Οι Πελάτες αφορούν σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα που κάθε επιχείρηση παρακολουθεί και σχετίζονται άμεσα με τις Πωλήσεις των ειδών ή των υπηρεσιών της καθώς επίσης και με την εισπρακτική λειτουργία της επιχείρησης.
Οι πελάτες είναι ένα σημαντικό στοιχείο της εφαρμογής, δεδομένου ότι όλες οι συναλλαγές πωλήσεων και εισπράξεων υλοποιούνται με βάση τους καταχωρισμένους πελάτες.
Από το μενού των Πελατών μπορείτε, μέσω των αντίστοιχων πλήκτρων, να καταχωρίσετε ένα Νέο Πελάτη, καθώς επίσης και να αναζητήσετε , τροποποιήσετε, διαγράψετε, αποθηκεύσετε υπάρχοντα Πελάτη.
Για την καταχώριση νέου Πελάτη, θα πρέπει να επιλέξετε το πλήκτρο “Δημιουργία” όπου, στη σελίδα που ανοίγει, πρέπει να συμπληρώσετε τα βασικά στοιχεία που αφορούν στη νέα εγγραφή.
Καρτέλα “Γενικά”
Κωδικός
Ο Κωδικός είναι υποχρεωτικό πεδίο και αποτελεί την ταυτότητα του πελάτη, δηλαδή το κύριο στοιχείο αναγνώρισης του από την εφαρμογή. Η μορφή του κωδικού πρέπει να συμφωνεί με την καθορισμένη μορφή στις Γενικές Ρυθμίσεις.
Όνομα
Υποχρεωτικό πεδίο για την καταχώριση της εγγραφής αποτελεί η πλήρης ονομασία του πελάτη. Μαζί με τον Κωδικό, αποτελούν εργαλεία αναγνώρισης και αναζήτησης.
Επωνυμία
Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα με την “Επίσημη Επωνυμία” του συναλλασσόμενου, σύμφωνα με την αντίστοιχη υπηρεσία ανάκτησης δεδομένων συναλλασσόμενων με βάση το Α.Φ.Μ. της Γ.Γ.Π.Σ.
Καθορισμός του Αριθμού Φορολογικού Μητρώου του συγκεκριμένου συναλλασσόμενου. Η εφαρμογή εκτελεί έλεγχο σωστού Α.Φ.Μ. και, στην περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου ή καταχώρισης λανθασμένου αριθμού ενημερώνει το χρήστη με μήνυμα.
Το πεδίο λαμβάνει υποχρεωτικά τιμή. Στο συναλλασσόμενο που καθορίζεται η τιμή ‘Όχι’ στο συγκεκριμένο πεδίο, πρέπει υποχρεωτικά να οριστεί και το Α.Φ.Μ. του.
Επιλέγετε την ένδειξη ‘Ναι’ αν πρόκειται για Πελάτη Λιανικής. Το πεδίο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στη λειτουργία υπηρεσίας του Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, προκειμένου να μη γίνεται αποστολή μηνυμάτων στον πελάτη λιανικής με πληροφορίες σχετικά με την έκδοση και αυθεντικοποίηση των παραστατικών του. Ως εκ τούτου, επιλέγοντας την τιμή ‘Ναι’ στον Πελάτη Λιανικής δεν είναι διαθέσιμα προς επιλογή τα πεδία της σελίδας “Ηλεκτρονική Έκδοση”.
Καθορισμός του Καθεστώτος ΦΠΑ που υπάγεται ο Συναλλασσόμενος, από τις διαθέσιμες τιμές της λίστας. Με τον συνδυασμό του Καθεστώτος ΦΠΑ συναλλασσόμενου και της Κλάσης ΦΠΑ Είδους, υπολογίζεται ο συντελεστής ΦΠΑ και στη συνέχεια η Αξία ΦΠΑ στα παραστατικά.
Στο συγκεκριμένο πεδίο επιλέγετε, από τις διαθέσιμες τιμές της λίστας, αιτιολογία της Απαλλαγής ΦΠΑ στην περίπτωση που το καθεστώς ΦΠΑ συναλλασσόμενου είναι ‘Απαλλαγή’.
Καθορισμός του συνηθέστερου τρόπου πληρωμής του συναλλασσόμενου, που μπορείτε να επιλέξετε από τη σχετική λίστα που ανοίγει για αυτό το σκοπό και θα προτείνεται από το σύστημα κατά τη διαδικασία της τιμολόγησης. Οι προκαθορισμένοι, από το σύστημα, τρόποι πληρωμής είναι :
- Μετρητά
- Επί Πιστώσει
- Πιστωτική Κάρτα
- Μικτή Εξόφληση
Έκπτωση
Καθορισμός του επί τοις εκατό ποσοστού Έκπτωσης για τον συναλλασσόμενο, το οποίο θα προτείνεται από το σύστημα κατά τη διαδικασία της τιμολόγησης.
Προσδιορισμός του Πελάτη σε μια συγκεκριμένη Λογιστική Κατηγορία, την οποία θα επιλέξετε από τη σχετική λίστα που ανοίγει για το σκοπό αυτό. Η καθορισμένη Λογιστική Κατηγορία θα χρησιμοποιηθεί ως κριτήριο αναζήτησης και ταξινόμησης στις εκτυπώσεις της εφαρμογής καθώς επίσης στη σύνδεση και ενημέρωση της Λογιστικής Εφαρμογής.
Κατηγορία
Προσδιορισμός του Πελάτη σε μια συγκεκριμένη Κατηγορία, την οποία θα επιλέξετε από τη σχετική λίστα που ανοίγει για το σκοπό αυτό. Η καθορισμένη Κατηγορία θα χρησιμοποιηθεί ως κριτήριο αναζήτησης και ταξινόμησης στις εκτυπώσεις της εφαρμογής.
Οικονομικά Στοιχεία
Χρέωση
Το πεδίο ενημερώνεται με το σύνολο εγγραφών χρέωσης του πελάτη. Στο συγκεκριμένο πεδίο αθροίζονται οι Συνολικές Αξίες των εγγραφών που προέρχονται από “Απογραφές Πελάτη (Χρέωση)”, “Τιμολόγια Χονδρικής ή Λιανικής Πώλησης”, “Τιμολόγια Εσόδων”. Οι συνολικές αξίες των εγγραφών που αφορούν στα παραστατικά “Πιστωτικά Πωλήσεων και Εσόδων” ενημερώνουν τη χρέωση πελάτη αφαιρετικά.
Πίστωση
Το πεδίο ενημερώνεται με το σύνολο εγγραφών πίστωσης του πελάτη. Στο συγκεκριμένο πεδίο αθροίζονται οι Συνολικές Αξίες των εγγραφών που προέρχονται από “Απογραφές Πελάτη (Πίστωση)”, “Εισπράξεις Πελάτη”, “Εμβάσματα Πελάτη”. Οι συνολικές αξίες των εγγραφών που αφορούν στα παραστατικά “Επιστροφές Εισπράξεων” ενημερώνουν την πίστωση πελάτη αφαιρετικά.
Τζίρος
Απεικονίζεται η Καθαρή Αξία (χωρίς Φόρους) των τιμολογημένων πωλήσεων προς τον πελάτη. Τα παραστατικά που συμμετέχουν στον υπολογισμό του πεδίου είναι ακριβώς τα ίδια με αυτά που υπολογίζονται και για την ενημέρωση της Χρέωσης Πελάτη.
Υπόλοιπο
Καρτέλα “Λοιπά”
Επάγγελμα
Στο συγκεκριμένο πεδίο, μπορείτε να καταχωρίσετε το επάγγελμα του συναλλασσόμενου. Το πεδίο συμπληρώνεται για πληροφοριακούς λόγους.
Προσδιορισμός του Συναλλασσόμενου στην Οικονομική Εφορία που ανήκει, την οποία θα επιλέξετε από τη σχετική λίστα που ανοίγει για το σκοπό αυτό. Οι οικονομικές εφορίες που εμφανίζονται στη λίστα αφορούν σε έτοιμες συστημικές εγγραφές και το σύστημα δεν επιτρέπει την τροποποίηση ή διαγραφή τους παρά μόνο την επιλογή τους.
Οδός
Αφορά στην Οδό της διεύθυνσης συναλλασσόμενου.
Αριθμός
Ο αριθμός της Οδού
Πόλη
Καταχωρίζετε η Πόλη της διεύθυνσης του συναλλασσόμενου.
Ο Ταχυδρομικός Κώδικας της Περιοχής
Νομός
Συμπλήρωση του Νομού που αφορά στα πλήρη στοιχεία διεύθυνσης του συναλλασσόμενου.
Χώρα
Προσδιορισμός του Συναλλασσόμενου σε μια συγκεκριμένη Χώρα, την οποία θα επιλέξετε από τη σχετική λίστα που ανοίγει για το σκοπό αυτό. Οι χώρες που εμφανίζονται στη λίστα αφορούν σε έτοιμες συστημικές εγγραφές και το σύστημα δεν επιτρέπει την τροποποίηση ή διαγραφή τους παρά μόνο την επιλογή τους.
Στο πεδίο αυτό μπορείτε να πληκτρολογήσετε την ηλεκτρονική διεύθυνση του συναλλασσόμενου, με δυνατότητα καταχώρισης παραπάνω της μιας διεύθυνσης ανάλογα των απαιτήσεων σας. Οι διαφορετικές διευθύνσεις email πρέπει να διαχωρίζονται μεταξύ τους με τον χαρακτήρα “;” (π.χ. info1@gmail.com;info2@gmail.com).
1ο Τηλέφωνο επικοινωνίας
2ο Τηλέφωνο επικοινωνίας
Φαξ
Ο αριθμός Fax για τον καθορισμένο συναλλασσόμενο
Αφορά στο όνομα πατρός του πελάτη.
Πρόκειται για την ημερομηνία γέννησης του πελάτη.
Το πεδίο αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε γιατρούς, προκειμένου να καθοριστεί ο Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης των πελατών τους.
Προέλευση
Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα από την εφαρμογή και εμφανίζει την προέλευση της εγγραφής. Οι τιμές που μπορεί να λάβει το πεδίο είναι οι εξής :
- Εμπορικού : Το σύστημα εμφανίζει αυτόματα τη συγκεκριμένη τιμή σε περίπτωση που ο συναλλασσόμενος καταχωρείται από το χρήστη στην εφαρμογή.
- Εισαγωγή Δεδομένων : Η συγκεκριμένη τιμή εμφανίζεται σε εγγραφές που έχουν εισαχθεί στην εφαρμογή, μέσω της διεργασίας “Εισαγωγή Δεδομένων”.
- Λογιστική : Οι εγγραφές που προέρχονται και έχουν εισαχθεί από Λογιστική εφαρμογή, λαμβάνουν τη συγκεκριμένη τιμή.
Ενεργό
Μια Ένδειξη που υποδεικνύει εάν η εγγραφή είναι διαθέσιμη για χρήση ή όχι .
Παρατηρήσεις
Πεδίο διαθέσιμο στο χρήστη, προκειμένου να καταχωρίσει σχόλια που αφορούν στον συγκεκριμένο συναλλασσόμενο.