Τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για την επίτευξη της διασύνδεσης  όλων των συνδρομών Epsilon Smart ERGANI με τις αντίστοιχες εταιρίες που είναι καταχωρημένες στις εφαρμογές Epsilon μισθοδοσίες (Extra – Hyper) είναι τα εξής:

• Έγγραφή Λογιστή (στην περίπτωση που ΔΕΝ υπάρχει λογαριασμός ως Λογιστής)
• Αντιστοίχιση Εταιριών Μισθοδοσίας με Συνδρομές Epsilon Smart ERGANI

Στη συνέχεια περιγράφονται αναλυτικά τα βήματα καθώς και όλες οι φόρμες που δημιουργήθηκαν για τον έλεγχο και την εύρεση όλων των απαραίτητων στοιχείων προς διευκόλυνση του χρήστη.

Εγγραφή Λογιστή

Βασική προϋπόθεση σύνδεσης των συνδρομών Epsilon Smart ERGANI με την καταχωρημένη εταιρία στην εφαρμογή μισθοδοσίας είναι η ύπαρξη λογαριασμού ως λογιστής.

• 1η Περίπτωση – Ύπαρξη Λογαριασμού Ως Λογιστή

Οι λογιστές οι οποίοι έχουν γενικά εμπειρία με την σειρά εφαρμογών Epsilon Smart πιθανό να διαθέτουν ήδη λογαριασμό ως λογιστής.

Στην περίπτωση αυτή το ΜΟΝΟ που απαιτείται είναι τα στοιχεία σύνδεσης ως λογιστής που ήδη διαθέτετε να τα εισάγετε στα αντίστοιχα πεδία που βρίσκονται από Menu\ Παράμετροι\ Γενικές\ Εφαρμογής\ Internet Services.

Και να πατήσετε το button Έλεγχος Σύνδεσης για να επιβεβαιώσετε την ορθότητα των στοιχείων.

Αν κατά τη πρώτη σύνδεση παρουσιαστεί μήνυμα αποτυχίας τότε βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία σύνδεσης είναι σωστά και ότι ο συνδετήρας (κάτω δεξιά) είναι ενεργοποιημένος  . Σε αντίθετη περίπτωση κάντε επανεκκίνηση την εφαρμογή μισθοδοσίας και ξανά δοκιμάστε.

• 2η Περίπτωση – ΜΗ Ύπαρξη Λογαριασμού Ως Λογιστή

Για τις περιπτώσεις λογιστών οι οποίοι ΔΕΝ διαθέτουν λογαριασμό τότε απαιτείται η εγγραφή τους ως λογιστές. Η διαδικασία είναι απλή και γίνεται ως εξής:

Από Menu\ Internet\ Epsilon Smart ERGANI\ Εγγραφή Λογιστή.

Κάνοντας κλικ στην συγκεκριμένη επιλογή ανοίγει η κάτωθι σελίδα για την καταχώρηση των στοιχείων σας και την ολοκλήρωση της εγγραφής σας ως λογιστής:

Μετά την ολοκλήρωση της εγγραφής σας, τα στοιχεία σύνδεσης Email και Κωδικός Σύνδεσης θα πρέπει να τα εισάγετε στις Παραμέτρους Εφαρμογής στα αντίστοιχα πεδία που βρίσκονται από Menu\ Παράμετροι\ Γενικές\ Εφαρμογής\ Internet Services και να πατήσετε το button «Έλεγχος Σύνδεσης» για να επιβεβαιώσετε την ορθότητα των στοιχείων.

Αν κατά τη πρώτη σύνδεση παρουσιαστεί μήνυμα αποτυχίας τότε βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία σύνδεσης είναι σωστά και ότι ο συνδετήρας (κάτω δεξιά) είναι ενεργοποιημένος  . Σε αντίθετη περίπτωση κάντε επανεκκίνηση την εφαρμογή μισθοδοσίας και ξανά δοκιμάστε.

Αντιστοίχιση Εταιριών

Μετά την συμπλήρωση των στοιχείων σύνδεσης, θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η αντιστοίχιση των συνδρομών του Epsilon Smart ERGANI με τις καταχωρημένες εταιρίες της εφαρμογής της Epsilon Μισθοδοσίας (Extra – Hyper).

Η ενέργεια αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί από Menu\Internet\ Epsilon Smart ERGANI\ Αντιστοίχιση Εταιριών.

Κάνετε κλικ στο Έλεγχος Εξουσιοδοτήσεων και στο αριστερό μέρος εμφανίζονται όλες οι συνδρομές του Epsilon Smart ERGANI για τις οποίες έχετε οριστεί ως λογιστής. Ενώ στο δεξί μέρος της, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε την εταιρία η οποία είναι καταχωρημένη στην βάση της εφαρμογής της μισθοδοσίας (Extra – Hyper).

Η επιλογή της εταιρίας γίνεται μέσω του εικονιδίου  στην αντίστοιχη σειρά. Πατώντας το, ανοίγει φόρμα με όλες τις ενεργές εταιρίες οι οποίες είναι καταχωρημένες στην βάση της Epsilon Μισθοδοσίας.

Με το button «Επιλογή» πραγματοποιείται η επιλογή και σύνδεση της εταιρίας με την αντίστοιχη συνδρομή Epsilon Smart ERGANI.

Κατά την επιλογή της εταιρίας πραγματοποιείται έλεγχος συμπλήρωσης και validation όλων των απαραίτητων πεδίων. Στην περίπτωση που εντοπιστούν λάθη, εμφανίζεται μια φόρμα όπου ανά οντότητα (Εταιρία, Εργαζόμενος) και ανά πεδίο εμφανίζονται είτε ο κωδικός υποκαταστήματος είτε το ονοματεπώνυμο του εργαζόμενου.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!!! Αν δεν διορθωθούν – εξαλειφθούν ΌΛΑ τα προβλήματα που πιθανό εμφανιστούν στην συγκεκριμένη φόρμα ΔΕΝ θα μπορέσει να πραγματοποιηθεί η επιλογή της συγκεκριμένης εταιρίας και κατ’ επέκταση η σύνδεση με την συνδρομή.

Με το button «Εύρεση ΑΦΜ Συνδρομής Epsilon Smart ERGANI» γίνεται η επικόλληση του ΑΦΜ της συνδρομής στο πεδίο/φίλτρο ΑΦΜ που υπάρχει στο κάτω μέρος της φόρμας για την εύρεση/φιλτράρισμα της εταιρίας με ΑΦΜ ίδιο με αυτό της συνδρομής.

Με το button «Κατάργηση Αντιστοίχισης» διαγράφεται μια αντιστοίχιση μεταξύ συνδρομής και εταιρίας μισθοδοσίας που πιθανό προέκυψε από κάποια λανθασμένη επιλογή.

Κατά την Κατάργηση εμφανίζεται το κάτωθι μήνυμα:

Στην περίπτωση που στο παραπάνω μήνυμα ο χρήστης πατήσει Όχι τότε σταματάει η διαδικασία της Κατάργησης χωρίς να ολοκληρωθεί και παραμένει επιλεγμένη η εταιρία.

Στην περίπτωση που πατήσει Ναι,

• αν δεν έχει πραγματοποιηθεί ο συγχρονισμός των δεδομένων με το Epsilon Smart ERGANI τότε ολοκληρώνεται η Κατάργηση και διαγράφεται η εταιρία στην αντιστοίχιση με την συνδρομή.
• αν όμως έχει πραγματοποιηθεί ο συγχρονισμός των δεδομένων με το Epsilon Smart ERGANI τότε εμφανίζεται το κάτωθι μήνυμα:

Στην περίπτωση που στο παραπάνω μήνυμα ο χρήστης πατήσει Όχι τότε σταματάει η διαδικασία της Κατάργησης χωρίς να ολοκληρωθεί και παραμένει επιλεγμένη η εταιρία.

Στην περίπτωση που πατήσει Ναι τότε ολοκληρώνεται η Κατάργηση και διαγράφεται η εταιρία στην αντιστοίχιση με την συνδρομή.

ΠΡΟΣΟΧΗ η Κατάργηση μιας αντιστοίχισης αν πρέπει να γίνει, θα πρέπει να γίνει με πάρα πολλή μεγάλη προσοχή και ευθύνη. Το ίδιο και η επιλογή μιας εταιρίας, γιατί αν σε μια συνδρομή ΔΕΝ επιλεγεί η σωστή εταιρία τότε με τον συγχρονισμό δεδομένων ο συνδρομητής του Epsilon Smart ERGANI θα δει τα στοιχεία εργαζομένων μιας άλλης εταιρίας.

Επιπλέον με την κατάργηση μιας αντιστοίχισης και ιδίως όταν έχει ολοκληρωθεί ο συγχρονισμός τότε ΔΙΑΓΡΑΦΟΝΤΑΙ ΟΛΑ ΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ για την συγκεκριμένη εταιρία στο Epsilon Smart ERGANI.

Με το button «Έλεγχος Εξουσιοδοτήσεων» πραγματοποιείται ο έλεγχος των στοιχείων σύνδεσης.

Στην περίπτωση που τα στοιχεία σύνδεσης του λογιστή

• είτε δεν εντοπιστούν συμπληρωμένα
• είτε δεν είναι σωστά συμπληρωμένα

εμφανίζεται το κάτωθι μήνυμα

Και πατώντας το κουμπί Ναι για την συμπλήρωση – διόρθωση των στοιχείων σύνδεσης εμφανίζεται φόρμα στην οποία μπορείτε άμεσα να τα καταχωρήσετε χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε στις παραμέτρους εφαρμογής.

Με το button «Έλεγχος Πεδίων» πραγματοποιείται ο ίδιος έλεγχος των πεδίων όπως περιγράφηκε παραπάνω για την επιλεγμένη εταιρία.

Στην περίπτωση που δεν εντοπιστεί κάποιο λάθος τότε εμφανίζεται το κάτωθι μήνυμα:

Διαφορετικά εμφανίζεται η φόρμα με την λίστα των πεδίων όπως περιγράφηκε παραπάνω.

Με το button «Συγχρονισμός Δεδομένων» πραγματοποιείται ο συγχρονισμός όλων των δεδομένων, αποστολή όλων των στοιχείων, εταιριών, υποκαταστημάτων, εργαζομένων, εργασιακών σχέσεων, ωραρίων καθώς και η άντληση των ωραρίων από το Epsilon Smart ERGANI Business. Όπως φαίνεται και στο πάνω μέρος της φόρμας με πορτοκαλί φόντο, συγχρονίζονται ΜΟΝΟ οι εργαζόμενοι που στην καρτέλα τους στο πεδίο «Εφαρμογή ψηφιακού ωραρίου» έχουν τιμή «ΝΑΙ».

Τελευταίοι Συγχρονισμοί

Μέσα από το Menu\ Internet\ Epsilon Smart ERGANI\Τελευταίοι Συγχρονισμοί παρέχεται η δυνατότητα ενημέρωσης του χρήστη με την ημερομηνία και ώρα πραγματοποίησης του τελευταίου συγχρονισμού δεδομένων.

Η πληροφορία παρέχεται ανά εταιρία και ανά στοιχείο συγχρονισμού (Εταιρία\Υποκαταστήματα\Αργίες , Εργαζόμενοι\Εργασιακές Σχέσεις, Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο, Μεταβαλλόμενο\Τροποποιούμενο Ωράριο και Άντληση Στοιχείων Ωραρίου).

Εκκρεμείς Υποβολές

Μέσα από το Menu\ Internet\ Epsilon Smart ERGANI\Εκκρεμείς Υποβολές παρέχεται η δυνατότητα ενημέρωσης του χρήστη με όλες τις εκκρεμείς υποβολές είτε Σταθερού Εβδομαδιαίου Ωραρίου είτε Μεταβαλλόμενου\Τροποποιούμενου ωραρίου.

Στην λίστα με τις εκκρεμείς υποβολές απεικονίζεται η επωνυμία της εταιρίας, τα στοιχεία του εργαζόμενου (Κωδικός, Επώνυμο, Όνομα και ΑΦΜ), το είδος του ωραρίου (Σταθερό Εβδομαδιαίο ή Μεταβαλλόμενο ανά ημέρα), η ημερομηνία του ωραρίου, δηλαδή την ημέρα που αφορά το μεταβαλλόμενο ή ημερομηνία «Από» όταν αφορά το σταθερό εβδομαδιαίο. Επιπλέον στην περίπτωση του σταθερού εβδομαδιαίου μέσω του button  ο χρήστης μπορεί να δει την ανάλυση του ωραρίου.

Η στήλη Κατάσταση Υποβολής εμφανίζει 3 καταστάσεις: Εκκρεμή, Επείγουσα, Εκπρόθεσμη. «Εκκρεμή» αφορά τις υποβολές για τις οποίες υπάρχει περιθώριο τουλάχιστον 2 ημερών. Για παράδειγμα αν σήμερα είναι 23/11 και η ημερομηνία ενός μεταβαλλόμενου ωραρίου ανά ημέρα είναι 25/11 τότε αυτή η εγγραφή θα χαρακτηριστεί ως Εκκρεμή. Μάλιστα η συγκεκριμένη εγγραφή αν δεν υποβληθεί στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, τότε την 24/11 θα χαρακτηριστεί ως «Επείγουσα». Επείγουσα θα παραμείνει μέχρι και την 25/11. Αν δεν υποβληθεί καθόλου μετά την 25/11 χαρακτηρίζεται ως «Εκπρόθεσμη».

Η στήλη Ενέργεια ενημερώνει τον χρήστη με τις ενέργειες που πρέπει να ακολουθήσει προκειμένου να πραγματοποιήσει την υποβολή για την κάθε μια εκκρεμεί εγγραφή που εμφανίζεται στην συγκεκριμένη φόρμα. Οι ενέργειες που θα πρέπει να κάνει αφορούν τις εκκρεμείς καθώς και τις επείγουσες υποβολές.

Ο χρήστης ανάλογα με το είδος της υποβολής σταθερού εβδομαδιαίου ή μεταβαλλόμενου ανά ημέρα καλείτε

• είτε να κάνει Μετάβαση στην φόρμα υποβολών ωραρίων (σταθερού εβδομαδιαίου ή μεταβαλλόμενου ανά ημέρα) και την αποστολή.
• είτε να κάνει Μετάβαση στην φόρμα υποβολών ωραρίων (σταθερού εβδομαδιαίου ή μεταβαλλόμενου ανά ημέρα) και την αποστολή, την Εισαγωγή στην φόρμα και την αποστολή

Τέλος, στην περίπτωση που υπάρξουν δύο ή/και περισσότερες εκκρεμείς υποβολές για τον ίδιο εργαζόμενο, για την ίδια ημέρα τότε αυτές εμφανίζονται με κίτρινο φόντο.

Καταγραφή Μηνυμάτων Συγχρονισμού

Μέσα από το Menu\ Internet\ Epsilon Smart ERGANI\Καταγραφή Μηνυμάτων Συγχρονισμού παρέχεται η δυνατότητα ενημέρωσης του χρήστη με όλα τα πιθανά errors που μπορεί να προκύψουν κατά την επικοινωνία – συγχρονισμό των δεδομένων μεταξύ της Epsilon Μισθοδοσίας και του Epsilon Smart ERGANI. Η συγκεκριμένη φόρμα χωρίζεται σε 3 μέρη (tabs):

• Σφάλματα Εταιριών: εμφανίζονται όλα τα σφάλματα που πιθανό εμφανιστούν και σχετίζονται με τα στοιχεία της εταιρίας και των υποκαταστημάτων της.
• Σφάλματα Εργαζομένων: εμφανίζονται όλα τα σφάλματα που πιθανό εμφανιστούν και σχετίζονται με τα στοιχεία των εργαζομένων καθώς και των εργασιακών σχέσεων τους.
• Γενικά Σφάλματα: εμφανίζονται όλα τα σφάλματα που πιθανό εμφανιστούν και σχετίζονται με γενικά στοιχεία π.χ. θέματα connectivity.