντιστοιχεί στην άδεια που καταχωρήθηκε από τον χρήστη μέσα στην περίοδο (π.χ. ΑΔΚΑΝ).
• Ημ/νία Άδειας, εμφανίζεται αυτόματα η ημερομηνία της άδειας που καταχωρήθηκε από τον χρήστη μέσα στην περίοδο.
• Ώρα Από, σε περίπτωση ωροάδειας εμφανίζεται η ώρα έναρξης της άδειας που καταχωρήθηκε μέσα στην περίοδο.
• Ώρα Έως, σε περίπτωση ωροάδειας εμφανίζεται η ώρα λήξης της άδειας που καταχωρήθηκε μέσα στην περίοδο.

Βήμα 3^ο: Έλεγχος Στοιχείων και Οριστική Υποβολή

Μετά την εισαγωγή των εργαζομένων, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με όλα τα στοιχεία των αδειών που έχουν καταχωρηθεί στις περιόδους τους. Ο χρήστης πρέπει να κάνει έλεγχο των στοιχείων. Όλα τα υποχρεωτικά πεδία που προαναφέρθηκαν (πλην του τύπου αδείας ΕΡΓΑΝΗ που συνδέεται με την άδεια που καταχωρείται στην περίοδο) πρέπει να συμπληρωθούν ορθά στις περιόδους των εργαζομένων και στη συνέχεια εμφανίζονται αυτόματα στη φόρμα υποβολής των αδειών κατά την εισαγωγή τους. Ο χρήστης δεν έχει τη δυνατότητα να κάνει τροποποιήσεις στη φόρμα των αδειών. Αν επιθυμεί κάποια αλλαγή, πρέπει να την πραγματοποιήσει μέσα στην περίοδο και στη συνέχεια να επιλέξει ξανά τον/τους εργαζόμενο/ους προς εισαγωγή στη φόρμα των αδειών.

Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».

Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.

Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.

Προσοχή! Σε όλες τις άδειες και συγκεκριμένα σε περιπτώσεις αδειών με μεγάλη διάρκεια (π.χ. 6μηνο ΟΑΕΔ, Λοχεία, Άνευ Αποδοχών) ο χρήστης πρέπει να έχει πάντα (πέραν του πεδίου ‘’Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου = ΝΑΙ’’) συμπληρωμένο Ψηφιακό Ωράριο, για να μπορέσουν να έρθουν οι εγγραφές της αντίστοιχης άδειας στη φόρμα υποβολής των αδειών. Δηλαδή, προτείνεται γενικά όλοι οι εργαζόμενοι, ακόμα και σε περιπτώσεις που έχουν μεταβαλλόμενα ωράρια ανά ημέρα (βάρδιες), να έχουν ένα γενικό σταθερό ωράριο για τον εξής λόγο:

• Αν σε μια εργαζόμενη καταχωρείται μόνο μεταβαλλόμενο ωράριο (δεν υπάρχει σταθερό προς καταχώρηση) και υπάρχουν π.χ. εγγραφές μεταβαλλόμενου μέχρι 31/07/2022 και έρθει η στιγμή να λάβει το 6μηνο του ΟΑΕΔ από 01/08/2022, τότε αφού καταχωρηθεί το 6μηνο στην καρτέλα της εργαζόμενης και μεταβούμε στη φόρμα των αδειών για την εισαγωγή της, επιλέγοντας τον Αύγουστο 2022, εμφανίζεται για την εργαζόμενη το παρακάτω μήνυμα:

«Δεν έχει οριστεί Ψηφιακό Ωράριο (Σταθερό ή Μεταβαλλόμενο)».

Αυτό γίνεται, διότι στο διάστημα του 6μήνου δεν υπάρχει αντίστοιχα δηλωμένο ψηφιακό ωράριο. Στην περίπτωση βέβαια που είχε καταχωρημένο ένα σταθερό ωράριο, θα εμφανίζονταν κανονικά οι εγγραφές, με την προϋπόθεση βέβαια να ήταν σε ισχύ το σταθερό ωράριο κατά τη διάρκεια του 6μήνου του ΟΑΕΔ.

Βήμα 4^ο: Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου

Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα:

• «Προεπισκόπηση»,  όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
• «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.

Βήμα 5^ο: Υποβολή Εντύπου σε περίπτωση μεταβολών

Περίπτωση 1: Μεταβολή / Διαγραφής υποβληθείσας άδειας

Στη φόρμα υποβολής ενσωματώθηκε η επιλογή «Ανάκληση Δήλωσης» που δίνει τη δυνατότητα ακύρωσης μιας οριστικοποιημένης δήλωσης.

Σε αυτή την περίπτωση ο χρήστης :

• Θα πρέπει να επιλέξει μόνο έναν αριθμό πρωτοκόλλου
• Να επιλέξει το checkbox «Ανάκληση Δήλωσης» και να πατήσει Υποβολή
• Κατά την ολοκλήρωση της ανάκλησης και επιστρέφοντας στην εφαρμογή οι ημερομηνίες αδειών που περιλαμβάνονται στην ακυρωθείσα δήλωση αλλάζουν κατάσταση υποβολής σε Εκκρεμεί.

Σημείωση: Η ανάκληση δήλωσης αδειών πραγματοποιείται με σύνδεση μέσω browser στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ.

Περίπτωση 2: Προσθήκη άδειας σε διάστημα που έχει ήδη υποβληθεί

Σε περίπτωση προσθήκης νέας άδειας (λόγω παράλειψης) και αποστολής στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ για περίοδο που έχει ήδη υποβληθεί, ο χρήστης πρέπει να καταχωρήσει την άδεια στην περίοδο, στη συνέχεια να κάνει «Εισαγωγή» στη φόρμα της υποβολής των αδειών και τέλος, να την υποβάλει στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ (μόνο τις προσθήκες).