Απο το μενού HRM- (Διαχείριση)/Διαχείριση Μαζικών Ενεργειών/Μετατροπή Ωραρίου Εργασίας σε Ψηφιακό παρέχεται η δυνατότητα μετατροπής του σταθερού εβδομαδιαίου «Ωραρίου Εργασίας» που υπήρχε στις καρτέλες εργαζομένων στο tab 3.Εργασιακά σε text μορφη,στη νέα δομημένη μορφή του «Ψηφιακού Ωραρίου».
Σημείωση:Τα Ωράρια εργασίας που μεταβάλλονται ανά Ημέρα, ανά Εβδομάδα ή ανά Μήνα δεν μπορούν να αντιστοιχηθούν με σταθερό εβδομαδιαίο.
Η διαδικασία μετατροπής αποτελείται από τα παρακάτω βήματα :
1. Εισαγωγή Δεδομένων
2. Μετατροπή
3. Επαλήθευση του Ψηφιακού Ωραρίου , Συμπλήρωση Στοιχείων Διαλείμματος
4. Αποστολή στη Καρτέλα του Εργαζόμενου
Πιο αναλυτικά
Εισαγωγή Δεδομένων
Τα Ωράρια Εργασίας που εισάγονται στην φόρμα προέρχονται από τις ενεργές καρτέλες των εργαζομένων (πεδίο Ενεργός = Ναι στην Καρτέλα Εργαζόμενου στο tab 2.Στοιχεία Απασχόλησης)και έχουν στο πεδίο Εφαρμογή Ψηφιακού Ωραρίου(στο tab 3.Εργασιακά καρτέλα Ωράριο εργασίας) την ένδειξη ΟΧΙ. Για να δείτε ποιοι εργαζόμενοι έχουν το συγκεκριμένο ωράριο πατήστε το κουμπί «Εργαζ. Προς Μετατροπή».
Οι στήλες Ωράριο , Διάλειμμα, Μέρες/Εβδ. εμφανίζουν τα καταχωρημένα στοιχεία ωραρίου της καρτέλας.
Η στήλη Ωράριο μετατρέπεται σε ψηφιακό ωράριο. Η στήλη Διάλειμμα εμφανίζει τις τιμές που έχουν καταχωρηθεί στον Ε4-Πίνακα Προσωπικού. Για την «Απογραφή» ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει τα πεδία «Διάλειμ. Εντός Ωραρίου» και «Διάρκεια Διαλείμ. Σε Λεπτά»
Μετατροπή
Για τη μετατροπή του κειμένου (παλιό Ωράριο Εργασίας) στη νέα δομημένη μορφή του Ψηφιακού Ωραρίου ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει τα ωράρια εργασίας που έχουν έρθει απο την εισαγωγή δεδομένων στο grid και να πατήσει τη μετατροπή ωραρίου .
Προσοχή:Με την ολοκληρωση της μετατροπής των ωραρίων εργασίας(text μορφή) σε ψηφιακά ωράρια εργασίας , δεν παρέχεται η δυνατότητα επαναφοράς του ωραρίου στην πρότερη μορφή του.
Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία της μετατροπής θα συμπληρωθούν αυτόματα τα πεδία :
• Περιγραφή (Ψηφιακό Ωράριο), εμφανίζει το επιλεγμένο ψηφιακό ωράριο
• Μέρες Ωραρίου, εμφανίζει τις μοναδικές μέρες του ψηφιακού ωραρίου που υπάρχει το είδος «Ωράριο»
• Ώρες Εβδομ. Ωραρίου, εμφανίζει τις συνολικές ώρες εργασίας του ψηφιακού ωραρίου
Κανόνες Μετατροπής /Ψηφιοποίησης Ωραρίου
1.Στο κείμενο θα πρέπει να περιέχονται οι ώρες. Η ώρα θα πρέπει να είναι της μορφής Ω:ΛΛ ή ΩΩ:ΛΛ με διαχωριστικό : (άνω κάτω τελεία) ή .(τελεία) ή , (κόμμα). Ενδεικτικά παραδείγματα ωρών που μπορούν να μετατραπούν είναι τα εξής: 7:00-15:00 ή 08:00-16:00 ή 12.00-20.00 ή 18,00-22,00 κ.α.
2.Στο κείμενο θα πρέπει να περιέχονται οι ημέρες. Ενδεικτικά παραδείγματα ημερών που μπορούν να μετατραπούν είναι τα εξής: ΔΕΥΤΕΡΑ – ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ή Δ-Π ή ΤΡ-ΣΑ ή ΤΕ-ΚΥ ή ΤΡ,ΤΕ,ΠΕ,ΠΑ,ΣΑ,ΚΥ ή ΤΡΙΤΗ ΚΑΙ ΠΕΜΠΤΗ ή Τρίτη έως Σάββατο ή Δ-ΠΑΡ ή Δ-Τ- Τ-Π-Π κ.α.
3.Το κείμενο θα πρέπει να έχει μια λογική σύνταξη. Δηλαδή θα πρέπει να είναι της μορφής Ημέρες Ώρες ή Ημέρες Ώρες, Ημέρες Ώρες κλπ ή Ώρες Ημέρες κλπ. Ενδεικτικά παραδείγματα που μπορούν να μετατραπούν είναι τα εξής: ΠΕΜΠΤΗ-ΔΕΥΤΕΡΑ 08:00-16:00 ή ΠΕ,ΠΑ,ΣΑ 13.00-16.00 ή ΠΑΡ 17.00-21.00,ΣΑΒ 09.00-15.00 ή ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΕΩΣ ΤΕΤΑΡΤΗ 09:00-16:00 ή ΔΕΥΤ-ΤΡΙΤΗ, ΠΕΜΠΤΗ-ΣΑΒ 11.00-15.00 ή ΤΡ,ΤΕ,ΠΕ,ΠΑ,ΣΑ,ΚΥ 13:00-16:00 ΚΑΙ 19:00-23:00 ή ΔΕΥΤΕΡΑ-ΤΕΤΑΡΤΗ-ΣΑΒΒΑΤΟ 10:00-17:00, ΤΡΙΤΗ-ΠΕΜΠΤΗ-ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ 10:00-14:00 18:00-21:00 κ.α.
4.Οι μέρες που προκύπτουν από το κείμενο συγκρίνονται με τις μέρες εργασίας/εβδομάδα της καρτέλας και
- Αν οι Μέρες/Εβδομάδα εργαζόμενου είναι ίσες με τις μοναδικές ημέρες από το ωράριο τότε προστίθενται οι μέρες τις εβδομάδας που δεν υπάρχουν στο Ωράριο με τύπο απασχόλησης ΡΕΠΟ (αν καθημερινή απασχόληση) ή ΜΗ ΕΡΓΑΣΙΑ (αν μη καθημερινή απασχόληση).
- Αν οι Μέρες/Εβδομάδα εργαζόμενου είναι περισσότερες από τις μοναδικές μέρες από ωράριο τότε
- προστίθενται οι ενδιάμεσες ημέρες που δεν υπάρχουν στο Ωράριο με τύπο απασχόλησης ΕΡΓΑΣΙΑ και ΑΠΟ-ΕΩΣ αυτό που επιστρέφει το ωράριο.
- προστίθενται οι υπόλοιπες ημέρες της εβδομάδας που δεν υπάρχουν με τύπο απασχόλησης ΡΕΠΟ (αν καθημερινή απασχόληση) ή ΜΗ ΕΡΓΑΣΙΑ (αν μη καθημερινή απασχόληση).
- Αν οι Μέρες/Εβδομάδα εργαζόμενου είναι λιγότερες από τις μοναδικές ημέρες του ωραρίου τότε δεν μπορεί να γίνει κάποια αντιστοίχιση και εμφανίζεται το μήνυμα «Η εφαρμογή δεν μπόρεσε να ψηφιοποιήσει την παρακάτω μορφή κειμένου».
5.Τα διαστήματα των ωρών κάτω από 40 λεπτά δεν εισάγονται ως ωράριο πχ 10:00 – 10:30.
Επαλήθευση του Ψηφιακού Ωραρίου, Συμπλήρωση Διαλείμματος
Σημαντικό : Θα πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί στον έλεγχο των δεδομένων. Στη στήλη «Μηνύματα Μετατροπής»(βλ.στο τέλος του κειμένου την επεξήγηση) εμφανίζονται τα μηνύματα της διαδικασίας. Κατά τον έλεγχο θα πρέπει να ελέγχετε ότι οι ημέρες και οι ώρες εργασίας του ψηφιακού ωραρίου είναι σωστές. Ο έλεγχος είναι απαραίτητος να γίνει ΚΑΙ στα Ωράρια που εμφανίζει το μήνυμα “Η μετατροπή ολοκληρώθηκε-ελέγξτε το αποτέλεσμα”. Για όσα Ωράρια Εργασίας συμφωνείτε με τη μετατροπή τους σε Ψηφιακά επιλέξτε την τιμή ΝΑΙ στη στήλη Επαλήθευση. Η επαλήθευση γίνεται ωράριο – ωράριο, και δεν υπάρχει η δυνατότητα μαζικής μεταβολής.
Για όσα Ωράρια Εργασίας συμφωνείτε με την μετατροπή τους σε Ψηφιακά επιλέξτε την τιμή ΝΑΙ στην στήλη Επαλήθευση.
Για όσα Ωράρια Εργασίας πραγματοποιήθηκε μετατροπή αλλά ΔΕΝ συμφωνείτε με αυτή μπορείτε :
- Είτε να τα μεταβάλλετε μέσω του button Μεταβολή Ωραρίου και στη συνέχεια να τα επαληθεύσετε μέσω της αντίστοιχης στήλης.
- Είτε πατώντας το button Mεταβολή Ωραρίου και έπειτα την επιλογή Aντιγραφή .Με αυτό τον τρόπο θα δημιουργηθεί ένα νέο ωράριο με αντιγραφή απο το επιλεγμένο, όπου ο χρήστης θα μπορεί να προχωρήσει σε τροποίηση του ωραρίου.
- Είτε να τα αγνοήσετε σ’ αυτή τη φάση και να ενημερώσετε απευθείας τις καρτέλες των εργαζομένων
Για όσα Ωράρια Εργασίας ΔΕΝ μπόρεσαν να μετατραπούν (Ανεπιτυχής μετατροπή) σε ψηφιακό μπορείτε :
• Είτε να τα αγνοήσετε σ’ αυτή τη φάση και να ενημερώσετε απευθείας τις καρτέλες των εργαζομένων
• Είτε να επιλέξετε εσείς το ψηφιακό ωράριο που επιθυμείτε μέσω του button Επιλογή Ωραρίου και στη συνέχεια να τα επαληθεύσετε μέσω της αντίστοιχης στήλης.
• Αν αφορούν Βάρδιες, δεν μπορούν να μετατραπούν σε εβδομαδιαία αλλά θα πρέπει να οριστεί Μεταβαλλόμενο ανά Ημέρα μέσα από τη Καρτέλα του Εργαζόμενου.
Διάλειμμα
Απαραίτητα πεδία της δήλωσης της Απογραφής που πρέπει να συμπληρωθούν ανά Ωράριο είναι η Διάρκεια Διαλείμματος (σε λεπτά) και το Διάλειμμα αν είναι Εντός ή Εκτός Ωραρίου.
Παρατηρήσεις
1.Αν το ίδιο ωράριο εργασίας (ζεύγος ωράριο – διάλειμμα) χρησιμοποιείται σε πολλές εταιρίες τότε η επαλήθευση του ωραρίου ισχύει για όλες τις εταιρίες.
2.Η μετατροπή ωραρίου δημιουργεί «Είδος Ωραρίου» = Ωράριο και όχι Τηλεργασία. Αν ο χρήστης επιθυμεί να ορίσει Σταθερό Εβδομαδιαίο με είδος ωραρίου «Τηλεργασία», θα πρέπει :
- ή να δημιουργήσει νέο ψηφιακό ωράριο πατώντας το button Mεταβολή Ωραρίου
και έπειτα την επιλογή Aντιγραφή 
.Με αυτό τον τρόπο θα δημιουργηθεί ένα νέο ωράριο με αντιγραφή απο το επιλεγμένο, όπου ο χρήστης θα μπορεί να ορίσει στις ημέρες που επιθυμεί το είδος ωραρίου “Τηλεργασία”. Επειτα πατώντας αποθήκευση και την επιλογή ΟΚ το ψηφιοποιημένο ωράριο θα έχει κρατήσει τη μεταβολή που έχω κάνει. - ή να δημιουργήσει νέο ψηφιακό ωράριο (Λοιπά Αρχεία / Ψηφιακό Ωράριο) και στη συνέχεια να αναθέσει στον εργαζόμενο το νέο Σταθερό Εβδομαδιαίο (Καρτέλα 3.Εργασιακά/Ωράριο) ή (Μαζικές Ενέργειες/Ανάθεση Ψηφιακού Ωραρίου/Σταθερό Εβδομαδιαίο)
3.Εργαζόμενοι με μεταβαλλόμενο ωράριο (βάρδιες) δεν μπορούν να αποτυπωθούν σε σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο και θα πρέπει να συμπληρώνεται το «Τροποποίηση ανά Ημέρα»
4. Από την «Ημ/νία Αναφοράς» και έπειτα σταματάει η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικού Ωραρίου.
Αποστολή στην Καρτέλα του Εργαζόμενου
Στην Καρτέλα των εργαζομένων εισάγονται μόνο τα ψηφιακά ωράρια που έχουν επαληθευτεί. Κατά την αποστολή, εκτός του σταθερού εβδομαδιαίου ωραρίου, ενημερώνεται η «ημερομηνία αναφοράς», η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας = ΝΑΙ, η «Διάρκεια Διαλείμματος» και το «Διάλειμμα Εντός Ωραρίου». Τα πεδία της απογραφής (κάρτα εργασίας, ευέλικτη προσέλευση) θα πρέπει να ενημερωθούν είτε απευθείας στις καρτέλες των εργαζομένων είτε μαζικά μέσα από την φόρμα «Εισαγωγή Σταθερών Στοιχείων».
Σε περίπτωση που οι ημέρες ή οι ώρες εβδομάδας του ωραρίου που πρόκειται να εισαχθούν στον εργαζόμενο δεν συμφωνούν με τα στοιχεία της Καρτέλας τότε ενημερώνεται ο χρήστης ότι δεν θα γίνει αποστολή. Αν παρόλα αυτά ο χρήστης επιθυμεί να ενημερώσει τη καρτέλα του εργαζόμενου, μπορεί στη φόρμα λαθών να επιλέξει τους εργαζόμενους προς ενημέρωση.
Τέλος, για την ολοκλήρωση της ένταξης των εργαζομένων στη Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, ο χρήστης θα πρέπει να υποβάλει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μέσα από την εφαρμογή Εκτυπώσεις / Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας :
1. Απογραφή Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας
2. Σταθερό Εβδομαδιαίο ή Μεταβαλλόμενο Ωράριο/Τροποποίηση ανά Ημέρα
Επεξήγηση μηνυμάτων μετατροπής
Στη στήλη εμφάνισης των μηνυμάτων μετατροπής ο χρήστης θα συναντήσει πιθανώς τα κάτωθι μηνύματα:
- «Η μετατροπή ολοκληρώθηκε-ελέγξτε το αποτέλεσμα»: Η μετατροπή του ωραρίου έχει ολοκληρωθεί . Στο ψηφιακό ωράριο που έχει δημιουργηθεί έχουν προστεθεί για τις περιπτώσεις 5νθήμερης ή 6ήμερης απασχόλησης οι ημέρες ρεπό/ανάπαυσης και για τις περιπτώσεις μερικής μη καθημερινής εργασίας οι ημέρες μη εργασίας, ώστε να απεικονίζεται το σύνολο της εβδομάδας.
Ο χρήστης θα πρέπει στις περιπτώσεις έγκυρης μετατροπής να ελέγξει το αποτέλεσμα της ψηφιοποίησης καθώς μπορεί να εντοπιστούν περιπτώσεις όπου για να επιτευχθεί η μετατροπή του ωραρίου, έχουν προστεθεί ημέρες εργασίας ωραρίου. Πιο συγκεκριμένα σε περίπτωση που είχα ένα ωράριο της μορφής ΔΕ-ΠΑ 09:00-17:00 η εφαρμογή στην ψηφιοποίηση θα προσθέσει τις ημέρες Τρίτη, Τετάρτη και Πέμπτη με ωράριο 09:00-17:00 ενώ αυτές δεν αναγράφονται στην περιγραφή του ωραρίου. - “Ανεπιτυχής μετατροπή-περιέχει μόνο χαρακτήρες”: Δεν έχει ολοκληρωθεί η μετατατροπή καθώς το ωράριο περιέχει χαρακτήρες για παράδειγμα ωράριο με λεκτικό “επισυναπτόμενο αρχείο”, χωρίς αναφορά ημερών και ωρών.
- “Ανεπιτυχής μετατροπή-περιέχει μόνο αριθμούς”: Δεν έχει ολοκληρωθεί η μετατατροπή καθώς το ωράριο δεν περιέχει ημέρες εργασίας, για παράδειγμα αφορά ωράριο της μορφής “09:00-17:00” χωρίς αναφορά ημερών.
- “Ανεπιτυχής μετατροπή-Η εφαρμογή δεν μπόρεσε να ψηφιοποιήση την παρακάτω μορφή κειμένου-ασυμφωνία ωραρίου με μέρες/εβδομάδα”:Δεν έχει ολοκληρωθεί η μετατατροπή καθώς το ωράριο περιλαμβάνει διαφορετικές ημέρες εργασίας την εβδομάδα απο τις καταχωρημένες ημέρες εργασίας την εβδομάδα στην καρτέλα του εργαζόμενου για παράδειγμα εργαζόμενος με πενθήμερη απασχόληση και ανατεθειμένο ωράριο με 3ημέρες εργασίας την εβδομάδα.
- “Ανεπιτυχής μετατροπή-Πρόβλημα με το format της ώρας-συμβατή μορφή ΗΗ:ΜΜ” :Δεν έχει ολοκληρωθεί η μετατατροπή καθώς το ωράριο δεν περιέχει σωστή απεικόνιση της ώρας ενώ περιέχει σωστή απεικόνικη των ημερών εργασίας, για παράδειγμα ωράριο ΔΕΥΤ-ΤΡΙΤ-ΤΕΤ-ΠΕΜΠΤ-ΠΑΡΑ 09:00-17
- “Ανεπιτυχής μετατροπή-Πρόβλημα στον ορισμό Ώρας Από”: Δεν έχει ολοκληρωθεί η μετατατροπή καθώς το ωράριο περιέχει λάθος απεικόνιση της ώρας απο, για παράδειγμα 9-17:00.
- “Ανεπιτυχής μετατροπή-Πρόβλημα στον ορισμό Ώρας Έως”: Δεν έχει ολοκληρωθεί η μετατατροπή καθώς το ωράριο περιέχει λάθος απεικόνιση της ώρας έως, για παράδειγμα 9:00-17.
- “Ανεπιτυχής μετατροπή-Μη συμβατή μορφή ωραρίου” :Δεν έχει ολοκληρωθεί η μετατατροπή καθώς το ωράριο περιέχει μη συμβατή απεικόνιση ώρας για παράδειγμα ωράριο της μορφής 09:00-17:69.
- “Ρεπό χωρίς να έχει ορίσει μέρες εβδομάδας” : Δεν έχει ολοκληρωθεί η ψηφιοποίηση καθώς δεν υπάρχει αναγραφή των ημερών εργασίας της εβδομάδας, για παράδειγμα ωράριο της μορφής “09:00-17:00 και Σάββατο Ρεπό”