1. Ενσωμάτωση του νέου εντύπου «Δήλωση Εξαίρεσης από την Υποχρέωση Προαναγγελίας» προς υποβολή στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ». Συγκεκριμένα, με τη δήλωση αυτή δίνεται η δυνατότητα εξαίρεσης από υποχρέωση προαναγγελίας μεταβολών ωραρίου και υπερωριών, για επιχειρήσεις που ανήκουν στους Κλάδους Ένταξης στην Κάρτα Εργασίας.
Ποιοι το υποβάλλουν:
Οι εργοδότες των οποίων οι επιχειρήσεις έχουν ενταχθεί στη χρήση της ψηφιακής κάρτας εργασίας και επιθυμούν να δηλώνουν τις αλλαγές ωραρίων και υπερωριών απολογιστικά. Οι εργοδότες δηλώνουν ότι επιθυμούν να εξαιρεθούν από την υποχρέωση της προαναγγελίας των αλλαγών των ωραρίων / υπερωριών.
Πότε υποβάλλεται:
Η προθεσμία υποβολής της δήλωσης είναι πριν την έναρξη του δηλούμενου μήνα.
Προσοχή! Η δήλωση χαρακτηρίζει κάθε μήνα μετά από τον υποβαλλόμενο μέχρι να υπάρξει νέα δήλωση που αλλάζει εκ νέου το καθεστώς εξαίρεσης ή όχι από την προαναγγελία. Η δήλωση είναι απαραίτητη μόνο στην περίπτωση επιχείρησης που επιθυμεί να εξαιρείται από την προαναγγελία. Για παράδειγμα, αν μια επιχείρηση θέλει να παραμείνει από 1/7/2024 στο προαναγγελτικό σύστημα δήλωσης αλλαγών ωραρίων / υπερωριών, δεν υποβάλλει το έντυπο και δεν χρειάζεται κάποια ενέργεια.
Πώς υποβάλλεται:
Η δήλωση υποβάλλεται αποκλειστικά από την ΕΔΡΑ της επιχείρησης. Αν η επιχείρηση έχει πολλά υποκαταστήματα, θα υποβάλει μία δήλωση η οποία αφορά το σύνολο των εργαζομένων της εταιρείας. Ουσιαστικά, η δυνατότητα υποβολής της συγκεκριμένης δήλωσης προσφέρεται μόνο για την έδρα συμβολίζοντας την δήλωση συνολικά για την επιχείρηση. Στη δήλωση ορίζεται:
• αν η επιχείρηση εξαιρείται από την Προαναγγελία, δηλαδή αν η εταιρεία επιθυμεί απολογιστικές υποβολές ωραρίων / υπερωριών.
• ο Μήνας και το Έτος αναφοράς, όπου ξεκινάει το απολογιστικό σύστημα υποβολών ωραρίων / υπερωριών.
Παράδειγμα: Επιχείρηση θέλει να στέλνει από 1/7/2024 απολογιστικά τις αλλαγές ωραρίων και υπερωριών. Η επιχείρηση θα πρέπει να υποβάλει τη «Δήλωση Εξαίρεσης από την Υποχρέωση Προαναγγελίας» δηλώνοντας ως μήνα αναφοράς «Ιούλιος 2024» και «Εξαίρεση Προαναγγελίας» = ΝΑΙ. Η δήλωση θα πρέπει να υποβληθεί μέχρι 30/6/2024.
Σημείωση: Η δήλωση υποβάλλεται και στην περίπτωση αλλαγής από το απολογιστικό σύστημα στο προαναγγελτικό. Δηλαδή, αν έχει δηλωθεί από τον Ιούλιο 2024 ότι η επιχείρηση εξαιρείται από την Προαναγγελία και από τον Σεπτέμβριο 2024 επιθυμεί να επανέλθει στην προαναγγελία, τότε θα πρέπει να υποβληθεί εκ νέου η δήλωση μέχρι 31/8/2024 επιλέγοντας ως μήνα αναφοράς «Σεπτέμβριος 2024» και «Εξαίρεση Προαναγγελίας» = ΟΧΙ
Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέο Έντυπο «Δήλωση Εξαίρεσης από την Υποχρέωση Προαναγγελίας» προς υποβολή στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ»
Συγκεκριμένα, το νέο έντυπο ενσωματώθηκε στο μενού Εκτυπώσεις / Επιθεώρησης Εργασίας – ΔΥΠΑ / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας. Για την υποβολή του εντύπου, ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:
Βήμα 1: Επιλογή Εταιρίας
Ο χρήστης επιλέγει αρχικά την εταιρία. Στο επάνω μέρος της εκτύπωσης δίνεται και η δυνατότητα της μαζικής επιλογής εταιριών. Στη συνέχεια ο χρήστης επιλέγει το κουμπί της Εισαγωγής (+) και εκεί εμφανίζεται μόνο η εταιρία ή οι εταιρίες που επέλεξε.
Βήμα 2: Συμπλήρωση των πεδίων του εντύπου. Πιο αναλυτικά, τα πεδία είναι:
• Μήνας , ο χρήστης επιλέγει τον μήνα αναφοράς (όπου ξεκινάει το απολογιστικό σύστημα υποβολών ωραρίων / υπερωριών ή η τυχόν επαναφορά στο προαναγγελτικό σύστημα). Προσοχή, δεν γίνονται αποδεκτές οι περίοδοι πριν τον Ιούλιο 2024.
• Έτος , ο χρήστης επιλέγει αντίστοιχα το έτος αναφοράς. Προσοχή, δεν γίνονται αποδεκτές οι περίοδοι πριν τον Ιούλιο 2024.
• Εξαίρεση Προαναγγελίας, ο χρήστης επιλέγει «ΝΑΙ» αν επιθυμεί την ένταξη στο απολογιστικό σύστημα ή «ΟΧΙ» αν επιθυμεί την επαναφορά στο προαναγγελτικό σύστημα (μόνο σε περίπτωση που έχει προηγηθεί υποβολή με ένταξη στο απολογιστικό).
• Παρατηρήσεις (δεν είναι υποχρεωτικό πεδίο), ο χρήστης αναγράφει κάθε χρήσιμη διευκρίνιση σχετικά με τη νέα δήλωση.
Στη συνέχεια ο χρήστης τσεκάρει την εταιρία ή τις εταιρίες στο κάτω μέρος και επιλέγει ΟΚ.
Βήμα 3: Έλεγχος των στοιχείων
Μετά την εισαγωγή της εταιρίας ή των εταιριών, ο χρήστης πρέπει να κάνει τον έλεγχο των στοιχείων. Σε περίπτωση αλλαγής κάποιου πεδίου, ο χρήστης θα πρέπει να διαγράψει την εγγραφή, να κάνει ξανά εισαγωγή, να αλλάξει το αντίστοιχο πεδίο και να επιλέξει ΟΚ ώστε να έρθει η εγγραφή στη φόρμα.
Βήμα 4: Υποβολή
Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».
Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.
Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.
Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου
Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :
α. «Προεπισκόπηση», όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
β. «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.
Ανάκληση Δήλωσης
Στη φόρμα υποβολής του νέου εντύπου ενσωματώθηκε η επιλογή «Ανάκληση Δήλωσης» που δίνει τη δυνατότητα ακύρωσης μιας οριστικοποιημένης δήλωσης. Η ανάκληση αφορά μόνο υποβληθείσες εγγραφές. Πιο συγκεκριμένα, μόλις επιλεγεί το ανωτέρω πεδίο, εμφανίζονται μόνο εγγραφές που έχουν υποβληθεί, ο χρήστης επιλέγει αυτές για τις οποίες θέλει να πραγματοποιήσει ανάκληση και τέλος επιλέγει το κουμπί «Ανάκληση». Κατά την ολοκλήρωση της ανάκλησης, η εφαρμογή οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και κατά την ολοκλήρωση της ανάκλησης οι εγγραφές που περιλαμβάνονται στην ακυρωθείσα δήλωση αλλάζουν κατάσταση υποβολής σε Εκκρεμεί.
2. Ενσωμάτωση του νέου εντύπου «Δήλωση Απασχόλησης την Έκτη Ημέρα» προς υποβολή στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Ποιοι το υποβάλλουν:
α) επιχειρήσεις συνεχούς λειτουργίας από τη φύση τους, που λειτουργούν όλες τις ημέρες της εβδομάδας επί 24ωρου βάσεως (24/7) με σύστημα εναλλασσόμενων βαρδιών και εφαρμόζουν σύστημα πενθήμερης εβδομαδιαίας εργασίας για τους εργαζομένους τους (άρθρο 25 του Ν.5053/2023).
β) επιχειρήσεις μη συνεχούς λειτουργίας που λειτουργούν 5 ή 6 ημέρες την εβδομάδα επί 24ωρου βάσεως (24/5 ή 24/6) με σύστημα εναλλασσόμενων βαρδιών και εφαρμόζουν σύστημα πενθήμερης εβδομαδιαίας εργασίας για τους εργαζομένους τους, σε περίπτωση ιδιαίτερα αυξημένου φόρτου εργασίας (άρθρο 26 του Ν.5053/2023).
Πότε υποβάλλεται:
α) Για τις επιχειρήσεις συνεχούς λειτουργίας (24/7) μία φορά και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους.
β) Για τις επιχειρήσεις μη συνεχούς λειτουργίας (24/5 ή 24/6) εκ των προτέρων για την δηλούμενη περίοδο και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους.
Πώς υποβάλλεται:
Η δήλωση υποβάλλεται για κάθε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ της επιχείρησης ξεχωριστά. Στη δήλωση ορίζεται:
• αν η επιχείρηση είναι εκ φύσεως συνεχούς λειτουργίας (24/7) ή μη συνεχούς λειτουργίας (24/5 ή 24/6).
• αν είναι μη συνεχούς λειτουργίας, τότε δηλώνονται επιπρόσθετα και τα παρακάτω:
o Ημερομηνία Από – Ημερομηνία Έως που υπάρχει ιδιαίτερα αυξημένος φόρτος εργασίας (το διάστημα δεν μπορεί να υπερβαίνει τον 1 μήνα)
o Περιγραφή Ειδικής περίπτωσης, όπου γίνεται αναφορά για ποιον λόγο παρουσιάζει αυξημένο φόρτο εργασίας (το πεδίο αυτό είναι προαιρετικό όσον αφορά την υποβολή).
Σημείωση: Όσον αφορά το ψηφιακό ωράριο, η απασχόληση κατά την 6η μέρα δηλώνεται με το έντυπο «Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά Ημέρα».
Αλλαγές Στην Εφαρμογή – Νέο Έντυπο «Δήλωση Απασχόλησης την Έκτη Ημέρα» προς υποβολή στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ»
Συγκεκριμένα, το νέο έντυπο ενσωματώθηκε στο μενού Εκτυπώσεις / Επιθεώρησης Εργασίας – ΔΥΠΑ / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας. Για την υποβολή του εντύπου, ο χρήστης θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:
Βήμα 1: Επιλογή Εταιρίας
Ο χρήστης επιλέγει αρχικά την εταιρία και τα τυχόν υποκαταστήματα που επιθυμεί. Στο επάνω μέρος της εκτύπωσης δίνεται και η δυνατότητα της επιλογής περισσοτέρων εταιριών, καθώς και υποκαταστημάτων αυτών. Στη συνέχεια ο χρήστης επιλέγει το κουμπί της Εισαγωγής (+) και εκεί εμφανίζεται μόνο η εταιρία ή οι εταιρίες, μαζί με τα υποκαταστήματα που τυχόν επιλέχθηκαν.
Βήμα 2: Συμπλήρωση των πεδίων του εντύπου. Πιο αναλυτικά, τα πεδία είναι:
– Για τις επιχειρήσεις συνεχούς λειτουργίας (24/7):
• Η Επιχείρηση είναι Εκ Φύσεως Συνεχούς Λειτουργίας, ο χρήστης επιλέγει ΝΑΙ
• Παρατηρήσεις (δεν είναι υποχρεωτικό πεδίο), ο χρήστης συμπληρώνει πληροφορίες σχετικές με τη νέα δήλωση. Στη συνέχεια ο χρήστης τσεκάρει την εταιρία ή τις εταιρίες στο κάτω μέρος και επιλέγει ΟΚ.
– Για τις επιχειρήσεις μη συνεχούς λειτουργίας (24/5 ή 24/6):
• Η Επιχείρηση είναι Εκ Φύσεως Συνεχούς Λειτουργίας, ο χρήστης επιλέγει ΟΧΙ
• Περιγραφή Ειδικής Περίπτωσης (δεν είναι υποχρεωτικό πεδίο), ο χρήστης αναγράφει κάθε χρήσιμη διευκρίνιση σχετικά με τον λόγο που παρουσιάζεται αυξημένος φόρτος εργασίας.
• Ημερομηνία Από – Ημερομηνία Έως, ο χρήστης επιλέγει τις ημερομηνίες που υπάρχει ιδιαίτερα αυξημένος φόρτος εργασίας. Προσοχή! Η «Ημερομηνία Από» δεν μπορεί να είναι κοινή ή προγενέστερη της ημ/νίας συστήματος και το συνολικό διάστημα «Από – Έως» δεν μπορεί να υπερβαίνει τον 1 μήνα (πιο συγκεκριμένα 30 ημερολογιακές ημέρες). Για παράδειγμα, αν «Ημερομηνία Από» = 26/07/2024 τότε ο 1 μήνας είναι με «Ημερομηνία Έως = 25/08/2024
• Παρατηρήσεις (δεν είναι υποχρεωτικό πεδίο), ο χρήστης συμπληρώνει πληροφορίες σχετικές με τη νέα δήλωση.
Βήμα 3: Έλεγχος των στοιχείων
Μετά την εισαγωγή της εταιρίας ή των εταιριών και των υποκαταστημάτων αυτών, ο χρήστης πρέπει να κάνει τον έλεγχο των στοιχείων. Σε περίπτωση αλλαγής κάποιου πεδίου, ο χρήστης θα πρέπει να διαγράψει την εγγραφή, να κάνει ξανά εισαγωγή, να αλλάξει το αντίστοιχο πεδίο και να επιλέξει ΟΚ ώστε να έρθει η εγγραφή στη φόρμα.
Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος, ο χρήστης επιλέγει τις εγγραφές που επιθυμεί και πατάει «Υποβολή».
Σημαντικό! Η εφαρμογή της μισθοδοσίας οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και επιστρέφει τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής, μέσω των νέων διεπαφών που έχουν ενεργοποιηθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Δεν δημιουργείται αρχείο XML & δεν γίνεται σύνδεση μέσω Web Browser.
Αν δεν υπάρχει κάποιο σφάλμα κατά την υποβολή θα εμφανιστεί μήνυμα «Η Υποβολή ολοκληρώθηκε». Αν υπάρχει κάποιο σφάλμα τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος και η υποβολή δεν θα έχει ολοκληρωθεί. Οπότε θα πρέπει να διορθωθεί το σφάλμα και να γίνει ξανά η διαδικασία υποβολής.
Άντληση Υποβληθέντος Εντύπου
Ο χρήστης για να δει το έντυπο που υπέβαλλε θα πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια «Άντληση Αποδεικτικού». Η συγκεκριμένη ενέργεια έχει τη δυνατότητα :
α. «Προεπισκόπηση», όπου θα ανοίξει μέσω του pdf viewer, που υπάρχει εγκαταστημένος στον υπολογιστή του χρήστη, τα υποβληθέντα έντυπα σύμφωνα με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία υποβολής.
β. «Αποθήκευση», όπου θα ανοίξει κατάλογο για να επιλέξει ο χρήστης τη διαδρομή που επιθυμεί να το αποθηκεύσει.
Ανάκληση Δήλωσης
Στη φόρμα υποβολής του νέου εντύπου ενσωματώθηκε η επιλογή «Ανάκληση Δήλωσης» που δίνει τη δυνατότητα ακύρωσης μιας οριστικοποιημένης δήλωσης. Η ανάκληση αφορά μόνο υποβληθείσες εγγραφές. Πιο συγκεκριμένα, μόλις επιλεγεί το ανωτέρω πεδίο, εμφανίζονται μόνο εγγραφές που έχουν υποβληθεί, ο χρήστης επιλέγει αυτές για τις οποίες θέλει να πραγματοποιήσει ανάκληση και τέλος επιλέγει το κουμπί «Ανάκληση». Κατά την ολοκλήρωση της ανάκλησης, η εφαρμογή οριστικοποιεί τη δήλωση απευθείας στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και κατά την ολοκλήρωση της ανάκλησης οι εγγραφές που περιλαμβάνονται στην ακυρωθείσα δήλωση αλλάζουν κατάσταση υποβολής σε Εκκρεμεί.