Ο όρος ‘ Έξοδα’ αφορά στην ανάλωση υλικών ή άυλων αγαθών που γίνονται από την κάθε επιχείρηση για την επίτευξη του σκοπού της, που είναι το κέρδος. Κάθε έξοδο δημιουργείται για την εξυπηρέτηση των σκοπών της επιχείρησης και από αυτό αναμένεται αντάλλαγμα.
Τα ‘Έσοδα’ είναι η χρηματική αύξηση που παρουσιάζουν τα οικονομικά κάθε επιχείρησης από τις δραστηριότητές της και ειδικότερα από την πώληση ή εκμετάλλευση αγαθών και υπηρεσιών.
Από την οντότητα “Κινήσεις” έχετε τη δυνατότητα να διαχειριστείτε τις εγγραφές των εσόδων και εξόδων της επιχείρησης. Αναλυτικότερα,
Ενώ από την επιλογή ‘Έξοδα, να παρακολουθείτε και να καταγράφετε τις εγγραφές των εξόδων της επιχείρησης
Για την καταχώριση νέας εγγραφής θα πρέπει να επιλέξετε το πλήκτρο “Δημιουργία” όπου, εμφανίζεται η φόρμα καταχώρισης παραστατικού. Το παραστατικό χωρίζεται στα τμήματα ‘Επικεφαλίδας’, ‘Γραμμών’ και ‘Συνόλων’ όπου εμπεριέχονται ένα σύνολο από πεδία.
Στο σημείο αυτό θα πρέπει να επισημάνουμε ότι για την επιτυχή έκβαση της καταχώρισης παραστατικών, θα πρέπει να δηλώσετε τα επιθυμητά προς χρήση παραστατικά. Στην πραγματικότητα, αυτό που δηλώνετε είναι οι σειρές παραστατικών που θα χρησιμοποιήσετε και θα πρέπει οπωσδήποτε να έχουν καθοριστεί στην αρχική παραμετροποίηση.
Στο πεδίο αυτό συνδέετε το παραστατικό με την επιθυμητή σειρά, την οποία θα επιλέξετε από τη λίστα που ανοίγει για το σκοπό αυτό, με την προϋπόθεση ότι η σειρά έχει καθοριστεί στις ρυθμίσεις των σειρών παραστατικών. Σε περίπτωση που η σειρά δεν είναι καθορισμένη, μπορείτε, μέσω αντίστοιχων πλήκτρων, να προβείτε στη δημιουργία νέας την οποία θα επιλέξετε στο παραστατικό. Το πεδίο θεωρείται υποχρεωτικό για την καταχώριση του παραστατικού αφού με βάση τη σειρά καθορίζεται ο τρόπος συμπεριφοράς και ενημέρωσης του παραστατικού στην εφαρμογή.
Προμηθευτής
Επιλογή του συναλλασσόμενου στον οποίο αφορά το παραστατικό. Ο τίτλος του πεδίου διαμορφώνεται ανάλογα με την ενότητα, π.χ. “Πελάτης” για τα παραστατικά πωλήσεων και “Προμηθευτής” για τις αγορές. Σε περίπτωση που ο συναλλασσόμενος δεν είναι καταχωρισμένος στη σχετική οντότητα, η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα, μέσω των αντίστοιχων πλήκτρων, της άμεσης δημιουργίας και επιλογής του.
Ημερομηνία
Πρόκειται για την ημερομηνία καταχώρισης του παραστατικού η οποία προτείνεται, από το σύστημα. Με βάση την ημερομηνία αυτή, η εφαρμογή ενημερώνει όλες τις σχετιζόμενες οντότητες.
Αφορά στον αριθμό του παραστατικού και ενημερώνεται αυτόματα από την εφαρμογή αν η επιλεγμένη σειρά ΔΕΝ είναι χειρόγραφη. Στην περίπτωση χειρόγραφης σειράς, τότε ο χρήστης μπορεί να συμπληρώσει τον αριθμό παραστατικού.
Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα στην αποθήκευση το παραστατικού και προσδιορίζεται με το συνδυασμό των τιμών “Συντόμευση” και “Αριθμός” της σειράς .
Έκπτωση %
Στο πεδίο αυτό εμφανίζεται το καθορισμένο ποσοστό έκπτωσης του επιλεγμένου συναλλασσόμενου. Μπορείτε, ωστόσο, να το τροποποιήσετε και να εισαγάγετε ποσοστιαία έκπτωση η οποία επιμερίζεται και εφαρμόζεται σε όλες τις γραμμές του παραστατικού. Με τη συμπλήρωση ποσοστού έκπτωσης ενημερώνεται, ανάλογα, το πεδίο Αξία Έκπτωσης.
Έκπτωση
Στο πεδίο αυτό μπορείτε να συμπληρώσετε Αξιακή έκπτωση η οποία αφορά σε όλο το παραστατικό. Με τη συμπλήρωση Αξιακής έκπτωσης ενημερώνεται, ανάλογα, το πεδίο Ποσοστό Έκπτωσης.
Σύνολα Φόρων/Κρατήσεων
Με την επιλογή του φακού που απεικονίζεται στο κουμπί “Σύνολο Φόρων / Κρατήσεων”, ανοίγει φόρμα μέσω της οποίας δίνεται η δυνατότητα καταχώρισης διαφόρων λοιπών χρεώσεων οι οποίες θα υπολογιστούν στο παραστατικό. Οι λοιπές χρεώσεις αφορούν σε λογαριασμούς Φόρων και Κρατήσεων, οι αξίες των οποίων εμφανίζονται αθροιστικά στο κουμπί “Σύνολο Φόρων / Κρατήσεων” του παραστατικού. Η καταχώριση αξιών για Φόρους και Κρατήσεις γίνεται σε διαφορετικές σελίδες της φόρμας, ως ακολούθως :
- Φόροι
Στη σελίδα των φόρων καταχωρίζετε τις αξίες λογαριασμών φόρων, το σύνολο των οποίων εμφανίζεται στο πεδίο “Αξία Φόρων” στα Σύνολα επικεφαλίδας του παραστατικού. Για την καταχώριση φόρων στο παραστατικό, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο “Δημιουργία”, όπου ανοίγει λίστα στην οποία εμφανίζονται φόροι που έχετε καταχωρίσει αλλά και έτοιμοι ενσωματωμένοι στην εφαρμογή, για επιλογή. Οι επιλεγμένοι φόροι υπολογίζονται προσθετικά στη συνολική καθαρή αξία του παραστατικού προκειμένου να προκύψει το πληρωτέο ποσό. Οι στήλες που εμφανίζονται στη σελίδα των φόρων είναι :
- Α/Α : Η τιμή του συγκεκριμένου πεδίου τίθενται από το σύστημα και αφορά στον αύξοντα αριθμό της γραμμής
- Πρόσθετη Χρέωση : Αφορά στην ονομασία του επιλεγμένου λογαριασμού φόρων
- Ποσοστό : Πρόκειται για το ποσοστό που έχει καθοριστεί ότι υπολογίζεται ο φόρος
- Αξία : Αφορά στην αξία του φόρου που υπολογίστηκε
- Κρατήσεις
Στη σελίδα των κρατήσεων καταχωρίζετε τις αξίες λογαριασμών κρατήσεων, το σύνολο των οποίων εμφανίζεται στο πεδίο “Αξία Κρατήσεων” στα Σύνολα επικεφαλίδας του παραστατικού. Για την καταχώριση κρατήσεων στο παραστατικό, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο “Δημιουργία”, όπου ανοίγει λίστα στην οποία εμφανίζονται κρατήσεις που έχετε καταχωρίσει αλλά και έτοιμες ενσωματωμένες στην εφαρμογή, για επιλογή. Οι επιλεγμένες κρατήσεις υπολογίζονται αφαιρετικά στη συνολική καθαρή αξία του παραστατικού προκειμένου να προκύψει το πληρωτέο ποσό. Οι στήλες που εμφανίζονται στη σελίδα των κρατήσεων είναι :
- Α/Α : Η τιμή του συγκεκριμένου πεδίου τίθενται από το σύστημα και αφορά στον αύξοντα αριθμό της γραμμής
- Πρόσθετη Χρέωση : Αφορά στην ονομασία του επιλεγμένου λογαριασμού κρατήσεων
- Ποσοστό : Πρόκειται για το ποσοστό που έχει καθοριστεί ότι υπολογίζεται η κράτηση
- Αξία : Αφορά στην αξία της κράτησης που υπολογίστηκε
Πληρωτέο
Το πεδίο είναι υπολογιζόμενο και αφορά στην πληρωτέα αξία του παραστατικού.
Αφορά στο καθεστώς ΦΠΑ του παραστατικού. Η τιμή του πεδίου αποτελεί πρόταση από το σύστημα με δυνατότητα τροποποίησης από το χρήστη. Προκύπτει από την αντίστοιχη τιμή που είναι καθορισμένη στον πελάτη για τις πωλήσεις και ενέργειες CRM καθώς και αυτή που είναι καθορισμένη στον προμηθευτή για τις αγορές.
Επιλέξετε την Αιτιολογία απαλλαγής ΦΠΑ από τη σχετική λίστα που ανοίγει για αυτό το σκοπό. Ο λόγος απαλλαγής πρέπει να καθοριστεί στην περίπτωση που το Καθεστώς ΦΠΑ είναι ‘Απαλλαγή’.
Επιλέξτε τον επιθυμητό Τρόπο πληρωμής για το παραστατικό, από τη σχετική λίστα που ανοίγει για αυτό το σκοπό. Σε περίπτωση που υπάρχει καθορισμένος Τρόπος Πληρωμής συνδεδεμένος με τον επιλεγμένο Συναλλασσόμενο, τότε αυτός προτείνεται στο παραστατικό. Οι προκαθορισμένοι, από το σύστημα, τρόποι πληρωμής είναι :
- Μετρητά: Με την επιλογή του συγκεκριμένου τρόπου πληρωμής, το παραστατικό εξοφλείται αυτόματα.
- Επί Πιστώσει : Με την ολοκλήρωση της συναλλαγής, δεν πραγματοποιείται κάποια χρηματοοικονομική εγγραφή.
- Πιστωτική Κάρτα : Αν το παραστατικό πληρωθεί με Πιστωτική Κάρτα, θα πρέπει στο πεδίο ‘Πιστωτική Κάρτα’ να οριστεί η σχετική Κάρτα προκειμένου το παραστατικό να εξοφληθεί.
- Μικτή Εξόφληση : Με αυτή την επιλογή, θα πρέπει απαραίτητα να επιλέξετε το πλήκτρο [
] που απεικονίζεται, προκειμένου να εμφανιστεί η φόρμα “Μικτή Εξόφληση” για καταχώριση των απαιτούμενων εγγραφών. Στην εμφανιζόμενη οθόνη αναγράφεται, αυτόματα από την εφαρμογή, το ‘Πληρωτέο’ ποσό του παραστατικού και στη συνέχεια θα πρέπει να καθοριστούν το ‘Ποσό’ και ο ‘Τρόπος Πληρωμής’ που του αντιστοιχεί για τη μικτή εξόφληση του. Με την καταχώριση Ποσού και Τρόπου Πληρωμής, η εφαρμογή υπολογίζει και εμφανίζει στο πεδίο ‘Υπολειπόμενο’ το ποσό που υπολείπεται για την εξόφληση του παραστατικού, οπότε πρέπει να επιλεγεί ο επιπλέον Τρόπος Πληρωμής. Για την καταχώριση και ολοκλήρωση της συναλλαγής επιλέξετε το πλήκτρο “ΟΚ” αλλιώς “Ακύρωση” προκειμένου να επιστρέψετε στην οθόνη της πώλησης. - PayPal: Αν το παραστατικό εξοφληθεί μέσω PayPal, επιλέγετε το συγκεκριμένο τρόπο πληρωμής και το παραστατικό εξοφλείται αυτόματα.
- Μέσω Τραπέζης : Με επιλογή του συγκεκριμένου τρόπου πληρωμής θα πρέπει στο πεδίο ‘Λογαριασμός Τράπεζας’ να οριστεί ο σχετικός Λογαριασμός προκειμένου το παραστατικό να εξοφληθεί.
Έργο
Μέσω του συγκεκριμένου πεδίου, μπορείτε να συνδεθείτε με την ενότητα των Έργων, για επιλογή του έργου στο οποίο αναφέρεται το παραστατικό.
Στο πεδίο αυτό μπορείτε να καταχωρίσετε μια πληροφορία σχετική με το συγκεκριμένο παραστατικό. Συνήθως καταχωρίζεται το παραστατικό αναφοράς του συναλλασσόμενου. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στα παραστατικά Αγορών για να πληκτρολογήσετε τον Κωδικό Παραστατικού του Προμηθευτή, ενώ στα παραστατικά Πωλήσεων, αν αφορά σε χειρόγραφο παραστατικό, τον Κωδικό του Χειρόγραφου Παραστατικού.
Το πεδίο ενημερώνεται με προκαθορισμένες τιμές από την εφαρμογή, σύμφωνα με τις κινήσεις του παραστατικού. Το πεδίο μπορεί να λάβει τις κάτωθι τιμές :
- Έγκυρο : Το παραστατικό είναι έγκυρο
- Ακυρωμένο : Το παραστατικό έχει ακυρωθεί, μέσω συγκεκριμένης διαδικασίας της εφαρμογής
- Ακυρωτικό : Αφορά σε Ακυρωτικό Παραστατικό που έχει ακυρώσει κάποιο άλλο
Προέλευση
Το συγκεκριμένο πεδίο ενημερώνεται αυτόματα με προκαθορισμένες τιμές, από το σύστημα και υποδεικνύει την προέλευση του παραστατικού. Οι τιμές που μπορεί να λάβει είναι :
- Web : Το παραστατικό έχει δημιουργηθεί ‘χειροκίνητα’ από το χρήστη, μέσω του ‘Προγράμματος Περιήγησης Web’
- Ακύρωση : Το παραστατικό προήλθε από ‘ακύρωση’
- Από CRM : Το παραστατικό έχει δημιουργηθεί από ‘μετασχηματισμό’ παραστατικού της ενότητας CRM
- Γρήγορη Πώληση (Web) : Το παραστατικό έχει δημιουργηθεί από το χρήστη, μέσω του ‘Προγράμματος Περιήγησης Web’ και αφορά στην Ενότητα “Γρήγορη Πώληση”
- Mobile : Το παραστατικό έχει καταχωριστεί μέσω της ‘Εφαρμογής του Κινητού’
- Γρήγορη Πώληση (Mobile) : Το παραστατικό αφορά στην Ενότητα “Γρήγορη Πώληση” και έχει δημιουργηθεί μέσω της ‘Εφαρμογής του Κινητού’
- Από Πρότυπο : Το παραστατικό έχει προέλθει με χρήση Προτύπου, μέσω του ‘Προγράμματος Περιήγησης Web’
- Από Πρότυπο (Mobile) : Το παραστατικό έχει προέλθει με χρήση Προτύπου, μέσω της ‘Εφαρμογής του Κινητού’
- Φόρος Διαμονής : Πρόκειται για παραστατικό που έχει δημιουργηθεί αυτόματα μέσω διαδικασίας από Εμπορικό παραστατικό και αφορά σε Παραστατικό Εσόδου Φόρου Διαμονής
- E-Shop : Αφορά σε παραστατικά που προέρχονται και έχουν ενημερώσει το σύστημα μέσω εφαρμογής E-shop
- Μετασχηματισμός : Το παραστατικό έχει προέλθει μέσω της διαδικασίας του μετασχηματισμού από ένα εμπορικό παραστατικό
Αιτιολογία
Συμπληρώστε στο πεδίο την επιθυμητή αιτιολογία για το παραστατικό.
Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα, υποδεικνύοντας είτε ότι το παραστατικό έχει λάβει ψηφιακή φορολογική σήμανση ή ότι η έκδοση του έχει γίνει με απευθείας επικοινωνία με τον Πάροχο. Επομένως το πεδίο μπορεί να λάβει τις τιμές :
- Καμία : Δεν έχει εκτελεστεί κάποια από τις παρακάτω διεργασίες.
- Ψηφιακή Σήμανση : Έχει λάβει σήμανση μέσω Φορολογικού Μηχανισμού.
- Πάροχος Ηλεκτρονικής Έκδοσης : Η έκδοση και αυθεντικοποίηση του παραστατικού έχει γίνει μέσω της υπηρεσίας του Παρόχου.
ΜΑΡΚ
Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα με τις διαδικασίες επικοινωνίας της εφαρμογής “’Διαβίβαση’ και ‘Λήψη’ Συνόψεων“ της υπηρεσίας myData καθώς και μέσω της υπηρεσίας του Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Πρόκειται για το μοναδικό αριθμό καταχώρισης και χρησιμοποιείται με το UID της εγγραφής για την ταυτοποίηση των Συνόψεων.
Σχόλια
Πρόκειται για σχόλια σχετικά με το παραστατικό. Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα να πληκτρολογήσετε όποιες πληροφορίες θα θέλατε να κρατήσετε. Τα σχόλια χρησιμοποιούνται για πληροφοριακούς λόγους.
Καρτέλα Σύνολα
“Σύνολα”: Εμπεριέχει αναλυτική πληροφόρηση με τις Συνολικές Αξίες του παραστατικού, που ενημερώνεται με την καταχώριση της κάθε γραμμής και έχει ως αποτέλεσμα μια πλήρη απεικόνιση με την Καθαρή αξία, Αξία ΦΠΑ, Πληρωτέο ποσό και λοιπών αξιών του παραστατικού.