Σύμφωνα με τις οδηγίες του Ταμείου Επαγγελματικής Ασφάλισης Υπαλλήλων Φαρμακευτικών Εργασιών (Τ.Ε.Α.Υ.Φ.Ε.), επισημαίνονται τα παρακάτω:

• Το «Μηνιαίο Αρχείο Εισφορών» υποβάλλεται πλέον ηλεκτρονικά μέσω των «Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών Τ.Ε.Α.Υ.Φ.Ε».
• Το Ταμείο δέχεται προσωρινά το αρχείο και μέσω e-mail (όπως παλιά), αλλά η δυνατότητα αυτή θα σταματήσει σύντομα. Οδηγία του Ταμείου είναι όλοι οι χρήστες να συμμορφωθούν με τη νέα ηλεκτρονική υποβολή.
• Ο χρήστης πρέπει να υποβάλει ηλεκτρονικά ξεχωριστό αρχείο για κάθε περίοδο. Δηλαδή, ξεχωριστή υποβολή για καθεμία από τις δώδεκα (12) περιόδους και ξεχωριστή υποβολή για Δώρο Πάσχα – Επίδομα Αδείας – Δώρο Χριστουγέννων.
• Οι κωδικοί απασχόλησης που αφορούν τη νέα ηλεκτρονική υποβολή είναι οι παρακάτω:

• Για παράδειγμα, σχετικά με τον Απρίλιο και το Δώρο Πάσχα, θα πραγματοποιηθεί ξεχωριστή υποβολή για την περίοδο του Απριλίου (κωδικός 01. ΚΑΝΟΝΙΚΗ) και ξεχωριστή για την περίοδο του Δώρου Πάσχα (04. ΔΩΡΟ ΠΑΣΧΑ). Το ίδιο ισχύει για το Επίδομα Αδείας και το Δώρο Χριστουγέννων. Ξεχωριστή υποβολή πραγματοποιείται και σε τυχόν περίπτωση αναδρομικών αποδοχών (02. ΑΝΑΔΟΡΜΙΚΑ).
• Στην εφαρμογή μισθοδοσίας, ο χρήστης επιλέγει κάθε φορά την περίοδο που επιθυμεί (περίοδοι 1-12 ή Δ/Π ή Ε/Α ή Δ/Χ ή Αναδρομικά) και πραγματοποιεί την εξαγωγή του αρχείου και στη συνέχεια την Υποβολή. Κατά την υποβολή η διαδικασία μεταφέρεται στο περιβάλλον του Τ.Ε.Α.Υ.Φ.Ε. όπου εκεί ανεβαίνει αυτόματα το αρχείο που έγινε εξαγωγή και ο χρήστης καλείται να ολοκληρώσει την Υποβολή πατώντας το κουμπί .
• Σχετικά με την ταυτότητα πληρωμής σημειώνεται ότι μετά την ολοκλήρωση της υποβολής του αρχείου, παράγεται αυτόματα Ταυτότητα πληρωμής από την πλατφόρμα όπως παρακάτω:

           Κωδικός RF

           Eξόφληση από όλες τις συστημικές Τράπεζες από 04/11/2024

                                 ή

           Πληρωμή μέσω Εθνικής Τράπεζας (Πληρωμές → Ασφαλιστικά Ταμεία → ΤΕΑΥΦΕ ΝΠΙΔ Κωδικός RF)

                                 ή

            Κωδ. Πληρωμής

           Πληρωμή μέσω Εθνικής Τράπεζας (Πληρωμές →Ασφαλιστικά Ταμεία → ΤΕΑΥΦΕ ΝΠΙΔ Κωδ. Πληρωμής).

• Σε περίπτωση που υπάρχουν στην περίοδο και αποδοχές αδείας, ασθένεια, υπερωρίες, bonus κ.λπ., υποβάλλεται ένα ενιαίο αρχείο με κωδικό «01. ΚΑΝΟΝΙΚΗ» το οποίο περιλαμβάνει τις εγγραφές με τους κωδικούς του μισθού, των αποδοχών αδείας, της ασθένειας κ.λπ.. Για τον λόγο αυτό στην εφαρμογή μισθοδοσίας, κατά την επιλογή της περιόδου, είναι αυτόματα ενεργοποιημένο και δεν μπορεί να απενεργοποιηθεί το πεδίο «Εξαγωγή Ενιαίου Αρχείου Εισφορών», έτσι ώστε κατά την εξαγωγή αρχείου να παράγεται ένα ενιαίο αρχείο με όλες τις τυχόν εγγραφές των πρόσθετων αποδοχών και να πραγματοποιείται σωστά η υποβολή (βλ. εικόνα παρακάτω). Σε περίπτωση που υπάρχει μόνο η αποδοχή του μισθού τότε το πεδίο της ενιαίας εξαγωγής παραμένει ενεργοποιημένο και δεν επηρεάζει πουθενά την υποβολή, η οποία θα γίνεται με τον ίδιο τρόπο.

• Κατ’ εξαίρεση όταν σε μια περίοδο υπάρχει αποχώρηση ενός εργαζομένου, τότε θα πρέπει ο χρήστης αρχικά να ακολουθήσει τη διαδικασία σχετικά με την αίτηση, για τον εργαζόμενο αυτόν, ως ανενεργό μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Ταμείου (δεν αφορά διαδικασία μέσα από την εφαρμογή μισθοδοσίας). Σχετικές οδηγίες υπάρχουν στη σελίδα 12 του εγχειριδίου του Τ.Ε.Α.Υ.Φ.Ε.. Σε συνέχεια των ανωτέρω, όταν ένας εργαζόμενος δηλωθεί ως ανενεργός και φαίνεται ανενεργός στο Μητρώο του Ταμείου, τότε για εκείνη την περίοδο θα πρέπει να υπολογιστούν για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο, πέραν της κανονικής περιόδου, και οι περίοδοι των δώρων/επιδομάτων. Στην περίπτωση αυτή, στο μηνιαίο αρχείο της περιόδου με κωδικό 01. ΚΑΝΟΝΙΚΗ, πρέπει να περιλαμβάνονται οι εγγραφές των ενεργών εργαζομένων + οι εγγραφές του ανενεργού εργαζόμενου, συμπεριλαμβανομένων και των εγγραφών που αφορούν τα δώρα/επιδόματα για τον ίδιο.

Σε μια τέτοια περίπτωση ο χρήστης πρέπει, για την υποβολή εκείνης της περιόδου, να επιλέξει στο φίλτρο «Ημ/νία από – Ημ/νία εώς» τις ημερομηνίες της περιόδου που επιθυμεί π.χ. 01/07/2025 -31/07/2025, να τσεκάρει το πεδίο «Εξαγωγή Ενιαίου Αρχείου Εισφορών» (το πεδίο αυτό είναι αυτόματα ενεργοποιημένο μόνο στο φίλτρο Περίοδος – Χρήση) και τέλος να προχωρήσει στην εξαγωγή αρχείου και την υποβολή (βλ. εικόνα παρακάτω). Προσοχή στην περίπτωση αυτή, αν δεν επιλεγεί το πεδίο «Εξαγωγή Ενιαίου Αρχείου Εισφορών» δεν είναι δυνατή η εξαγωγή του αρχείου. Σχετικά με την υποβολή, η επιλογή των φίλτρων «Ημ/νία από – Ημ/νία εώς», θα πρέπει να γίνεται μόνο στην περίπτωση που προαναφέρθηκε (της αποχώρησης εργαζόμενου δηλαδή). Σε κάθε άλλη περίπτωση πρέπει να επιλέγεται το φίλτρο «Περίοδος – Χρήση».

Παράδειγμα

Υπάρχουν τρεις (3) εργαζόμενοι και στον Σεπτέμβριο αποχωρεί ο ένας από αυτούς. Για την υποβολή του αρχείου εισφορών του Σεπτεμβρίου, ο χρήστης θα πρέπει, αφού πρώτα γίνει ανενεργός ο εργαζόμενος στο Μητρώο του ΤΕΑΥΦΕ, να υπολογίσει για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο πέραν της κανονικής περιόδου και τις περιόδους των δώρων/επιδομάτων. Στην εφαρμογή μισθοδοσίας θα πρέπει να επιλέξει το φίλτρο «Ημ/νία από – Ημ/νία εώς», να καταχωρίσει τις ημερομηνίες 01/09/2025 – 30/09/2025, να τσεκάρει το πεδίο «Εξαγωγή Ενιαίου Αρχείου Εισφορών» και στη συνέχεια να προχωρήσει στην εξαγωγή του αρχείου. Έτσι, το αρχείο εξαγωγής που θα υποβληθεί εν συνεχεία θα έχει κωδικό 01. ΚΑΝΟΝΙΚΗ και θα περιλαμβάνει τις εγγραφές των κανονικών περιόδων για τους δύο (2) ενεργούς εργαζόμενους και τις εγγραφές της κανονικής περιόδου + τις εγγραφές των δώρων/επιδομάτων για τον ανενεργό εργαζόμενο.

Σημειώνεται ότι, για τους δύο (ενεργούς) εργαζόμενους θα υποβληθεί π.χ. το Δώρο Χριστουγέννων με ξεχωριστή υποβολή (κωδικός 03. ΔΩΡΟ ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΩΝ) όταν πραγματοποιηθεί η καταβολή τους.
Για τον Δεκέμβριο δηλαδή, θα γίνει για τους δύο (2) ενεργούς εργαζόμενους ξεχωριστή υποβολή για την κανονική περίοδο του Δεκεμβρίου (01. ΚΑΝΟΝΙΚΗ) και ξεχωριστή υποβολή για το Δώρο Χριστουγέννων (03. ΔΩΡΟ ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΩΝ).

ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Αν ο εργαζόμενος δηλωθεί και φαίνεται ως ανενεργός στο Μητρώο του Ταμείου, τότε:

• αν κατά την περίοδο αποχώρησης ο χρήστης προσπαθήσει να στείλει ξεχωριστό αρχείο για το δώρο ή το επίδομα μόνο με τον ανενεργό εργαζόμενο, τότε κατά την υποβολή θα εμφανιστεί σφάλμα.
• αν κατά την περίοδο αποχώρησης ο χρήστης δεν στείλει με το ενιαίο αρχείο και τις εγγραφές των δώρων/επιδομάτων και προσπαθήσει να τις στείλει με το ξεχωριστό αρχείο που θα στείλει για τους ενεργούς, τότε και πάλι θα εμφανιστεί σφάλμα.