Η αποστολή των Ενεργειών με email, από το Έντυπο Ενημέρωσης Πελάτη προϋποθέτει δύο (2) ενέργειες:

1. Την ρύθμιση της εφαρμογής με τον λογαριασμό του email από όπου θα σταλεί η ενημέρωση, από το μενού Μέσα Επικοινωνίας -> Παράμετροι -> Ρυθμίσεις E-mail
2. Την συμπλήρωση του πεδίου “Email” με τον λογαριασμό του email στο tab: Βασικά Στοιχεία του Υπόχρεου

Από το μενού Υπόχρεοι -> Εργασίες -> Έντυπο Ενημέρωσης Πελάτη μπορείτε να εκτυπώσετε και παράλληλα να ενημερώσετε αυτόματα τους Πελάτες σας, με e-Mail, για το σύνολο των Ενεργειών – Χρεώσεών τους. Από τις Παραμέτρους στο αριστερό μέρος καθορίζετε τα δεδομένα που θα εμφανιστούν στο Έντυπο προς εκτύπωση και αποστολή.

1. Επιλέγετε το *Πρότυπο Ενημέρωσης Πελάτη, πχ Όλα, σε περίπτωση που επιθυμείτε να απεικονιστούν Ενέργειες και Χρεώσεις. Η εισαγωγή δεδομένων Πρότυπων στο Έντυπο Ενημέρωσης Πελάτη πραγματοποιείται από το μενού: Παράμετροι -> Εργασίες -> Εισαγωγή Δεδομένων Παραμετροποίησης
2. Όταν το πεδίο Επιλογή Επαφών είναι “Ορισμός από Χρήστη” επιλέγετε τις Επαφές που επιθυμείτε. Εάν δεν επιλέξετε καμία Επαφή, λαμβάνονται αυτόματα υπόψη όλες οι Επαφές. Σε περίπτωση που προηγουμένως έχετε δημιουργήσει Λίστα Επαφών, αλλάζετε την τιμή του πεδίου Επιλογή Επαφών σε “Από Λίστα”
3. Στο πεδίο Επιλογή Email επιλέγετε το Mail στο οποίο θα αποσταλεί το Έντυπο. Εάν έχετε συμπληρώσει όλα τα mail στις Επαφές και επιθυμείτε το Έντυπο να αποσταλεί σε όλα (Email1, Email2, Email3), αλλάζετε την τιμή του πεδίου Επιλογή Email σε “Όλα”
4. Στο πεδίο “Ημερομηνία Ανάκτησης” επιλέγετε το διάστημα για το οποίο θα ανακτηθούν τα δεδομένα στο Έντυπο, με κριτήριο τον Τύπο Ημερομηνίας (Ημερομηνία Προθεσμίας, Προγραμματισμένη ή Ημερομηνία Εκτέλεσης). Σε περίπτωση που επιθυμείτε να συμπεριληφθούν και οι εκπρόθεσμες Οφειλές θα επιλέξετε “Ναι“.

Προαιρετικά:

5. Σε περίπτωση που δεν έχει προηγηθεί άντληση Οφειλών, μπορείτε να τις αντλήσετε, σε πραγματικό χρόνο, μέσα από το Έντυπο Ενημέρωσης, επιλέγοντας

6. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να δημιουργηθεί και ως Ενέργεια Επικοινωνίας, η διαδικασία Ενημέρωσης Πελάτη, θα επιλέξετε

Επιλέγετε και στο δεξί μέρος της Οθόνης εμφανίζονται οι Επαφές βάσει των φίλτρων αναζήτησης για όσους επιθυμείτε να αποστείλλετε τα δεδομένα. Με δεξί κλικ πάνω στο grid πραγματοποιείται Επιλογή και Αποεπιλογή όλων. Για να δείτε την προεπισκόπηση του Εντύπου στην οθόνη επιλέγετε το πλήκτρο

Επιλέγετε  για να ξεκινήσει η διαδικασία αποστολής δεδομένων με email στις επιλεγμένες Επαφές. Εάν σε κάποια επιλεγμένη Επαφή δεν έχει καταχωρηθεί διεύθυνση email, εξαιρείται η Επαφή αυτή από την αποστολή.

Ο πελάτης θα λάβει email, με επισυναπτόμενο αρχείο PDF, που θα περιλαμβάνει τα δεδομένα, όπως ορίστηκαν στο Πρότυπο Ενημέρωσης Πελάτη (Ενέργειες, Οφειλές, Χρεώσεις), την Αξία, την Προθεσμία Πληρωμής και την Ταυτότητα Οφειλής (όπου υφίσταται).

*Για την καλύτερη επικοινωνία και ενημέρωση των Πελατών μπορείτε να δημιουργήσετε custom Πρότυπα Ενημέρωσης, από το μενού Υπόχρεοι -> Παράμετροι -> Πρότυπο Ενημέρωσης Πελάτη, προκειμένου να καθορίσετε τις πληροφορίες που επιθυμείτε να περιλαμβάνονται στο Έντυπο.

1. Στο πεδίο “Φόρμα Εκτύπωσης” σχεδιάζετε το δικό σας Πρότυπο Ενημέρωσης βάσει των αναγκών σας
2. Στο πεδίο “Πρότυπη Φόρμα Email” του Προτύπου επιλέγετε μια από τις διαθέσιμες επιλογές ή το πεδίο Επεξεργασίας για την δημιουργία νέου Πρότυπου Email

3. Στο Πρότυπο Ενημέρωσης Πελάτη επιλέγετε τα δεδομένα που επιθυμείτε να εμπεριέχονται στο Έντυπο, όπως Επικοινωνίες, Ραντεβού, Εργασίες, Εργασίες Υποχρέωσης, Πληρωμές, Επίσημες Οφειλές και Χρεώσεις Συμβάσεων, επιλέγοντας “Ναι” ανά Κατηγορία αντίστοιχα.