Η εργασία “Εισαγωγή Δεδομένων” αφορά σε λειτουργία της εφαρμογής η οποία παρέχει τη δυνατότητα της Εισαγωγής και Ενημέρωσης δεδομένων που αντλούνται από αρχεία excel στις βασικές οντότητες της εφαρμογής. Μέσω της συγκεκριμένης εργασίας μπορείτε να προσθέσετε νέες εγγραφές ή να ενημερώσετε ήδη υπάρχουσες που αφορούν στις παρακάτω βασικές οντότητες:

• Είδη
• Υπηρεσίες
• Πελάτες
• Προμηθευτές

Η διαδικασία της εισαγωγής δεδομένων είναι ιδιαίτερα φιλική και εύκολη στο χρήστη αφού διαθέτει τη δυνατότητα λήψης Προτύπου αρχείου Excel το οποίο είναι προσαρμοσμένο σύμφωνα με τις απαιτούμενες προδιαγραφές εισαγωγής αρχείου  της εφαρμογής. Στο πρότυπο αρχείο μπορείτε απλά να εισάγετε τα δεδομένα εισαγωγής και στη συνέχεια να ενημερώσετε την εφαρμογή.

Με την επιλογή της εργασίας “Εισαγωγή Δεδομένων” ανοίγει σχετική οθόνη όπου χρειάζεται να καθορίσετε τα παρακάτω :

• Τύπος Εισαγωγής : Αρχικά θα πρέπει να προσδιορίσετε την οντότητα για την οποία θα γίνει εισαγωγή δεδομένων. Επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα την επιθυμητή οντότητα.

• Λήψη Προτύπου : Μέσω αυτής της επιλογής, μπορείτε να κατεβάσετε Πρότυπο Αρχείο Excel, ανά οντότητα, στο οποίο εμπεριέχονται τα παρακάτω φύλλα :

• Δεδομένα : όπου καταχωρούνται οι εγγραφές εισαγωγής
• Πίνακες : στο συγκεκριμένο φύλλο, απεικονίζονται τα δεδομένα βασικών πινάκων παραμετροποίησης ανά οντότητα. Η εφαρμογή, κατά την καταχώριση των εγγραφών, εκτελεί έλεγχο ορθής αντιστοίχισης και σας ενημερώνει με ανάλογο μήνυμα προειδοποίησης ‘Μη αποδεκτής τιμής’ καθότι δεν εμπεριέχεται στην αντίστοιχη λίστα.

 

• Τύπος Ενημέρωσης : Στη συγκεκριμένη επιλογή καθορίζετε την επιθυμητή  μέθοδο ενημέρωσης της επιλεγμένης οντότητας :

• • Εισαγωγή : Γίνεται εισαγωγή νέων εγγραφών
  • Εισαγωγή ή Τροποποίηση : Γίνεται εισαγωγή νέων εγγραφών αλλά και τροποποίηση υπαρχουσών
  • Τροποποίηση : Γίνεται μόνο τροποποίηση των ήδη υπαρχουσών εγγραφών

 

• Πεδίο Αναζήτησης : Το πεδίο αυτό ενεργοποιείται, σε περίπτωση που ως Τύπος Ενημέρωσης έχει καθοριστεί είτε ‘Εισαγωγή ή Τροποποίηση’ ή ‘Τροποποίηση’, με τις εξής τιμές προς επιλογή:

• Όνομα : ισχύει για όλες τις οντότητες
• Α.Φ.Μ. : ισχύει για Πελάτες και Προμηθευτές

 Σημείωση 1:

Η εφαρμογή θα αναζητήσει πρώτα αν υπάρχει αντίστοιχη εγγραφή στη βάση σας και αναλόγως θα την τροποποιήσει ή θα την εισάγει, εφόσον ως Τύπος Ενημέρωσης έχετε επιλέξει κάποια από τις τιμές ‘Εισαγωγή ή Τροποποίηση’ ή ‘Τροποποίηση’. Στην περίπτωση που επιλέξετε μόνο ‘Εισαγωγή’, δεν θα γίνει καμία αναζήτηση στη βάση, αλλά όλες οι εγγραφές θα εισαχθούν.

 

• Εισαγωγή Αρχείου : Επιλέξτε το αρχείο Excel, μέσω του “Ανέβασμα Αρχείου” και στη συνέχεια πατήστε το κουμπί “Εισαγωγή” για να ξεκινήσει η διαδικασία.

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής, η εφαρμογή εμφανίζει με μήνυμα τον αριθμό των εγγραφών που έχουν εισαχθεί. Επιπλέον, μπορεί να εμφανιστούν διάφορα μηνύματα σφαλμάτων που σχετίζονται με την αποτυχία εισαγωγής εγγραφών. Ελέγξτε τα σφάλματα και τρέξτε εκ νέου τη διαδικασία.

 Σημείωση 2:

Σε περίπτωση που τρέξετε μία φορά τη διαδικασία και κάποιες εγγραφές αποτύχουν, μπορείτε να την ξανατρέξετε, αλλά συνιστάται να έχετε επιλέξει για Τύπο Ενημέρωσης “Εισαγωγή ή Τροποποίηση”, όλες τις επόμενες φορές.