Μέσω της επιλογής “Πλάνο Δωματίων” ανοίγει ο ομότιτλος πίνακας, ο οποίος έχει σχεδιαστεί προκειμένου ο χρήστης να έχει την πλήρη απεικόνιση και το μέγιστο έλεγχο σχετικά με τις κρατήσεις των δωματίων του ξενοδοχείου, σε μορφή ημερολογίου. Επιπλέον, παρέχεται η δυνατότητα της γρήγορης και εύκολης διαχείρισης των κρατήσεων. 

Το πλάνο δωματίων διαχωρίζεται σε γραμμές στις οποίες εμφανίζονται τα δωμάτια του ξενοδοχείου και σε στήλες όπου απεικονίζονται οι ημέρες σε εύρος ενός μήνα από την ημερομηνία συστήματος. 

Στη συγκεκριμένη φόρμα εμφανίζονται οι κρατήσεις που έχουν ήδη καταχωριστεί από “Κινήσεις \ Κρατήσεις Δωματίων”. Ωστόσο, μπορείτε  να εισαγάγετε μια νέα κράτηση, να προβάλετε ή να μεταβάλετε μια υπάρχουσα, να την μεταφέρετε σε άλλες ημερομηνίες (drag and drop), να την ακυρώσετε ή διαγράψετε. 

Στο πλάνο δωματίων παρέχονται χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την διαθεσιμότητα δωματίων του ξενοδοχείου, δεδομένου ότι απεικονίζονται οι επιβεβαιωμένες και μη επιβεβαιωμένες κρατήσεις, οι αφίξεις, οι αναχωρήσεις κ.λπ. Οι διαφορετικοί χρωματισμοί, σύμφωνα με ότι έχει καθοριστεί στην παραμετροποίηση κρατήσεων,  εμφανίζει χρωματικά την κατάσταση της κράτησης. 

 Αναλυτικότερα οι δυνατότητες που παρέχονται στη φόρμα Πλάνο Δωματίων είναι : 

• Διαχείριση Ημερολογίου 
• Διαφορετικά ημερομηνιακά διαστήματα : Με την είσοδο στο Πλάνο Δωματίων, εμφανίζεται ως προτεινόμενη σημερινή ημερομηνία, αυτή του συστήματος. Κάνοντας χρήση στα (αριστερό / δεξί) βελάκια  που απεικονίζονται, μπορείτε να  μεταβείτε σε προηγούμενη ή επόμενη εβδομάδα.    
• Μήνες & Έτη : Επιλέγοντας την ένδειξη του ημερολογίου  , ανοίγει το διαθέσιμο ημερολόγιο της εφαρμογής, μέσω του οποίου παρέχονται τα παρακάτω : 
• Επιλογή Μήνα : Κάνοντας χρήση στα (αριστερό / δεξί) βελάκια, μπορείτε να μετακινηθείτε  στον επιθυμητό μήνα του έτους. Επιλέγοντας συγκεκριμένη ημέρα του μήνα, η εφαρμογή εμφανίζει το Πλάνο Δωματίων με βάση την επιλεγμένη ημέρα  και μήνα.  Για να εμφανίσετε το πλάνο στην ημερομηνία συστήματος, δεν έχετε παρά να επιλέξετε το “Σήμερα”. 
• Επιλογή Έτους : Αν απλά πατήσετε  στο μεσαίο τμήμα του ημερολογίου που έχει εμφανιστεί στην οθόνη με την προηγούμενη επιλογή, εμφανίζονται τα έτη και οι μήνες τους. Χρησιμοποιώντας τα (αριστερό / δεξί) βελάκια , μπορείτε να  μεταβείτε σε προηγούμενο ή επόμενο έτος. Με επιλογή συγκεκριμένου μήνα και έτους απεικονίζονται αναλυτικά οι ημερομηνίες του, όπου μπορείτε να επιλέξετε την επιθυμητή ημερομηνία ώστε να μεταφερθείτε στο πλάνο δωματίων βάσει αυτής. Όπως και προηγούμενα, για εμφανίσετε το πλάνο στην ημερομηνία συστήματος, απλά επιλέξετε το “Σήμερα”. 

 

Για να δημιουργήσετε νέα κράτηση από το πλάνο δωματίων: Θα πρέπει, αφού μεταβείτε από Κινήσεις – Πλάνο Δωματίων και είτε να πατήσετε το πράσινο συν επάνω αριστερά είτε κάνοντας δεξί κλικ στο σημείο που επιθυμείτε στο πλάνο δωματίων να επιλέξετε Νέα Κράτηση.  

Θα σας ανοίξει το εξής παράθυρο στο οποίο θα χρειαστεί να συμπληρώσετε τις πληροφορίες της κράτησης. 

Άφιξη: Πρόκειται για την ημερομηνία άφιξης του πελάτη στο ξενοδοχείο. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε την ημερομηνία ή να την επιλέξετε από το διαθέσιμο ημερολόγιο της εφαρμογής. 

Αναχώρηση: Πρόκειται για την ημερομηνία αναχώρησης του πελάτη από το ξενοδοχείο. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε την ημερομηνία ή να την επιλέξετε από το διαθέσιμο ημερολόγιο της εφαρμογής. 

Δωμάτιο: Στο συγκεκριμένο πεδίο ανοίγει λίστα με όλα τα διαθέσιμα δωμάτια του ξενοδοχείου, προκειμένου να επιλέξετε το επιθυμητό δωμάτιο στην κράτηση. Βασική προϋπόθεση ότι τα δωμάτια έχουν ήδη καθοριστεί στις ρυθμίσεις της ενότητας  “Philoxenia”. 

Τύπος Δωματίου: Ο τύπος δωματίου εμφανίζεται αυτόματα από την εφαρμογή με βάση τον τύπο δωματίου που έχετε προσδιορίσει στο επιλεγμένο δωμάτιο (π.χ. μονόκλινο, δίκλινο, οικογενειακό, κ.λπ.). Βασική προϋπόθεση αποτελεί οι τύποι δωματίων να έχουν ήδη καθοριστεί στις ρυθμίσεις της ενότητας “Philoxenia”. 

  Άτομα: Πληκτρολογήστε τον αριθμό των επισκεπτών για τη συγκεκριμένη κράτηση. 

Παιδιά: Πληκτρολογήστε τον αριθμό ανηλίκων για τη συγκεκριμένη κράτηση. 

Επιπλέον Κρεβάτι: Στην περίπτωση που χρειαστεί, μπορείτε να καταχωρίσετε αριθμό επιπλέον κλινών. 

Επισκέπτης: Στο συγκεκριμένο πεδίο δίνεται η δυνατότητα να πληκτρολογήσετε το ονοματεπώνυμο του ατόμου που ενδιαφέρεται για την κράτηση, χωρίς απαραίτητα να είναι καταχωρισμένος στο αρχείο των πελατών του ξενοδοχείου. 

Πελάτης: Σύνδεση με το αρχείο πελατών προκειμένου να επιλέξετε τον πελάτη στον οποίο αφορά η κράτηση. Σε περίπτωση που ο πελάτης δεν είναι καταχωρισμένος στη σχετική οντότητα, η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα, μέσω των αντίστοιχων πλήκτρων, της άμεσης δημιουργίας και επιλογής του. 

Τηλέφωνο: Πληκτρολογήστε τον αριθμό τηλεφώνου του πελάτη. 

Mobile: Καταχωρήστε τον αριθμό κινητού τηλεφώνου του πελάτη. 

Email: Πληκτρολογήστε την ηλεκτρονική διεύθυνση του πελάτη. 

Πακέτο Διατροφής: Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα, σύμφωνα με την επιλεγμένη τιμή που έχετε καθορίσει στο αντίστοιχο πεδίο της ενότητας “Ρυθμίσεις Philoxenia”.  Αποτελεί πρόταση της εφαρμογής και μπορείτε να επιλέξετε, από τη λίστα που ανοίγει, το επιθυμητό Πακέτο Διατροφής. 

Διανυκτερεύσεις: Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα από την εφαρμογή,  με βάση την Ημερομηνία Άφιξης μέχρι την Ημερομηνία  Αναχώρησης του πελάτη. 

  Τιμή: Πρόκειται για την τιμή της κράτησης, η οποία εμφανίζεται προτεινόμενη από την εφαρμογή, σύμφωνα με τις τιμές για το συγκεκριμένο ημερομηνιακό διάστημα ισχύος που έχετε καθορίσει στον τιμοκατάλογο του Τύπου Δωματίου. 

Συνολική Αξία: Το πεδίο είναι υπολογιζόμενο από την εφαρμογή και ενημερώνεται από τον τύπο [Αριθμός Διανυκτερεύσεων * Τιμή]. 

Κατάσταση: Αφορά στην κατάσταση της κράτησης (π.χ. Επιβεβαιωμένη, Άφιξη, Αναχώρηση, κ.λπ.). Στο πεδίο ανοίγει λίστα με προκαθορισμένες τιμές , από το σύστημα, προκειμένου να επιλέξετε την κατάλληλη κατάσταση της κράτησης. Οι τιμές που εμπεριέχονται στη λίστα είναι οι παρακάτω και αποτελούν χρήσιμη πληροφορία στο Πλάνο Δωματίων : 

• Μη Επιβεβαιωμένη 

• Επιβεβαιωμένη 
• Άφιξη 
• Αναχώρηση 
• Ακυρωμένη 

  

Προκαταβολή:  Στο συγκεκριμένο πεδίο μπορείτε να πληκτρολογήσετε, για πληροφοριακούς λόγους, την προκαταβολή της κράτησης. 

 Τιμολογημένη: Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα, σε περίπτωση που έχει εκδοθεί παραστατικό πώλησης για την κράτηση. 

 Αφού ολοκληρώσετε την καταχώρηση μπορείτε να αποθηκεύσετε την κράτηση πατώντας το κουμπί με το πράσινο τικ επάνω δεξιά. Η νέα κράτηση θα εμφανίζεται πλέον στην κατάλληλη θέση στο ημερολόγιο του πλάνου δωματίων.   

Έχετε την δυνατότητα να αλλάξετε την κατάσταση στης κράτησης κάνοντας δεξί κλικ επάνω της και επιλέγοντας από την λίστα που την νέα κατάσταση ή να επιλέξετε την επιλογή Εμφάνιση (ή διπλό κλικ) για να ανοίξετε τις πληροφορίες της κράτησης. 

Κάνοντας Εμφάνιση, έχετε τη δυνατότητα να κάνετε επεξεργασία της κράτησης από το κουμπί Τροποποίηση πάνω δεξιά ή επιλέγοντας το κουμπί Ενέργειες (…) έχετε την δυνατότητα:  

• Να στείλετε email με τα στοιχεία της κράτησης στον πελάτη σας επιλέγοντας Αποστολή Εmail. 
• Να εκδώσετε παραστατικό (απόδειξη ή τιμολόγιο) για την συγκεκριμένη κράτηση επιλέγοντας Έκδοση Παραστατικού. 
• Να εκδώσετε τον Φόρο Διαμονής για την συγκεκριμένη κράτηση επιλέγοντας Έκδοση Φόρου Διαμονής. Η συγκεκριμένη κίνηση προϋποθέτει να έχει πρώτα εκδοθεί το παραστατικό της κράτησης.