Η διαδικασία τήρησης, διαβίβασης δεδομένων και το κατά περίπτωση περιεχόμενο του ψηφιακού πελατολογίου ορίζεται ανά κλάδο δραστηριότητας: Συνεργεία επισκευής και συντήρησης οχημάτων, φανοποιεία, τοποθέτηση συναγερμών, ηχοσυστημάτων και οργάνων σε οχήματα (εφεξής Συνεργεία). 

Βήμα 1o : Ενεργοποίηση Ψηφιακού  Πελατολογίου

1. Από το πλευρικό μενού Θα μεταβείτε στην καρτέλα Ρυθμίσεις – Αρχικοποίηση (Γενικές) – Ενέργειες – Παραμετροποίηση myData.
2. Ελέγχετε εάν έχουν καταχωρηθεί επιτυχώς οι κωδικοί Mydata , εάν όχι τους καταχωρείτε και επιλέγετε στο πεδίο  Χρήση Ψηφιακού Πελατολογίου  «Ναι» και Αποθηκεύετε.
3. Στην συνέχεια, στο ίδιο Περιβάλλον επιλέγετε το μολυβάκι πάνω δεξιά, το σύμβολο της τροποποίησης και στο πεδίο Ψηφιακό Πελατολόγιο επιλέγετε την κατηγορία  Συνεργεία .  Αποθηκεύετε πατώντας το πράσινο τικ πάνω δεξιά.

* Στην περίπτωση που έχετε  ενεργοποιημένη την λειτουργικότητα των υποκαταστημάτων θα χρειαστεί ακόμη να επιλέξετε την καρτέλα «Υποκαταστήματα», όπου θα κάνετε διπλό  κλικ πάνω στο υποκατάστημα που σας ενδιαφέρει και στο πεδίο Ψηφιακό Πελατολόγιο θα επιλέξετε επίσης την κατηγορία  Συνεργεία . Αποθηκεύετε πατώντας το πράσινο τικ κάτω δεξιά και έπειτα πατώντας το πράσινο τικ πάνω δεξιά.

 Βήμα 2o : Καταχώρηση Κίνησης Ψηφιακού  Πελατολογίου

1. Προκειμένου να εμφανιστεί από το πλευρικό μενού η καρτέλα « ψηφιακό πελατολόγιο» είναι απαραίτητο να κλείσετε και να ανοίξετε ξανά τον browser που χρησιμοποιείτε καθώς και να κάνετε log out-log in εκ νέου στην συνδρομή σας.  Εφόσον έχει εμφανιστεί πλέον η καρτέλα Ψηφιακό Πελατολόγιο θα μεταβείτε σε αυτή και θα επιλέξετε  Κινήσεις  .

Για την Δημιουργία μιας εγγραφής ψηφιακού πελατολογίου επιλέγετε το πράσινο + και συμπληρώνετε Όλα τα απαραίτητα πεδία με τα στοιχεία του οχήματος. Πιο συγκεκριμένα καταχωρείτε :

• τον Αριθμό οχήματος (πχ. ΝΚΙ1234)
• την Κατηγορία οχήματος (πχ. SUV),
• το Εργοστάσιο οχήματος (πχ.VOLVO)
• και σε περίπτωση που πρόκειται για όχημα Αλλοδαπής επιλέγετε το Ναι στο σχετικό πεδίο .

Στο πεδίο Σχετιζόμενη Εγγραφή ΈΑναγράφεται ο Μοναδικός Αριθμός Εγγραφής Ψηφιακού Πελατολογίου (προϋπάρχουσα εγγραφή) που συσχετίζεται με την υπόψη εγγραφή (ακυρωμένη
ή/και ενεργή εγγραφή).

Συνεχίζετε συμπληρώνοντας τα «Στοιχεία Υπηρεσίας». Στην παρεχόμενη υπηρεσία έχουμε  τις επιλογές : Άπαξ, Επαναλαμβανόμενη , Διαρκής και Διαρκής Μίσθωση. Ανάλογα με την υπηρεσία που θα επιλέξετε (πέρα από την υπηρεσία Άπαξ) εμφανίζονται και αντίστοιχα κάποια σχετικά πεδία που χρειάζονται συμπλήρωση.

• Στην περίπτωση που επιλεγεί επαναλαμβανόμενη  υπηρεσία συμπληρώνετε το ΑΦΜ και τη Χώρα του πελάτη.
• Στην περίπτωση που επιλεγεί Διαρκής  υπηρεσία συμπληρώνετε την  Ημερομηνία Έναρξης Παρεχόμενης Υπηρεσίας  και την  Ημερομηνία Λήξης Παρεχόμενης Υπηρεσίας  .
• Στην περίπτωση που επιλεγεί Διαρκής Μίσθωση υπηρεσία  συμπληρώνετε
  • την Περιοδικότητα : Η περιοδικότητα αφορά στο χρόνο που γίνεται απαιτητή η συμφωνηθείσα αμοιβή, ήτοι κάθε πότε εκδίδεται το παραστατικό εσόδου σε επίπεδο μήνα(κάθε «x» μήνα/ες) )
  • την Περιοδικότητα Άλλη : Συμπληρώνεται μόνο Στις περιπτώσεις που η επιλογή της περιοδικότητας δεν καλύπτεται από την λίστα τιμών του πεδίου Περιοδικότητα και στο συγκεκριμένο πεδίο αναγράφεται η περιοδικότητα σε ελεύθερο κείμενο (πχκάθε 15 μέρες).
  • Ημερομηνία Έναρξης Παρεχόμενης Υπηρεσίας και την Ημερομηνία Λήξης Παρεχόμενης Υπηρεσίας.

Ακόμη , έχετε την δυνατότητα να καταχωρήσετε και κάποιο Σχόλιο στο σχετικό πεδίο . Αποθηκεύετε Πατώντας το σύμβολο Αποθήκευση. 

Με την αποθήκευση η συγκεκριμένη κίνηση διαβιβάζεται αυτόματα, χωρίς να υπάρχει δυνατότητα τροποποίησης.

 Βήμα 3o :  Ενέργειες Ψηφιακού Πελατολογίου – Σύμβολο Ενέργειες

Πατώντας ένα κλικ επάνω στην κίνηση που έχετε δημιουργήσει σύμφωνα με τις οδηγίες του προηγούμενου βήματος και επιλέγοντας πάνω δεξιά το σύμβολο Ενέργειες (είναι οι τρεις οριζόντιες τελείες) έχετε τις ακόλουθες δυνατότητες :

Ακύρωση : Σε περίπτωση λάθους σε κίνηση ψηφιακού πελατολογίου έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε ” Ακύρωση “.

Κατηγορία Υπηρεσίας : Στην κατηγορία του Ψηφιακού Πελατολογίου Συνεργεία είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την Υπηρεσία επιλέγοντας   ” Κατηγορία Υπηρεσίας ” . Στο νέο περιβάλλον , στο πεδίο  Κατηγορία Υπηρεσίας   επιλέγετε την κατηγορία που σας ενδιαφέρει .

• Στην περίπτωση που επιλέξετε οποιαδήποτε από τις  υπηρεσίες Εργασία με Χρήση Ανταλλακτικών , Εργασία με Χρήση Ανταλλακτικών Πελάτη , Εργασία χωρίς Χρήση Ανταλλακτικών εμφανίζονται κάποια πρόσθετα πεδία προς συμπλήρωση:
  • Τύπος Παραστατικού : όπου επιλέγετε το παραστατικό που έχετε εκδόσει ή  πρόκειται να εκδώσετε αργότερα (Εάν έχετε επιλέξει σαν τύπο παραστατικού «Τιμολόγιο» θα χρειαστεί να συμπληρώσετε και τα πεδία ΑΦΜ και Χώρα)
  • Συμφωνηθέν Ποσό : όπου αναγράφετε το ποσό που έχετε συμφωνήσει προς καταβολή .
  • Σχόλια : Στο πεδίο αναγράφονται σχετικά σχόλια κατ’ επιλογή της υπόχρεης οντότητα.

Με κάθε διαβίβαση δεδομένων αποδίδεται αυτόματα από την ΑΑΔΕ Μοναδικός Αριθμός Ενημέρωσης Ψηφιακού Πελατολογίου .

Εξυπηρέτηση εκτός Εγκατάστασης : Στις περιπτώσεις που το όχημα εξέρχεται από την εγκατάσταση της οντότητας συμπληρώνονται κατά
περίπτωση υποχρεωτικά τα ακόλουθα πεδία : 

• Υπηρεσία εκτός Εγκατάστασης όπου   Επιλέγεται ανά περίπτωση:
  • Προσωρινά Εκτός (Τρίτη Επιχ/ση) : Αφορά την Μετακίνηση σε συνεργαζόμενη οντότητα και Στην περίπτωση αυτή συμπληρώνεται ο ΑΦΜ της Συνεργαζόμενης Οντότητας .
  • Μετακίνηση σε Ίδια Έγκατάσταση : Αφορά την Μετακίνηση σε εγκατάσταση εντός της ίδιας οντότητας και Στην περίπτωση αυτή συμπληρώνεται στο πεδίο Υποκατάστημα ο «Αριθμός Εγκατάστασης»  με τον αριθμό της άλλης εγκατάστασης της υπόχρεης οντότητας
• Σχόλια : Στο πεδίο αναγράφονται σχετικά σχόλια κατ’ επιλογή της υπόχρεης οντότητα.

Παραστατικό : Από την επιλογή “Παραστατικό ” σας δίνεται η δυνατότητα να συνδέσετε το παραστατικό που σχετίζεται με την συγκεκριμένη κίνηση. Στο νέο περιβάλλον, στο πεδίο Παραστατικό επιλέγετε το μεγεθυντικό φακό. Στην συνέχεια  από τη λίστα με τα διαθέσιμα παραστατικά (εμφανίζονται Μόνο τα παραστατικά που έχουν πάρει ΜΑΡΚ) επιλέγετε αυτό που σας ενδιαφέρει  κάνοντας ένα αριστερό κλικ πάνω του και έπειτα πατάτε Επιλογή. Επιλέγετε εκτέλεση για να ολοκληρωθεί η ενέργεια .

• Στην περίπτωση που επιθυμείτε να συνδέσετε την συγκεκριμένη κίνηση με παραστατικό που εκδόθηκε μέσω κάποιου Φορολογικού Μηχανισμού / Ταμειακής Μηχανής  τότε συμπληρώνετε τα πεδία:  Αρ.ΦΗΜ,  Αρ. Απόδειξης ΦΗΜ, Ημερομηνία Έκδοσης και Ώρα Έκδοσης  χειροκίνητα.

Έκδοση Απόδειξης : Η επιλογή ” Έκδοση Απόδειξης ”  σας δίνει τη δυνατότητα να εκδώσετε απευθείας το παραστατικό (Απόδειξη ή Τιμολόγιο) που αφορά τη συγκεκριμένη κίνηση.

Έξοδος : Η επιλογή ” ‘Εξοδος ”  επιλέγεται στο τέλος , αφού έχουν πραγματοποιηθεί οι παραπάνω διαδικασίες  και εφόσον έχετε ολοκληρώσει με όλες τις απαραίτητες εργασίες σχετικά με τον εν λόγω πελάτη . Στο πεδίο σχόλια αναγράφονται σχετικά σχόλια κατ’ επιλογή της υπόχρεης οντότητα , ολοκληρώνετε την έξοδο επιλέγοντας Αποθήκευση.

Σημαντικό !   Υπάρχει και το ενδεχόμενο εφόσον έχει εκδοθεί ένα παραστατικό να επιθυμείτε την σύνδεση του εκ των υστέρων με κάποια κίνηση  ψηφιακού  πελατολογίου που έχει πραγματοποιηθεί.  Στη συγκεκριμένη λοιπόν περίπτωση :

• Θα χρειαστεί να μεταβείτε από το πλευρικό μενού στην καρτέλα Κινήσεις – Πωλήσεις και να πατήσετε διπλό κλικ επάνω στο παραστατικό που σας ενδιαφέρει.
• Έπειτα από το σύμβολο ενέργειες θα επιλέξετε Σχετική Εγγραφή Ψηφιακού πελατολογίου και θα πατήσετε το πράσινο +.
• Επιλέγετε την κίνηση που επιθυμείτε κάνοντας ένα αριστερό κλικ πάνω της και έπειτα πατάτε Επιλογή. Σε αυτό το σημείο μπορείτε να συνδέσετε και παραπάνω από μία κινήσεις εάν το επιθυμείτε επαναλαμβάνοντας ακριβώς την ίδια ενέργεια . Εφόσον ολοκληρώσετε επιλέγετε κλείσιμο.

* Ένα εξίσου σημαντικό σύμβολο είναι αυτό της  Προβολής το οποίο βρίσκεται πάνω δεξιά, δίπλα από το σύμβολο Ενέργειες . Εφόσον έχετε επιλέξει κάνοντας ένα κλικ πάνω της την κίνηση που σας ενδιαφέρει στην συνέχεια επιλέγοντας το σύμβολο Προβολή μπορείτε να εμφανίσετε αναλυτικά όλες τις λεπτομέρειες που αφορούν την εν λόγω κίνηση .

• Ακόμη, μέσα στο μενού που εμφανίζεται εφόσον έχετε επιλέξει το σύμβολο  Προβολή θα παρατηρήσετε πως υπάρχει εκ νέου το σύμβολο ενέργειες (…) με όλες τις επιλογές που έχουμε αναλύσει προηγουμένως.
• Αριστερά υπάρχουν διαθέσιμα τα φίλτρα στα οποία έχετε τη δυνατότητα να ανατρέξετε ώστε να αναζητήσετε προγενέστερες κινήσεις, επιλέγοντας το κουμπί ανανέωση για αναζήτηση.