Η εργασία του Μετασχηματισμού εμπορικών παραστατικών  παρέχει τη δυνατότητα αυτοματοποίησης των διαδικασιών, προκειμένου να έχετε ως αποτέλεσμα μεγαλύτερη ασφάλεια και εξοικονόμηση χρόνου. Στην πραγματικότητα, μέσω του μετασχηματισμού παραστατικών έχετε τη δυνατότητα της αυτόματης δημιουργίας νέων παραστατικών  τα οποία αποτελούν λογική συνέχεια των αρχικών. Για παράδειγμα, από ένα ή περισσότερα  Δελτία Αποστολής Πωλήσεων  μπορεί να δημιουργηθεί εύκολα και γρήγορα Τιμολόγιο Πώλησης, πράγμα που σημαίνει ότι με την ολοκλήρωση της διαδικασίας έχει πραγματοποιηθεί μεταφορά στοιχείων (π.χ. είδη, τιμές, εκπτώσεις, κ.λ.π.) από το αρχικό στο παραγόμενο παραστατικό. Ως εκ τούτου, είναι προφανές ότι τα παραστατικά που δημιουργήθηκαν με μετασχηματισμό βασίζονται πάνω σε αυτά από τα οποία προήλθαν.

Για τον μαζικό μετασχηματισμό θα χρειαστεί να επιλέξετε τα Δελτία αποστολής που εχουν εκδοθεί μεσα από την εφαρμογή και αφορούν τον ιδιο συναλλασσόμενο .

Έπειτα θα επιλέξετε «Μετασχηματισμό» από το κουμπί ενέργειες (…)

Με επιλογή της εργασίας “Μετασχηματισμός”, εμφανίζεται η ομότιτλη οθόνη στην οποία θα πρέπει να συμπληρωθούν καταλλήλως τα παρακάτω πεδία :

• Σειρά : Προσδιορισμός της Σειράς παραστατικού που θα χρησιμοποιηθεί για τη διαδικασία του μετασχηματισμού. Εμφανίζονται, προς επιλογή, οι σειρές παραστατικού που μπορεί να χρησιμοποιηθούν.
• Ημερομηνία : Πρόκειται για την ημερομηνία δημιουργίας του παραστατικού, η οποία προτείνεται από το σύστημα. Με βάση την ημερομηνία αυτή, η εφαρμογή ενημερώνει όλες τις σχετιζόμενες οντότητες.
• Σκοπός Διακίνησης : Επιλογή του επιθυμητού σκοπού διακίνησης για το παραγόμενο παραστατικό. Σε περίπτωση που στην παραμετροποίηση της επιλεγμένης σειράς έχει καθοριστεί σκοπός διακίνησης, τότε εμφανίζεται ως προτεινόμενος.
• Τρόπος Πληρωμής : Επιλέξτε τον επιθυμητό Τρόπο πληρωμής για το παραστατικό, από τη σχετική λίστα που ανοίγει για αυτό το σκοπό. Σε περίπτωση που υπάρχει καθορισμένος Τρόπος Πληρωμής συνδεδεμένος με τον επιλεγμένο Συναλλασσόμενο, τότε αυτός προτείνεται στο παραστατικό.
•  Φόροι / Κρατήσεις : Στο πεδίο αυτό, καθορίζετε τη συμπεριφορά της εφαρμογής, κατά τη διαδικασία του μετασχηματισμού, σχετικά με τους  Φόρους  / Κρατήσεις, ως εξής :
• Διατήρηση : Με τη συγκεκριμένη επιλογή, οι αξίες των Φόρων / Κρατήσεων από το αρχικό παραστατικό θα μεταφερθούν στο παραγόμενο παραστατικό
• Πρόταση από Σειρά Παραστατικού : Η συγκεκριμένη επιλογή υποδεικνύει ότι στο παραγόμενο παραστατικό θα προταθούν οι πρόσθετες χρεώσεις των Φόρων / Κρατήσεων που έχουν καθοριστεί στην παραμετροποίηση της συγκεκριμένης σειράς παραστατικού
• Αιτιολογία : Πληκτρολογήστε την αιτιολογία που αφορά στο παραγόμενο παραστατικό.
• Συγχωνευση Γραμμων: Επιλέγοντας “Ναι” τυχόν κοινά είδη που υπάρχουν σε πάνω από ένα ΔΑ θα συγχωνευτούν σε μία γραμμή με το σύνολο της ποσότητας.
• Ομαδοποίηση: Επιλέγοντας “Ναι” όλα τα επιλεγμένα Δελτία Αποστολής θα συγχωνευτούν σε ένα Τιμολόγιο, διαφορετικά θα δημιουργηθεί ένα Τιμολόγιο ανά Δελτίο Αποστολής.

Αφού κάνετε τις επιθυμητές επιλογές, πατάτε στο κουμπί Εκτέλεση για να προχωρήσει η διαδικασία του μετασχηματισμού. Αν τα ΔΑ δεν περιέχουν Τιμές, μπορείτε να μπείτε το Τιμολόγιο που θα προκύψει και με τροποποίηση να συμπλρώσετε τις τιμές των ειδών.

Τέλος να σημειωθεί ότι, αν επιχειρήσετε τον μετασχηματισμό ενός ήδη μετασχηματισμένου παραστατικού, η εφαρμογή θα εμφανίσει απαγορευτικό μήνυμα καθότι υπάρχει η πληροφορία ότι το παραστατικό έχει ήδη μετασχηματιστεί, όπως επίσης  δεν επιτρέπεται η τροποποίηση ή διαγραφή του. Σε περίπτωση που διαγράψετε το προερχόμενο από μετασχηματισμό παραστατικό, τότε διαγράφονται και οι συνδέσεις σχετιζόμενων παραστατικών και το αρχικό παραστατικό θεωρείται ‘μη μετασχηματισμένο’.