Το σύστημα CRM παρέχει σε όλα τα τμήματα μιας επιχείρησης – από τις πωλήσεις, την εξυπηρέτηση πελατών, το μάρκετινγκ ή οποιαδήποτε άλλη επιχειρηματική δραστηριότητα – έναν καλύτερο τρόπο διαχείρισης των εξωτερικών αλληλεπιδράσεων και των σχέσεων που οδηγούν στην επιτυχία.
Η εφαρμογή, μέσω των Ενεργειών του CRM σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τις επικοινωνίες και ραντεβού με τους πελάτες, να εντοπίζετε ευκαιρίες πώλησης, να καταγράφετε και να διαχειρίζεστε θέματα εξυπηρέτησης. Επιπλέον, μπορείτε να δείτε πως έχουν επικοινωνήσει οι πελάτες, τι αγόρασαν και τι πλήρωσαν και πολλά άλλα.
Το σύστημα υποστηρίζει τη δυνατότητα αυτοματοποίησης των διαδικασιών και ενοποίησης των επιμέρους συστημάτων, με αποτέλεσμα μεγαλύτερης ασφάλειας και εξοικονόμηση χρόνου. Για παράδειγμα, από μια ενέργεια CRM “Ευκαιρία Πώλησης” μπορεί να δημιουργηθεί εύκολα και γρήγορα παραστατικό Πώλησης που είναι η λογική συνέχεια της αρχικής εγγραφής.
Από το μενού των Ενεργειών CRM, μπορείτε να καταχωρίσετε και επεξεργαστείτε διάφορες κατηγορίες ενεργειών, μεταξύ των οποίων οι Ευκαιρίες Πώλησης
Ευκαιρίες Πώλησης : Δημιουργείται ένα γεγονός, μέσω του οποίου ο χρήστης εντοπίζει ευκαιρίες πώλησης των ειδών ή υπηρεσιών της επιχείρησης τις οποίες θέτει υπό συζήτηση με τους πελάτες και εκτελεί κατάλληλες προωθητικές ενέργειες με σκοπό οι ευκαιρίες να γίνουν επιτυχημένες πωλήσεις.
Από τη διαχείριση των ενεργειών CRM μπορείτε, μέσω των αντίστοιχων πλήκτρων, να καταχωρήσετε μια νέα ενέργεια, καθώς επίσης και να αναζητήσετε, τροποποιήσετε και αποθηκεύσετε ή διαγράψετε ήδη καταχωρισμένες ενέργειες.
Επιπροσθέτως, έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε Εργασίες ή Ευκαιρίες Πώλησης, και σε περίπτωση επιτυχούς έκβασης να γίνουν παραστατικά πώλησης. Για το λόγο αυτό, η φόρμα επεξεργασίας των συγκεκριμένων ενεργειών χωρίζεται στα τμήματα ‘Επικεφαλίδας’ και ‘Γραμμών’.
Η ‘Επικεφαλίδα’ περιέχει βασικά στοιχεία που αφορούν στην ενέργεια, όπως ‘Προγραμματισμένη Ημερομηνία’, ‘Προγραμματισμένη Διάρκεια’, ‘Ημερομηνία Εκτέλεσης’, κ.α., ενώ στις ‘Γραμμές’ μπορείτε να καταχωρίσετε Είδη και Υπηρεσίες.
Για την καταχώριση νέας εγγραφής θα πρέπει να επιλέξετε το πλήκτρο “Δημιουργία” όπου εμφανίζεται η φόρμα καταχώρισης νέας ενέργειας.
Επαφή
Επιλογή του συναλλασσόμενου στον οποίο αφορά το παραστατικό. Ο τίτλος του πεδίου διαμορφώνεται ανάλογα με την ενότητα, π.χ. “Πελάτης” για τα παραστατικά πωλήσεων και “Προμηθευτής” για τις αγορές. Σε περίπτωση που ο συναλλασσόμενος δεν είναι καταχωρισμένος στη σχετική οντότητα, η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα, μέσω των αντίστοιχων πλήκτρων, της άμεσης δημιουργίας και επιλογής του.
Περιγραφή
Κατάσταση
Επιλέγετε, από τη λίστα επιλογών που περιέχει όλες τις διαθέσιμες τιμές του πεδίου, μια για να υποδείξετε το καθεστώς στο οποίο βρίσκεται η ενέργεια. Στην πραγματικότητα, η επιλεγμένη τιμή δείχνει την εξέλιξη της ενέργειας και το πεδίο μπορεί να λάβει τις παρακάτω τιμές :
- Ανοικτό / ή : Κατά την καταχώριση της εγγραφής, το σύστημα προσδίδει, αυτόματα, τη συγκεκριμένη τιμή που δείχνει ότι η ενέργεια είναι ανοικτή και πρόκειται να περάσει σε επόμενη κατάσταση.
- Σε εξέλιξη : Ο χρήστης επιλέγει τη συγκεκριμένη τιμή, προκειμένου να δηλώσει ότι η ενέργεια περάσει σε επόμενη κατάσταση προγραμματισμού και επεξεργασίας.
- Επιτυχής Ολοκλήρωση : Επιλέγετε αυτή την τιμή, όταν οι εργασίες που αφορούν στη συγκεκριμένη ενέργεια ολοκληρωθούν επιτυχώς.
- Μη Επιτυχής Ολοκλήρωση : Επιλέγετε αυτή την τιμή, αν οι εργασίες της ενέργειας ολοκληρώθηκαν χωρίς επιτυχή έκβαση.
- Σε Παύση : Η ενέργεια λαμβάνει την τιμή αυτή, αν για κάποιο λόγο οι εργασίες που την αφορούν σταματήσουν.
- Ακυρωμένο : Όταν η ενέργεια ακυρωθεί, το καθεστώς γίνεται ‘Ακυρωμένο’.
Αρίθμηση
Αφορά στην αρίθμηση της εγγραφής και ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα. Η τιμή του πεδίου είναι μοναδική και δεν τροποποιείται από τον χρήστη.
Ημερομηνία
Πρόκειται για την ημερομηνία καταχώρισης του παραστατικού η οποία προτείνεται, από το σύστημα. Με βάση την ημερομηνία αυτή, η εφαρμογή ενημερώνει όλες τις σχετιζόμενες οντότητες.
Αφορά στο καθεστώς ΦΠΑ του παραστατικού. Η τιμή του πεδίου αποτελεί πρόταση από το σύστημα με δυνατότητα τροποποίησης από το χρήστη. Προκύπτει από την αντίστοιχη τιμή που είναι καθορισμένη στον πελάτη για τις πωλήσεις και ενέργειες CRM καθώς και αυτή που είναι καθορισμένη στον προμηθευτή για τις αγορές.
Επιλέξετε την Αιτιολογία απαλλαγής ΦΠΑ από τη σχετική λίστα που ανοίγει για αυτό το σκοπό. Ο λόγος απαλλαγής πρέπει να καθοριστεί στην περίπτωση που το Καθεστώς ΦΠΑ είναι ‘Απαλλαγή’.
Σχόλια
Πρόκειται για σχόλια σχετικά με το παραστατικό. Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα να πληκτρολογήσετε όποιες πληροφορίες θα θέλατε να κρατήσετε. Τα σχόλια χρησιμοποιούνται για πληροφοριακούς λόγους.
Προέλευση
Το συγκεκριμένο πεδίο ενημερώνεται αυτόματα με προκαθορισμένες τιμές, από το σύστημα και υποδεικνύει την προέλευση του παραστατικού. Οι τιμές που μπορεί να λάβει είναι :
- Web : Το παραστατικό έχει δημιουργηθεί ‘χειροκίνητα’ από το χρήστη, μέσω του ‘Προγράμματος Περιήγησης Web’
- Ακύρωση : Το παραστατικό προήλθε από ‘ακύρωση’
- Από CRM : Το παραστατικό έχει δημιουργηθεί από ‘μετασχηματισμό’ παραστατικού της ενότητας CRM
- Γρήγορη Πώληση (Web) : Το παραστατικό έχει δημιουργηθεί από το χρήστη, μέσω του ‘Προγράμματος Περιήγησης Web’ και αφορά στην Ενότητα “Γρήγορη Πώληση”
- Mobile : Το παραστατικό έχει καταχωριστεί μέσω της ‘Εφαρμογής του Κινητού’
- Γρήγορη Πώληση (Mobile) : Το παραστατικό αφορά στην Ενότητα “Γρήγορη Πώληση” και έχει δημιουργηθεί μέσω της ‘Εφαρμογής του Κινητού’
- Από Πρότυπο : Το παραστατικό έχει προέλθει με χρήση Προτύπου, μέσω του ‘Προγράμματος Περιήγησης Web’
- Από Πρότυπο (Mobile) : Το παραστατικό έχει προέλθει με χρήση Προτύπου, μέσω της ‘Εφαρμογής του Κινητού’
- Φόρος Διαμονής : Πρόκειται για παραστατικό που έχει δημιουργηθεί αυτόματα μέσω διαδικασίας από Εμπορικό παραστατικό και αφορά σε Παραστατικό Εσόδου Φόρου Διαμονής
- E-Shop : Αφορά σε παραστατικά που προέρχονται και έχουν ενημερώσει το σύστημα μέσω εφαρμογής E-shop
- Μετασχηματισμός : Το παραστατικό έχει προέλθει μέσω της διαδικασίας του μετασχηματισμού από ένα εμπορικό παραστατικό